Pourquoi le Workflow est Important pour Votre Entreprise : Découvrez 10 Raisons Clés

Dans tout ce que nous faisons, il y a une manière correcte de le faire.

Par exemple : Avez-vous déjà vu un chef professionnel de steak dans sa cuisine ?

Si vous n'êtes pas un chef expérimenté, ce processus implique plusieurs techniques, procédures et règles qui ne peuvent pas être négligées, au risque de manger de la viande dure, insipide ou froide.

En général, les préparations incluent des achats chez les bons fournisseurs, l'utilisation d'ustensiles appropriés, du bœuf de qualité et les grills doivent répondre à certaines spécifications.

Tout commence quelques jours à l'avance, et certaines viandes sont préparées la veille, marinées, assaisonnées et manipulées de différentes manières.

En arrière-plan, un chef suit un processus pour préparer un bon steak, un flux de tâches qui doit être suivi de près pour bien faire les choses.

Autrement dit : Oui, il y a un flux de travail pour faire griller de la viande.

Et si un flux de travail est si important lorsqu'il s'agit de préparer de la viande sur le grill, pourquoi ne le serait-il pas pour votre entreprise ?

Comprendre le Workflow : Une Vue d'Ensemble Complète

Vous êtes-vous déjà arrêté pour vous demander : pourquoi le workflow est-il important pour votre organisation ?

Ou quelles sont ses différences et ses avantages possibles par rapport à une manière moins structurée d'organiser une entreprise ?

Commençons par rappeler ce concept.

D'accord, vous en avez peut-être assez d'entendre parler de workflow, mais que signifie exactement ce terme ?

Workflow est une expression qui signifie ce qu'elle dit, le "flux de travail".

Ce terme est utilisé pour désigner un ensemble d'outils ou de méthodes qui servent à automatiser les processus d'une entreprise.

Ainsi, les tâches, les informations, les données et les activités réalisées par les employés suivront un flux approprié afin qu'une entreprise atteigne les résultats escomptés.

Pour cela, l'utilisation de la technologie est décisive, car, grâce aux logiciels, l'automatisation des processus de la routine de votre entreprise sera beaucoup plus efficace.

Workflow et Gestion des Processus Métier (BPM)

Si vous êtes à la pointe des innovations technologiques dans l'environnement des affaires, vous connaissez la fonctionnalité et la pertinence de la Gestion des Processus Métier (BPM).

Aussi connu par son abréviation - BPM doit être pris en compte lorsqu'il s'agit d'outils de workflow.

Le BPM, en fait, est un système avec des fonctions plus larges que le workflow, puisqu'il ne se contente pas de modéliser et de redessiner les processus, mais les automatise également, fournissant un tableau de bord avec des informations en temps réel sur la performance des processus.

Ainsi, sous cet angle de modélisation, de contrôle et de surveillance, il est utile de comprendre le workflow par rapport à ce contexte plus large, comme l'une des fonctions du BPM.

Pourquoi le workflow est-il important ?

Maintenant que vous comprenez un peu mieux ce terme, vous vous demandez probablement : pourquoi le workflow est-il important pour mon entreprise ?

Pour arriver à quelques réponses, il est nécessaire de comparer les modèles structurels des entreprises moins organisées et celles qui adoptent des outils de workflow.

Pour cela, nous allons examiner quelques points et avantages du workflow.

1- Implication des employés

Le workflow dans une organisation qui fonctionne à travers une structure moins organisée est généralement indéfini, ou seulement établi à travers l'architecture IT.

C'est-à-dire qu'il est insuffisant pour maintenir des standards et permettre leur suivi.

Déjà ancré dans les entreprises qui disposent des bons outils, le workflow représente un point que vous pouvez améliorer grâce à l'utilisation d'un logiciel.

En utilisant la notation BPMN, par exemple, vous pouvez concevoir et standardiser les workflows à travers les systèmes et les processus métier définis par les employés.

Ce qui signifie que, de cette manière, vous établissez les tâches nécessaires grâce à l'implication des personnes mêmes qui les exécuteront.

2- Structure des processus

Dans une entreprise plus traditionnelle, vous avez tendance à observer des structures plus hiérarchiques et verticales.

La division des tâches est basée sur les différents départements, postes et fonctions de chacun des employés.

Mais en pratique, nous savons qu'il est impossible pour chaque domaine de fonctionner comme une "île" - une intégration efficace entre eux est nécessaire.

Et les outils de workflow doivent prendre en compte ce facteur de manière approfondie.

Une entreprise qui adopte des outils de workflow les aligne avec les processus métier qu'elle réalise et avec les activités et connaissances des professionnels impliqués.

De cette manière, les équipes auront leurs responsabilités établies à l'avance, dans la conception du processus de workflow.

Ainsi, il ne sera pas nécessaire pour les employés de "négocier" qui fait quoi avec les équipes des autres secteurs.

En fait, les parties impliquées agiront de manière plus harmonieuse, car tout le monde sait exactement ce que l'entreprise attend d'eux, ainsi que de leurs collègues.

Attention cependant : la division des tâches entre les secteurs et les départements ne cessera pas d'exister avec un workflow bien structuré, ni ne perdra sa pertinence.

Les professionnels auront leurs responsabilités alignées en fonction de l'achèvement de chaque processus et des ressources disponibles dans l'entreprise, mais pas seulement au sein de leur propre département.

Avec cela, vous organisez également les compétences des employés en tenant compte des objectifs que l'entreprise souhaite atteindre dans son ensemble.

En structurant une entreprise en mettant en avant le travail à réaliser, il est beaucoup plus facile de trouver une combinaison des compétences des professionnels et du workflow.

Le résultat ?

Les activités peuvent mieux circuler, avec une plus grande efficacité et intégration.

3- Établissement des responsabilités

Comment décidez-vous de ce que chaque professionnel doit faire dans votre organisation ?

Au sein d'une entreprise traditionnelle, vous définissez généralement les responsabilités des employés dans chaque processus le long des couches hiérarchiques des postes existants.

Le vice-président décide de ce que feront les directeurs, les directeurs établissent les devoirs des superviseurs, et ainsi de suite.

Ce chemin continue d'obéir à l'ordre vertical des fonctions et des postes.

Il est possible de voir que cette option implique généralement un certain manque d'efficacité. Il est également évident qu'il y a des coûts inutiles, générés par l'excès de bureaucratie, l'immobilité et la lenteur.

Par conséquent, il est très important de "supprimer" certaines de ces étapes excessives, en définissant les fonctions des employés de manière plus efficace dans chaque processus de workflow.

Ainsi, avec les outils de workflow, les propriétaires de processus peuvent définir les lignes directrices pour désigner les différentes responsabilités au sein de l'équipe. C'est l'un des avantages les plus importants d'un workflow.

4- Briser les barrières

Dans une entreprise moins structurée, les cas où un département ne partage pas de données et d'informations avec les autres sont très fréquents.

Cette défaillance peut être très préjudiciable et même perturber le bon fonctionnement de l'organisation dans son ensemble.

Et cela se produit généralement en raison de l'incapacité des managers à fixer des limites. Cela peut devenir l'un des problèmes les plus courants qui entravent la performance correcte de l'entreprise.

Par conséquent, pour être en mesure de détecter et de répondre aux besoins des clients, vous devez avoir accès à autant d'informations que possible. Ces informations provenant de l'intérieur de l'entreprise vous aideront à concevoir les processus qui ajoutent de la valeur.

De plus, les processus impliqueront, en plus des différents secteurs de l'entreprise, des sujets externes tels que des partenaires, des fournisseurs et d'autres parties prenantes.

Et pourquoi le workflow est-il important dans ce contexte ?

Parce que certains de ses outils fonctionnent précisément à travers des limites bien définies.

En conséquence, chaque personne saura ce qu'elle peut (et doit) partager.

Les processus de votre entreprise obtiendront de meilleurs résultats en ce qui concerne la satisfaction des besoins de votre marché.

5- Partager les connaissances

Comme mentionné dans le point précédent, le partage des données nécessaires peut être vraiment décisif pour toute entreprise.

Dans des modèles moins automatisés, la concentration des informations entre les mains des employés occupant des postes plus élevés ou souhaitant conserver le pouvoir est très courante.

C'est une erreur courante qui peut nuire à la construction et à l'exécution de stratégies efficaces.

En envisageant de structurer le workflow de votre entreprise à l'aide d'outils, c'est l'un des facteurs qui subira des changements majeurs.

Ainsi, les informations seront correctement documentées et partagées avec ceux qui en ont besoin.

Il y a beaucoup plus de transparence au sein de l'entreprise et dans ses processus.

6- Mesurer la performance

Une étape très importante pour chaque entreprise est de pouvoir surveiller et mesurer la performance dans chaque processus.

Ainsi, de cette manière, vous pouvez reconnaître les réussites et détecter les défauts que vous devez améliorer.

Dans un modèle sans outils de workflow, les organisations compilent ces données au niveau de chaque département, souvent par le biais de KPI calibrés manuellement.

Cela, cependant, peut être une alternative chronophage et très restreinte, incapable de fournir une vue d'ensemble des résultats de l'entreprise.

En revanche, avec certains outils de workflow tels que BPM, par exemple, vous pouvez enregistrer et surveiller, en temps réel, la performance de l'ensemble de l'entreprise.

Vous obtenez une vue intégrée, incorporant le processus dans son ensemble.

Cela permet de mesurer les résultats de manière beaucoup plus complète et agile.

Source: How DonorsChoose.org Uses Dashboards to Drive Impact.

7- Mettre en œuvre des améliorations

Et après avoir surveillé et mesuré la performance, il est généralement temps de mettre en pratique les opportunités d'amélioration détectées.

Les modèles mal structurés segmentent cette étape en plusieurs projets d'amélioration visant à résoudre des problèmes isolés. Ils utilisent également des concepts de Qualité.

À l'inverse, BPM aide à mettre en œuvre des changements afin d'améliorer la chaîne de processus dans son ensemble, de manière ininterrompue.

L'objectif ultime est d'assurer la meilleure expérience pour vos clients, à travers des processus qui ajoutent toujours de la valeur à la solution qui leur est offerte.

8- Améliorer l'expérience client

Dans une organisation plus traditionnelle, la façon dont vous traitez vos clients est très "de l'intérieur vers l'extérieur".

C'est-à-dire qu'elle offre au marché le produit ou le service que vous attendez que les clients achètent.

C'est une stratégie très dépassée. Tout le monde comprend l'importance pour les entreprises de façonner les désirs et les besoins de leurs clients, et non l'inverse.

En utilisant le workflow et ses outils, le modèle le plus approprié pour la survie des entreprises est le "de l'extérieur vers l'intérieur".

Selon cela, une entreprise s'organisera pour répondre aux demandes de son marché.

Ainsi, l'organisation agira de manière à répondre aux attentes de ses clients, cherchant toujours à générer la meilleure expérience possible pour eux.

9- Conformité

Les modèles de conformité plus traditionnels sont souvent basés sur des procédures opérationnelles standard (SOP).

Le SOP est essentiellement un document qui fournit des instructions sur le bon fonctionnement, telles que des règles, des séquences, des descriptions de procédures, etc.

C'est comme une feuille de route pour s'assurer que vous exécutez tout comme prévu et ainsi éviter les éventuelles déviations.

Cependant, c'est une option très difficile à créer et à maintenir.

Mais en utilisant des outils de workflow, vous pouvez compter sur une technologie de cartographie des processus qui répond aux normes de conformité établies.

En plus de fournir ces règles, les systèmes BPM, par exemple, peuvent également ajouter des points d'amélioration supplémentaires pour augmenter la performance.

10- Création de stratégies

Pourquoi le workflow est-il important pour la construction de stratégies dans une entreprise ?

Parce qu'à travers leurs outils, les managers sont capables de comprendre la réalité de leur entreprise et de leurs processus de manière plus large.

Donc, en s'intégrant à un système de gestion, les outils d'amélioration du workflow sont également capables d'aider à mettre en place des stratégies.

Il crée une sorte de relation circulaire.

C'est-à-dire que, tout en aidant à construire des stratégies plus efficaces, ces outils influencent également l'atteinte des résultats attendus.

Pourquoi le workflow est-il important ?

Il est possible de réaliser que les modèles dits traditionnels de structures organisationnelles sont devenus de moins en moins efficaces aujourd'hui.

En revanche, les réponses à la question "pourquoi le workflow est-il important ?" deviennent de plus en plus évidentes.

Si vous voulez améliorer les performances de votre entreprise et maintenir de bons résultats, vous devez adopter des moyens d'automatiser les processus et vous soucier de créer des workflows de plus en plus efficaces.

Vous voulez en savoir plus sur la création de workflows avec le BPM ?

Regardez cette vidéo :