¿Qué automatiza los procesos de negocio? Una guía de herramientas, ejemplos y cómo empezar.
¿Te preguntas qué automatiza los procesos de negocio y cómo tu empresa puede beneficiarse de ello? La Automatización de Procesos de Negocio (BPA) utiliza herramientas y tecnologías modernas para manejar tareas recurrentes, reducir el esfuerzo manual y aumentar la eficiencia operativa. Esta guía te mostrará exactamente qué impulsa la automatización, con ejemplos del mundo real, herramientas y un camino claro para comenzar.
La BPA es un habilitador clave de la transformación digital. Al agilizar los procesos de negocio, reducir el error humano y mejorar la entrega de servicios, la automatización apoya la escalabilidad y el crecimiento a largo plazo en cualquier organización.
Herramientas que Automatizan Procesos de Negocio
Varias categorías de herramientas pueden automatizar procesos de negocio, cada una atendiendo necesidades específicas dependiendo de la complejidad del proceso y la arquitectura del sistema existente.
- BPMS (Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio)
Un BPMS, como HEFLO, permite a las empresas modelar, ejecutar, monitorear y mejorar flujos de trabajo utilizando estándares como BPMN. Estas plataformas proporcionan una forma visual de mapear reglas de negocio, definir tareas de usuario e integrar sistemas externos. BPMS es ideal para procesos que abarcan departamentos y requieren transparencia y cumplimiento. - RPA (Automatización Robótica de Procesos)
Herramientas como UiPath o Blue Prism son perfectas para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas. En lugar de integrarse a nivel de datos o API, RPA imita las interacciones del usuario con la interfaz de usuario. Por ejemplo, puede extraer información de correos electrónicos, iniciar sesión en sistemas heredados o transferir datos entre aplicaciones. - iPaaS (Plataforma de Integración como Servicio)
Plataformas como Zapier y Make te permiten crear automatizaciones entre aplicaciones en la nube sin escribir código. Por ejemplo, cuando se envía un formulario en tu sitio web, puede crear un lead en tu CRM y notificar a tu equipo de ventas en Slack. - Herramientas de Automatización Basadas en Kanban
Aplicaciones como Trello o Monday.com ofrecen automatización incorporada para la gestión de tareas y proyectos. Puedes configurar reglas como “cuando una tarjeta se mueve a ‘Hecho’, notificar al cliente” o “cuando se completa una lista de verificación, mover la tarea a la siguiente fase.” Estas herramientas son excelentes para gestionar flujos de trabajo ágiles con visibilidad a nivel de equipo.
Cada una de estas herramientas juega un papel en el panorama de la automatización. A menudo, las empresas las combinan para cubrir todos los niveles de complejidad, desde integraciones simples de aplicaciones hasta la orquestación de procesos a nivel empresarial.
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Ejemplos del Mundo Real de Automatización de Procesos de Negocio
Entender cómo se aplica la automatización en el mundo real ayuda a resaltar su impacto potencial:
- Flujo de Aprobación de Facturas
Automatizar la captura de datos de facturas, emparejarlos con órdenes de compra, dirigirlos al gerente correcto para su aprobación y activar el procesamiento de pagos. - Proceso de Incorporación de Recursos Humanos
Cuando se contrata a un nuevo empleado, el sistema puede generar automáticamente credenciales, programar sesiones de capacitación, asignar un mentor y proporcionar equipo de TI.
👉 Diagrama de flujo del proceso de incorporación de nuevos empleados: ¡Acelera tus resultados! - Ticketing de Soporte al Cliente
Los chatbots pueden responder a consultas comunes de los clientes, mientras que los sistemas de ticketing utilizan la automatización para asignar tickets, escalar según palabras clave y notificar a los gerentes de soporte sobre incumplimientos de SLA. - Solicitud de Adquisiciones y Flujo de Órdenes de Compra
Los empleados envían un formulario de solicitud de compra, que se dirige automáticamente para su aprobación según el valor o el departamento. Una vez aprobado, se genera una orden de compra, se envía a los proveedores y se rastrea, todo con una mínima intervención manual.
👉 Diagrama de flujo del proceso de adquisiciones: Reducción de costos y transparencia - Servicios Compartidos de Finanzas: Flujo de Reembolso Intercompañía
En un entorno de servicios compartidos, cuando una unidad de negocio incurre en gastos en nombre de otra, se puede enviar una solicitud de reembolso a través de un formulario estandarizado. La automatización maneja la validación de centros de costo, el enrutamiento de aprobaciones y la generación de asientos contables, asegurando transparencia, cumplimiento y contabilidad intercompañía precisa.
👉 ¿Qué son los Servicios Compartidos?
Estos casos de uso no solo ahorran tiempo, sino que también mejoran la consistencia y reducen el riesgo de errores en operaciones críticas de negocio.
BPMS vs RPA vs Automatización Kanban: ¿Cuál es la diferencia?
Cada enfoque de automatización sirve para un propósito diferente y es más adecuado para contextos específicos. Comprender sus fortalezas ayuda a seleccionar la herramienta adecuada, o la combinación de herramientas, para tus necesidades.
| Característica | BPMS | RPA | Automatización Kanban |
|---|---|---|---|
| Alcance | Orquestación de procesos de extremo a extremo | Automatización de tareas basada en la interfaz de usuario | Coordinación de tareas y flujos de trabajo |
| Ideal para | Flujos de trabajo estructurados con reglas de negocio | Tareas repetitivas y manuales de interfaz | Flujos de trabajo ágiles de equipo y tableros de tareas |
| Integración | Basada en API, a nivel de sistema | Funciona a nivel de interfaz de usuario | Nativa de la aplicación o a través de APIs de terceros |
| Ejemplo de caso de uso | Aprobación de solicitudes de permiso, flujos de adquisiciones | Extracción de datos de facturas, inicios de sesión en ERP | Movimiento de tarjetas, recordatorios automáticos |
Para una efectividad máxima, muchas empresas utilizan estas herramientas juntas. Un BPMS podría gestionar el proceso a alto nivel mientras llama a bots de RPA para tareas específicas y visualiza el progreso de las tareas en un tablero Kanban.
📚 ¿Quieres entender cómo funciona un BPMS y qué lo hace diferente? Consulta nuestro artículo completo sobre Qué es BPMS.
Cómo Comenzar a Automatizar Procesos de Negocio
Si eres nuevo en la automatización, la clave es no complicar demasiado tus primeros pasos. Aquí tienes un enfoque probado para comenzar:
- Mapea tu proceso actual
Utiliza BPMN o diagramas de flujo para entender los pasos, actores y puntos de decisión. Esta visualización aporta claridad y expone ineficiencias. - Identifica tareas repetitivas o propensas a errores
Busca cuellos de botella, retrabajo manual o aprobaciones excesivas. Estos son puntos de partida ideales para la automatización. - Selecciona la herramienta de automatización adecuada
Elige herramientas que se alineen con tus objetivos, ya sea automatización a nivel de aplicación con iPaaS o modelado completo de procesos con un BPMS. - Comienza con un piloto
Automatiza un solo proceso o subproceso. Valida su éxito con KPIs como tiempo ahorrado, reducción de errores o retroalimentación de los empleados. - Itera y expande
Usa el piloto como base. Recoge retroalimentación, mejora y avanza al siguiente candidato para la automatización. - Capacita e involucra a tu equipo
La automatización solo funciona cuando las personas la entienden y confían en ella. Incluye a los interesados del proceso en las pruebas y el diseño.
Una estrategia de automatización exitosa es incremental y está alineada con los objetivos de negocio, no solo se trata de usar tecnología por sí misma.
Conceptos Erróneos Comunes Sobre la Automatización de Procesos de Negocio
A pesar de la creciente adopción de la automatización de procesos de negocio, varios mitos aún impiden que las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, den el primer paso. Aclararemos algunos conceptos erróneos comunes:
“La automatización es solo para grandes empresas.” ❌
Muchas pequeñas y medianas empresas asumen que la automatización es demasiado compleja o costosa. En realidad, herramientas basadas en la nube como HEFLO facilitan comenzar de a poco y escalar gradualmente, sin una gran inversión inicial.
“La automatización reemplaza trabajos humanos.” ❌
La automatización no se trata de eliminar personas, sino de ayudarlas a enfocarse en trabajos significativos. Al eliminar tareas repetitivas y de bajo valor, los equipos pueden dedicar más tiempo a la estrategia, la resolución de problemas y la creatividad.
“Es demasiado complicado de implementar.” ❌
Con modelado visual, plantillas preconstruidas y plataformas de bajo código, la automatización es más accesible que nunca. No necesitas un departamento de TI dedicado para comenzar, solo un proceso claro y un caso de uso simple.
“Necesitamos arreglar todo antes de automatizar.” ❌
Puedes comenzar con el proceso tal como está (modelo “as-is”) y evolucionarlo con el tiempo. La automatización en sí puede ayudar a resaltar ineficiencias y acelerar la mejora.
Al romper estos mitos, las empresas pueden desbloquear el verdadero valor de la automatización: mejor rendimiento, equipos más felices y un crecimiento más rápido.
💡 Reflexiones finales: Automatizar los procesos de negocio de manera inteligente
La automatización no se trata solo de eliminar tareas manuales, sino de construir un negocio más receptivo, confiable y escalable. La combinación adecuada de herramientas puede empoderar a los equipos, optimizar las operaciones y liberar tiempo para la innovación.
👉 ¿Listo para ir más allá? Explora las funciones de automatización de HEFLO y descubre cómo modelar y automatizar tus procesos de negocio en una plataforma poderosa.
