Desmitificando RPA: Una guía para implementar la automatización de procesos robóticos en su negocio
¡No, no te preocupes, no estamos hablando de robots humanoides corriendo por tu empresa!
Lo que sucede es que con la transformación digital generando verdaderas revoluciones en los procesos de negocio, un enfoque para las organizaciones se ha convertido en lograr que sus empleados utilicen su tiempo y energía al máximo para realizar tareas que son realmente importantes y requieren un "toque humano".
Es necesario comprometer a tu equipo a dedicarse a todo lo que realmente marca la diferencia en sus respectivos roles cuando es realizado por personas.
RPA - Automatización Robótica de Procesos - ha aparecido como una innovación tecnológica para automatizar procesos que anteriormente solo podían ser realizados con intervención humana, para aumentar la productividad de la empresa.
Así, algunas tareas repetitivas que aún no podían ser realizadas por sistemas (porque necesitaban aprendizaje continuo y toma de decisiones, por ejemplo), se llevan a cabo de esta manera (y con menos errores).
Los empleados dedicados a ellas ahora tienen más tiempo libre para otras actividades que - por ahora - solo los humanos pueden hacer adecuadamente.
De esta manera, agregamos más valor tanto al negocio como a la entrega final al cliente.
Ahora que sabes que no necesitarás saludar a compañeros de trabajo Android cuando llegues al trabajo, descubre cómo agilizar las operaciones, reducir costos y revolucionar el día a día de tu empresa con RPA.
¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos (RPA)?
RPA, o Automatización Robótica de Procesos, es una aplicación tecnológica de la automatización de procesos que utiliza software "robot".
Su propósito es reemplazar tareas muy repetitivas, de bajo perfil u operativas de la empresa.
RPA "imita" el desempeño de un ser humano realizando actividades en una computadora.
Tiene una interfaz intuitiva de construcción de tareas con capacidades de arrastrar y soltar, para que puedas definir la secuencia de clics y comandos que una persona usaría al automatizar el software. Aquí hay un ejemplo en AutoMate:
Fuente: AutoMate
De esta manera, el software puede repetir estos procesos por sí solo, a alta velocidad y tantas veces como sea necesario.
Con esto, los empleados podrán dedicarse a tareas que son realmente importantes para el negocio de la organización.
¿Cuáles son los diferenciales en relación con otras formas de automatización?
RPA (Automatización Robótica de Procesos) tiene características que lo distinguen de otros tipos de herramientas de automatización de procesos de negocio.
Una de las principales razones es que RPA tiene mayor flexibilidad y adaptabilidad a diferentes tipos de procesos.
Todo se puede automatizar sin la necesidad de intervención humana.
Así, el software "robot" es capaz de resolver problemas sin interrupción.
Además, otras formas más tradicionales de automatización requieren un seguimiento constante de un colaborador.
RPA (Automatización Robótica de Procesos) - Ejemplos de uso
RPA - Automatización Robótica de Procesos - tiene ejemplos de uso bastante amplios en una organización, y puede aplicarse a una variedad de procesos.
Las opciones pueden variar desde lo básico, como enviar un correo electrónico automatizado, hasta lo más complejo, mediante la adopción de miles de bots, cada uno con una función específica.
Uno de los ejemplos más comúnmente utilizados de RPA - Automatización Robótica de Procesos - son las plataformas de servicio al cliente.
En un centro de llamadas, la tecnología es responsable de registrar actualizaciones, verificar pedidos, abrir historiales de datos de clientes, etc.
Además, RPA también puede ayudar en actividades como:
- Cuentas por cobrar
- Procesamiento de pedidos
- Envío de notificaciones
- Actualización de perfiles de clientes y empleados
- Cierre de cuentas fraudulentas
- Generación de informes de cumplimiento
- Operación de aplicaciones
- Realización de cálculos complejos
- Gestión de la base de datos de Talento de RRHH
- Registro, modificación, validación y análisis de datos de la empresa
- Monitoreo de tareas automatizadas
¿Cómo implementarlo?
Es importante tener en cuenta que RPA es una tecnología integral y puede ser utilizada en varios tipos de empresas, no es exclusivamente para grandes negocios, también se usa en pequeñas y medianas empresas.
Para implementar esta nueva tecnología, debes seguir 4 pasos:
1- Lista las necesidades de la empresa
Primero, es necesario analizar qué procesos de tu empresa pueden beneficiarse de la implementación de la herramienta.
Es importante tener en cuenta que la robotización ocurrirá en algunos puntos de tu proceso. Puede usarse para iniciar un proceso de trabajo o para implementar un servicio o demanda.
Identifica aquellos procesos que tienen tareas humanas de bajo valor agregado o que tienen un gran número de ocurrencias cuya ejecución humana es ineficiente o pone en riesgo el proceso.
2- Elige el proveedor
Establece los criterios y requisitos para elegir el proveedor de RPA que mejor se adapte a tu negocio.
Puedes considerar cuestiones como especificaciones técnicas, características diferenciadas o precios que se ajusten a tus ingresos.
Vale la pena solicitar presentaciones del producto, para que puedas implementar el que mejor se ajuste.
3- Implementa el software
Habiendo elegido el proveedor más adecuado, es hora de poner el software en acción.
En esta etapa, es necesario asegurarse de que tus empleados estén capacitados para usar el RPA.
Después de todo, no sirve de nada contratar un software que nadie sabe usar.
Para esto, necesitarás preparar a tu personal de TI.
Además, es esencial que las actividades iniciales de aplicación del software se documenten para generar registros que puedas analizar.
Por lo tanto, es a través de estas declaraciones, posibles problemas, necesidades de cambios o requisitos adicionales serán detectados.
Así que este tercer paso es el momento de probarlo tú mismo, cometer errores y solucionarlos.
4- Gestiona el ciclo de vida del RPA
Después del paso de prueba anterior, es hora de desplegar la solución RPA que consideres exitosa.
Este es el paso a paso para poner en práctica las estrategias establecidas y la gestión del cambio.
Debes hacer toda esta planificación para asegurar los resultados que esperas cuando implementes el software.
¿Cuáles son las ventajas?
1- Automatización de tareas cotidianas
Al tener un RPA, tus empleados no perderán más tiempo y energía en actividades que no son muy importantes o son repetitivas.
Por ejemplo: Al actualizar registros de clientes, imagina cuánto tiempo pierde un empleado verificando cada ítem para asegurarse de que no falte ningún dato y luego ingresando la información manualmente.
RPA indica los campos que faltan para cada perfil.
Así, los empleados sabrán exactamente lo que necesitan hacer y pasarán mucho menos tiempo para completar la tarea.
2-Empleados más enfocados en lo que realmente importa
Al permitir que el software "robot" realice tareas mundanas, los empleados pueden dedicarse a actividades que realmente importan en sus trabajos, tareas que requieren más de su intelecto y habilidades personales.
Esas son actividades que demandan creatividad, innovación y que tienen un gran impacto en tu negocio.
3- Aumento de la motivación y productividad
Los empleados que pueden pasar menos tiempo en actividades repetitivas y aburridas tienden a estar más motivados y productivos, demostrando un mayor compromiso con su trabajo.
4- Menos errores en los procesos
Los errores humanos son mucho más comunes y frecuentes en comparación con el desempeño de las nuevas tecnologías.
No es diferente con RPA: No olvida datos, y no los copia de manera incorrecta.
5- Análisis facilitados y bien estructurados
RPA es capaz de actuar casi como una persona en lo que respecta al análisis.
Puede compilar e interpretar datos almacenados en tiempo real mientras genera información.
RPA almacena y registra, en detalle, cada actividad.
Así, los gerentes tendrán una base de datos más concreta y robusta para analizar los procesos de la empresa, teniendo una mejor visión de lo que está sucediendo en la organización.
6- Reducción de costos
Al automatizar procesos, RPA reduce la necesidad de más empleados o servicios de outsourcing.
Por lo tanto, el equipo se vuelve más "esbelto", reduces tus costos operativos y el equipo realiza actividades más rápido.
Las previsiones de Gartner sugieren que para 2020, los sistemas de automatización reducirán la necesidad de empleados en los Centros de Servicios Compartidos en un 65%.
7- Mejora en la comunicación
Puedes usar esta tecnología para gestionar la interacción de una empresa con clientes y otras partes interesadas.
Puede ayudar, por ejemplo, a controlar la agenda de contactos con clientes y enviar mensajes automáticos, ofreciendo productos o alertando sobre promociones.
8- Integración con otras herramientas y sistemas
¿Preocupado por los sistemas con los que tu equipo ya está acostumbrado a trabajar?
No es necesario: RPA Automatización Robótica de Procesos proporciona una buena integración con otros sistemas, como ERP, aplicaciones en la nube, BPM y otros.
Consejos Útiles
Implementar una tecnología innovadora como RPA requiere inversiones
Emplear RPA no es exactamente barato.
Pero, RPA Automatización Robótica de Procesos tiene la ventaja de reducir costos.
Así que, considera las reducciones de costos y haz una comparación con la cantidad que tendrás que invertir.
Usualmente, estos ahorros superan el precio más alto de esta tecnología.
Pero primero, estudia los cambios y la cultura organizacional que emplearás en tu negocio y si estarás dispuesto a hacer estos cambios necesarios.
No pienses solo en las reducciones de costos
Reducir costos es una preocupación de prácticamente todos los negocios. Y la efectividad de RPA está estrechamente ligada a este factor.
Sin embargo, este no debería ser el único enfoque para implementar esta tecnología en tu negocio.
Para decidir adoptar el software, es esencial tener como objetivo real la necesidad de mejorar los resultados de tu organización.
Los expertos señalan que para 2019, los procesos de automatización tendrán un bajo impacto en el crecimiento del 50% de aquellas empresas que los adopten con un enfoque en la reducción de costos.
Actualiza tu equipo
El software demanda capacitación y conocimiento sobre su funcionamiento.
Así que ten en cuenta que necesitarás invertir en esta área para obtener los resultados correctos.
Promueve la mejora constante
Puedes aumentar el alcance de RPA Automatización Robótica de Procesos según lo consideres adecuado.
Por lo tanto, no te quedes estático: continúa evaluando los resultados e incluso automatizando más actividades de manera gradual.
