BPM Centrado en el Humano: Qué es, sus usos y 10 pasos para aplicarlo

El BPM Centrado en el Ser Humano es un enfoque de proceso de gestión de negocio que se centra en las tareas, actividades y habilidades humanas en los procesos, para crear otras funciones automatizadas que apoyen estas acciones humanas.

La razón de esto es que en cualquier proceso de negocio, hay una serie de actividades que solo pueden ser realizadas por personas, seres humanos como nosotros.

Algunos ejemplos de tareas exclusivamente humanas cubiertas por el BPM Centrado en el Ser Humano:

• Revisión de informes, datos o mediciones.
• Creación de textos, como propuestas, contratos o informes.
• Creación de imágenes, como piezas de diseño.
• Juzgar.
• Evaluar.
• Decidir entre alternativas.
• Traducir idiomas.
• Aprobar o autorizar.

Y muchas otras.

Podemos decir que una actividad humana dentro de un proceso puede traducirse como lo que la persona hace. Pero para ser integrada en el proceso, se utilizará una serie de actividades de asistencia automatizada llevadas a cabo por el sistema, como alertas o advertencias para informar que cierta actividad humana no se realizó a tiempo, por ejemplo.

El objetivo del BPM Centrado en el Ser Humano es definir estas actividades en “paquetes” que puedan ser estandarizados e integrados en varios procesos. Es decir, la creación de “unidades de trabajo” que puedan ser más fácilmente asignadas por la alta dirección de la empresa. La definición de estas actividades humanas asignables es la base del BPM Centrado en el Ser Humano.

Para que lo entiendas mejor, ten en cuenta lo siguiente:

Cada una de estas “actividades” es una descripción de un trabajo humano real que debe hacerse e involucrar:

• Notificación
• Información
• Conclusión
• Plazo
• Alertas y advertencias

Por lo tanto, el BPM Centrado en el Ser Humano puede entenderse como una forma de diseñar flujos de procesos que contienen actividades humanas difíciles de reemplazar, para proporcionar una mejor gestión y ejecución. Por lo general, son complementarios a los Procesos Centrados en el Sistema que se enfocan en reemplazar la mayor parte de la intervención humana, a través de la automatización.

Características del BPM centrado en el ser humano

• Más flexibilidad
• Adaptabilidad
• Agilidad en respuesta a eventos
• La capacidad de reasignar trabajo
• Posibilidad de poner trabajos en espera
• Acceso móvil
• Integración más fácil con otros sistemas

Los beneficios proporcionados por estas características incluyen típicamente la reducción de riesgos, mayores tasas de cumplimiento, mayor apoyo de la gestión y mejor interacción con los clientes.

10 Pasos para Definir una Actividad Humana

Descubrimos una metodología para ti desarrollada por los Profesores Keith Swenson y Jim Farris que define actividades humanas y será parte de un proceso de BPM Centrado en el Humano

1. Establece tu objetivo

Antes de comenzar cualquier proyecto, debes estar claro sobre lo que quieres lograr.

2. Identifica el trabajo humano

Comienza enumerando las tareas que deben ser realizadas por individuos, es decir, que dependen de la habilidad humana para ser ejecutadas.
Típicamente se pueden dividir en tres categorías:

• Decisiones a tomar.
• Tareas que podrían ser automatizadas pero aún no lo están.
• Tareas físicas como envolver, por ejemplo.

3. Determina la finalización de la actividad

Involucra elecciones. Las tareas humanas pueden resultar en más de una conclusión, como correcto o incorrecto, aceptado o rechazado, aprobado o reprobado, etc.

4. Pon las tareas en orden

El trabajo y las conclusiones deben ser identificados a través de un diagrama de red de actividades humanas que deben ser realizadas correctamente. Haz claras las condiciones y el orden de las actividades.

5. Determina quién hace qué

Después de que las tareas han sido identificadas y ordenadas, se debe determinar quién será responsable de realizar las tareas.

6. Determina la información a utilizar

Aquí debes especificar un esquema o un conjunto de esquemas para aclarar la información necesaria para llevar a cabo las actividades.

7. Define el acceso a la información para cada actividad

En algunas partes del proceso, cierta información puede ser leída y actualizada. En otros lugares, la información puede ser leída pero no actualizada. También hay momentos en el proceso donde la información está completamente oculta o no especificada porque no es relevante para la actividad en cuestión.

8. Determina plazos

Una actividad puede tener que ser realizada en un período y esto debe estar claro.

9. Diseñar la presentación de la información

Esto le dará al usuario la información y su presentación visual. Puede ser específica para cada actividad, o la misma a lo largo del proceso.

10. Integra la información

Determina cómo la información necesaria en un proceso puede ser recopilada de varias fuentes y enviada a varios destinos.

Al completar estos pasos, has definido una de las “actividades humanas” para componer tu sistema de BPM Centrado en el Humano.

Ten en cuenta que este será solo uno de los enfoques, hay otros igualmente válidos para gestionar procesos de negocio también