BPM Centrado no Ser Humano: O que é, seus usos e 10 passos para aplicá-lo

O BPM Centrado no Humano é uma abordagem de processo de gestão de negócio que foca nas tarefas, atividades e habilidades humanas nos processos, para criar outras funções automatizadas que apoiem essas ações humanas.

A razão para isso é que em qualquer processo de negócio, há uma gama de atividades que só podem ser realizadas por pessoas, seres humanos como nós.

Alguns exemplos de tarefas exclusivamente humanas cobertas pelo BPM Centrado no Humano:

• Revisão de relatórios, dados ou medições.
• Criação de textos, como propostas, contratos ou relatórios.
• Criação de imagens, como peças de design.
• Julgamento.
• Avaliação.
• Decidir entre alternativas.
• Tradução de idiomas.
• Aprovação ou autorização.

E muitas outras.

Podemos dizer que uma atividade humana dentro de um processo pode ser traduzida como o que a pessoa faz. Mas para ser integrada ao processo, uma série de atividades de assistência automatizada realizadas pelo sistema será utilizada, como alertas ou avisos para informar que determinada atividade humana não foi realizada a tempo, por exemplo.

O objetivo do BPM Centrado no Humano é definir essas atividades em “pacotes” que possam ser padronizados e integrados em vários processos. Significando a criação de “unidades de trabalho” que possam ser mais facilmente alocadas pela alta administração da empresa. A definição dessas atividades humanas alocáveis é a base do BPM Centrado no Humano.

Para que você entenda melhor, tenha em mente o seguinte:

Cada uma dessas “atividades” é uma descrição de um trabalho humano real que deve ser feito e deve envolver:

• Notificação
• Informação
• Conclusão
• Prazo
• Alertas e avisos

Portanto, o BPM Centrado no Humano pode ser entendido como uma forma de projetar fluxos de processo contendo atividades humanas difíceis de substituir, para proporcionar melhor gestão e execução. Normalmente, eles são complementares aos Processos Centrados no Sistema que são focados em substituir a maior parte da intervenção humana, através da automação.

Características do BPM Centrado no Humano

• Mais flexibilidade
• Adaptabilidade
• Agilidade na resposta a eventos
• Capacidade de reatribuir trabalho
• Possibilidade de colocar trabalhos em espera
• Acesso móvel
• Integração mais fácil com outros sistemas

Os benefícios proporcionados por essas características geralmente incluem redução de riscos, maiores taxas de conformidade, maior suporte da gestão e melhor interação com os clientes.

10 Passos para Definir uma Atividade Humana

Descobrimos uma metodologia para você desenvolvida pelos Professores Keith Swenson e Jim Farris que define atividades humanas e fará parte de um processo de BPM Centrado no Humano

1. Defina seu objetivo

Antes de iniciar qualquer projeto, você deve estar claro sobre o que deseja alcançar.

2. Identifique o trabalho humano

Comece listando as tarefas que devem ser realizadas por indivíduos, ou seja, que dependem da habilidade humana para serem executadas.
Normalmente, elas podem ser divididas em três categorias:

• Decisões a serem tomadas.
• Tarefas que poderiam ser automatizadas, mas ainda não são.
• Tarefas físicas, como embrulhar, por exemplo.

3. Determine a conclusão da atividade

Envolve escolhas. Tarefas humanas podem resultar em mais de uma conclusão, como certo ou errado, aceito ou rejeitado, aprovado ou reprovado, etc.

4. Coloque as tarefas em ordem

O trabalho e as conclusões devem ser identificados através de um diagrama de rede de atividades humanas que devem ser realizadas corretamente. Torne claras as condições e a ordem das atividades.

5. Determine quem faz o quê

Depois que as tarefas foram identificadas e colocadas em ordem, deve-se determinar quem será responsável por realizar as tarefas.

6. Determine a informação a ser utilizada

Aqui você deve especificar um esquema ou um conjunto de esquemas para esclarecer as informações necessárias para realizar as atividades.

7. Defina o acesso à informação para cada atividade

Em algumas partes do processo, certas informações podem ser lidas e atualizadas. Em outros lugares, as informações podem ser lidas, mas não atualizadas. Há também momentos no processo em que as informações são completamente ocultas ou não especificadas porque não são relevantes para a atividade em questão.

8. Determine prazos

Uma atividade pode ter que ser realizada em um período e isso deve estar claro.

9. Projetar a apresentação da informação

Isso dará ao usuário a informação e sua apresentação visual. Pode ser específica para cada atividade ou a mesma ao longo do processo.

10. Integrar informações

Determine como as informações necessárias em um processo podem ser coletadas de várias fontes e enviadas para vários destinos.

Ao completar esses passos, você definiu uma das “atividades humanas” para compor seu sistema de BPM Centrado no Humano.

Note que esta será apenas uma das abordagens, existem outras igualmente válidas para gerenciar processos de negócio também