Desmistificando RPA: Um Guia para Implementar a Automação de Processos Robóticos em Seu Negócio
Não, não se preocupe, não estamos falando de robôs humanoides correndo pela sua empresa!
O que acontece é que, com a transformação digital gerando revoluções reais nos processos de negócio, um foco para as organizações tem sido fazer com que seus funcionários usem seu tempo e energia ao máximo para realizar tarefas que são realmente importantes e que exigem um "toque humano".
É necessário comprometer sua equipe a se dedicar a tudo o que realmente faz a diferença em seus respectivos papéis quando é realizado por pessoas.
RPA - Automação de Processos Robóticos - surgiu como uma inovação tecnológica para automatizar processos que anteriormente só podiam ser realizados com intervenção humana, para aumentar a produtividade da empresa.
Assim, algumas tarefas repetitivas que ainda não podiam ser realizadas por sistemas (porque precisavam de aprendizado contínuo e tomada de decisão, por exemplo), são realizadas dessa forma (e com menos erros).
Os funcionários dedicados a elas agora têm mais tempo livre para outras atividades que - por enquanto - só os humanos podem fazer adequadamente.
Dessa forma, agregamos mais valor tanto ao negócio quanto à entrega final ao cliente.
Agora que você sabe que não precisará cumprimentar colegas de trabalho Android quando chegar ao trabalho, descubra como agilizar operações, cortar custos e revolucionar o dia a dia da sua empresa com RPA.
O que é Automação de Processos Robóticos (RPA)?
RPA, ou Automação de Processos Robóticos, é uma aplicação tecnológica de automação de processos que utiliza software "robô".
Seu propósito é substituir tarefas muito repetitivas, de baixo valor ou operacionais de uma empresa.
RPA "imita" a performance de um ser humano realizando atividades em um computador.
Ele possui uma interface intuitiva de construção de tarefas com capacidades de arrastar e soltar, para que você possa definir a sequência de cliques e comandos que uma pessoa usaria ao automatizar o software. Aqui está um exemplo no AutoMate:
Fonte: AutoMate
Dessa forma, o software pode repetir esses processos por conta própria, em alta velocidade e quantas vezes forem necessárias.
Com isso, os funcionários poderão se dedicar a tarefas que são realmente importantes para o negócio da organização.
Quais são os diferenciais em relação a outras formas de automação?
RPA (Automação de Processos Robóticos) possui características que a diferenciam de outros tipos de ferramentas de automação de processos de negócio.
Uma das principais razões é que o RPA tem maior flexibilidade e adaptabilidade a diferentes tipos de processos.
Tudo pode ser automatizado sem a necessidade de intervenção humana.
Assim, o software "robô" é capaz de resolver problemas sem interrupção.
Além disso, outras formas mais tradicionais de automação requerem acompanhamento constante de um colaborador.
RPA (Automação de Processos Robóticos) - Exemplos de uso
RPA - Automação de Processos Robóticos - tem exemplos de uso bastante amplos em uma organização, podendo ser aplicada a uma variedade de processos.
As opções podem variar desde o básico, como o envio de um e-mail automatizado, até mais complexas, através da adoção de milhares de bots, cada um com uma função específica.
Um dos exemplos mais comumente usados de RPA - Automação de Processos Robóticos - são as plataformas de atendimento ao cliente.
Em um call center, a tecnologia é responsável por registrar atualizações, verificar pedidos, abrir históricos de dados de clientes, etc.
Além disso, o RPA também pode auxiliar em atividades como:
- Contas a receber
- Processamento de pedidos
- Envio de notificações
- Atualização de perfis de clientes e funcionários
- Fechamento de contas fraudulentas
- Geração de relatórios de conformidade
- Operação de aplicativos
- Realização de cálculos complexos
- Gerenciamento de banco de dados de talentos de RH
- Registro, modificação, validação e análise de dados da empresa
- Monitoramento de tarefas automatizadas
Como implementá-lo?
É importante notar que o RPA é uma tecnologia abrangente e pode ser usada em vários tipos de empresas, não é exclusivamente para grandes negócios, também é usada em pequenas e médias empresas.
Para implementar essa nova tecnologia, você deve seguir 4 passos:
1- Liste as necessidades da empresa
Primeiro, é necessário analisar quais processos da sua empresa podem se beneficiar da implementação da ferramenta.
É importante notar que a robotização ocorrerá em alguns pontos do seu processo. Pode ser usada para iniciar um processo de trabalho ou para implementar um serviço ou demanda.
Identifique aqueles processos que possuem tarefas humanas de baixo valor agregado ou que possuem um grande número de ocorrências cuja execução humana é ineficiente ou coloca o processo em risco.
2- Escolha o fornecedor
Estabeleça os critérios e requisitos para a escolha do fornecedor de RPA que melhor se adapta ao seu negócio.
Você pode considerar questões como especificações técnicas, características diferenciadas ou preços que se encaixem na sua receita.
Vale a pena solicitar apresentações do produto, para que você possa implementar a melhor opção.
3- Implemente o software
Tendo escolhido o fornecedor mais adequado, é hora de colocar o software em ação.
Nesta fase, é necessário garantir que seus funcionários sejam treinados para usar o RPA.
Afinal, não adianta contratar um software que ninguém sabe usar.
Para isso, você precisará preparar sua equipe de TI.
Além disso, é essencial que as atividades iniciais de aplicação do software sejam documentadas para gerar registros que você possa analisar.
Portanto, é através dessas declarações que possíveis problemas, necessidades de mudanças ou requisitos adicionais serão detectados.
Então, este terceiro passo é o momento de testar você mesmo, cometer erros e resolvê-los.
4- Gerencie o ciclo de vida do RPA
Após a etapa de teste anterior, é hora de implantar a solução de RPA que você considera bem-sucedida.
Este é o passo a passo para colocar em prática as estratégias estabelecidas e a gestão de mudanças.
Você deve fazer todo esse planejamento para garantir os resultados esperados ao implementar o software.
Quais são as vantagens?
1- Automatização de tarefas diárias
Ao ter um RPA, seus funcionários não perderão mais tempo e energia em atividades que não são muito importantes ou são repetitivas.
Por exemplo: Ao atualizar registros de clientes, imagine quanto tempo um funcionário perde verificando cada item para garantir que nenhum dado esteja faltando e depois inserindo as informações manualmente.
O RPA indica os campos que estão faltando para cada perfil.
Assim, os funcionários saberão exatamente o que precisam fazer e gastarão muito menos tempo para concluir a tarefa.
2- Funcionários mais focados no que realmente importa
Ao permitir que o software "robô" realize tarefas mundanas, os funcionários podem se dedicar a atividades que realmente importam em seus trabalhos, tarefas que exigem mais de seu intelecto e habilidades pessoais.
Essas são atividades que demandam criatividade, inovação e que têm um grande impacto no seu negócio.
3- Aumento da motivação e produtividade
Funcionários que podem gastar menos tempo em atividades repetitivas e monótonas tendem a ser mais motivados e produtivos, demonstrando um maior engajamento com seu trabalho.
4- Menos erros nos processos
Erros humanos são muito mais comuns e frequentes quando comparados ao desempenho de novas tecnologias.
Não é diferente com o RPA: Ele não esquece dados e não os copia de maneira errada.
5- Análises facilitadas e bem estruturadas
O RPA é capaz de atuar quase como uma pessoa no que diz respeito à análise.
Ele pode compilar e interpretar dados armazenados em tempo real à medida que gera informações.
O RPA armazena e registra, em detalhes, cada atividade.
Assim, os gestores terão uma base de dados mais concreta e robusta para analisar os processos da empresa, tendo uma melhor visão do que está acontecendo na organização.
6- Redução de custos
Ao automatizar processos, o RPA reduz a necessidade de mais funcionários ou serviços terceirizados.
Portanto, a equipe se torna "mais enxuta", você reduz seus custos operacionais e a equipe realiza atividades mais rapidamente.
Previsões da Gartner sugerem que até 2020, os sistemas de automação reduzirão a necessidade de funcionários em Centros de Serviços Compartilhados em 65%.
7- Melhoria na comunicação
Você pode usar essa tecnologia para gerenciar a interação de uma empresa com clientes e outras partes interessadas.
Ela pode ajudar, por exemplo, a controlar a agenda de contatos com clientes e enviar mensagens automáticas, oferecendo produtos ou alertando sobre promoções.
8- Integração com outras ferramentas e sistemas
Preocupado com os sistemas que sua equipe já está acostumada a trabalhar?
Não é necessário: a Automação de Processos Robóticos RPA proporciona boa integração com outros sistemas, como ERP, aplicativos em nuvem, BPM e outros.
Dicas Úteis
Implementar uma tecnologia inovadora como RPA requer investimentos
Empregar RPA não é exatamente barato.
Mas, a Automação de Processos Robóticos (RPA) tem a vantagem de reduzir custos.
Portanto, considere as reduções de custos e faça uma comparação com o valor que você terá que investir.
Normalmente, essas economias de custos superam o preço mais alto dessa tecnologia.
Mas primeiro, estude as mudanças e a cultura organizacional que você empregará em seu negócio e se estará disposto a fazer essas mudanças necessárias.
Não pense apenas nas reduções de custos
Reduzir custos é uma preocupação de praticamente todos os negócios. E a eficácia do RPA está intimamente ligada a esse fator.
No entanto, esse não deve ser o único foco para implantar essa tecnologia em seu negócio.
Para decidir adotar o software, é essencial ter como objetivo real a necessidade de melhorar os resultados da sua organização.
Especialistas apontam que até 2019, os processos de automação terão baixo impacto no crescimento de 50% das empresas que os adotarem com foco na redução de custos.
Atualize sua equipe
O software exige treinamento e conhecimento sobre seu funcionamento.
Portanto, esteja ciente de que você precisará investir nessa área para obter os resultados corretos.
Promova a melhoria constante
Você pode aumentar o escopo da Automação de Processos Robóticos (RPA) conforme achar necessário.
Portanto, não permaneça estático: continue avaliando os resultados e até mesmo automatizando mais atividades de forma gradual.
