Por que o Workflow é Importante para o Seu Negócio: Descubra 10 Razões Principais

Em tudo o que fazemos, há uma maneira correta de fazer.

Por exemplo: Você já viu um chef profissional de carnes em sua cozinha?

Se você não é um chef experiente, esse processo envolve várias técnicas, procedimentos e regras que não podem ser negligenciadas, sob o risco de comer carne dura, insípida ou fria.

Normalmente, os preparativos incluem compras nos fornecedores certos, uso de utensílios apropriados, carne de qualidade e grelhas que devem atender a certas especificações.

Tudo começa alguns dias antes, e algumas carnes são preparadas no dia anterior, marinadas, temperadas e manuseadas de várias maneiras diferentes.

No fundo, um chef passa por um processo para preparar um bom bife, um fluxo de tarefas que precisa ser seguido de perto para acertar.

Ou seja: Sim, há um fluxo de trabalho para grelhar carne.

E se um fluxo de trabalho é tão importante quando se trata de preparar carne na grelha, por que não seria para o seu processo de negócio?

Entendendo o Workflow: Uma Visão Abrangente

Você já parou para pensar: por que o workflow é importante para a sua organização?

Ou quais são suas diferenças e possíveis vantagens em comparação a uma forma menos estruturada de organizar um negócio?

Vamos começar relembrando este conceito.

Ok, você pode estar cansado de ouvir sobre workflow, mas, o que exatamente esse termo significa?

Workflow é uma expressão que significa o que diz, o "fluxo de trabalho".

Este termo é usado para nomear um conjunto de ferramentas ou métodos que servem para automatizar os processos de uma empresa.

Assim, tarefas, informações, dados e as atividades realizadas pelos funcionários seguirão um fluxo apropriado para que um negócio atinja seus resultados esperados.

Para isso, o uso da tecnologia é decisivo, pois, através de software, a automação de processos da rotina do seu negócio será muito mais eficiente.

Workflow e Gestão de Processos de Negócio (BPM)

Se você está na vanguarda das inovações tecnológicas no ambiente empresarial, está familiarizado com a funcionalidade e relevância da Gestão de Processos de Negócio (BPM).

Também conhecido por sua abreviação - BPM deve ser levado em conta quando se trata de ferramentas de workflow.

BPM, de fato, é um sistema com funções mais amplas do que o workflow, pois não só modela e redesenha processos, mas também automatiza, fornecendo um painel com informações em tempo real sobre o desempenho dos processos.

Assim, sob este foco de modelagem, controle e monitoramento, vale a pena entender o workflow em relação a este contexto mais amplo, como uma das funções do BPM.

Por que o fluxo de trabalho é importante?

Agora que você tem uma compreensão um pouco melhor do que esse termo significa, provavelmente está se perguntando: por que o fluxo de trabalho é importante para o meu negócio?

Para chegar a algumas respostas, é necessário comparar modelos estruturais de empresas menos organizadas e aquelas que adotam ferramentas de fluxo de trabalho.

Para isso, vamos verificar alguns pontos e benefícios do fluxo de trabalho.

1- Envolvimento dos funcionários

O fluxo de trabalho em uma organização que opera através de uma estrutura menos organizada geralmente é indefinido, ou apenas estabelecido através da arquitetura de TI.

Ou seja, é insuficiente para manter padrões e permitir seu acompanhamento.

Já enraizado em empresas que possuem as ferramentas certas, o fluxo de trabalho representa um ponto que você pode melhorar através do uso de um software.

Usando a notação BPMN, por exemplo, você pode projetar e padronizar fluxos de trabalho através dos sistemas e processos de negócio que os funcionários definem.

O que significa que, dessa forma, você estabelece as tarefas necessárias através do envolvimento das próprias pessoas que as executarão.

2- Estrutura dos processos

Em uma empresa mais tradicional, você tende a observar estruturas mais hierárquicas e verticais.

A divisão de tarefas é baseada nos diferentes departamentos, cargos e funções de cada um dos funcionários.

Mas na prática, sabemos que é impossível para cada área funcionar como uma "ilha" - é necessária uma integração eficiente entre elas.

E as ferramentas de fluxo de trabalho devem considerar minuciosamente esse fator.

Uma empresa que adota ferramentas de fluxo de trabalho as alinha com os processos de negócio que realiza e com as atividades e conhecimentos dos profissionais envolvidos.

Dessa forma, as equipes terão suas responsabilidades estabelecidas com antecedência, no design do processo de fluxo de trabalho.

Assim, não será necessário que os funcionários "negociem" quem faz o quê com equipes de outros setores.

Na verdade, as partes envolvidas agirão de forma mais harmoniosa, porque todos sabem exatamente o que o negócio espera deles, bem como de seus colegas.

Cuidado, porém: a divisão de tarefas entre setores e departamentos não deixará de existir com um fluxo de trabalho bem estruturado, nem perderá sua relevância.

Os profissionais terão suas responsabilidades alinhadas de acordo com a conclusão de cada processo e com os recursos disponíveis na empresa, mas não apenas dentro de seu próprio departamento.

Com isso, você também organiza as habilidades dos funcionários levando em conta os objetivos que o negócio deseja alcançar como um todo.

Ao estruturar uma empresa destacando o trabalho que precisa ser feito, é muito mais fácil encontrar uma combinação das habilidades dos profissionais e do fluxo de trabalho.

O resultado?

As atividades podem fluir melhor, com maior eficiência e integração.

3- Estabelecimento de responsabilidades

Como você decide o que cada profissional deve fazer em sua organização?

Dentro de uma empresa tradicional, você geralmente define as responsabilidades dos funcionários em cada processo ao longo das camadas hierárquicas dos cargos existentes.

O vice-presidente decide o que os diretores farão, os diretores estabelecem os deveres dos supervisores, e assim por diante.

Esse caminho continua a obedecer à ordem vertical de funções e cargos.

É possível ver que essa opção geralmente envolve uma certa falta de eficiência. Também é evidente que há custos desnecessários, gerados pelo excesso de burocracia, imobilidade e lentidão.

Portanto, é muito importante "eliminar" algumas dessas etapas excessivas, definindo as funções dos funcionários de forma mais eficiente em cada processo de fluxo de trabalho.

Assim, com ferramentas de fluxo de trabalho, os donos dos processos podem definir as diretrizes para designar as diferentes responsabilidades entre a equipe. É um dos benefícios mais importantes de um fluxo de trabalho.

4- Quebrando barreiras

Em uma empresa menos estruturada, casos em que um departamento não compartilha dados e informações com outros são muito frequentes.

Essa falha pode ser muito prejudicial e até mesmo atrapalhar o bom funcionamento da organização como um todo.

E isso geralmente ocorre devido à falha dos gerentes em estabelecer limites. Isso pode se tornar um dos problemas mais comuns que impedem o desempenho adequado da empresa.

Portanto, para poder detectar e atender às necessidades dos clientes, você deve ter acesso ao máximo de informações possível. Essas informações de dentro da empresa ajudarão você a projetar os processos que agregam valor.

Além disso, os processos envolverão, além de diferentes setores da empresa, sujeitos externos como parceiros, fornecedores e outras partes interessadas.

E por que o fluxo de trabalho é importante nesse contexto?

Porque algumas de suas ferramentas operam precisamente através de limites bem definidos.

Como consequência, cada pessoa saberá o que pode (e deve) compartilhar.

Os processos da sua empresa obterão melhores resultados quando se trata de atender às necessidades do seu mercado.

5- Compartilhar conhecimento

Como mencionado no ponto anterior, compartilhar dados necessários pode ser realmente decisivo para qualquer empresa.

Em modelos menos automatizados, a concentração de informações nas mãos daqueles funcionários com cargos mais altos ou que desejam reter poder é muito comum.

Esse é um erro comum que pode minar a construção e execução de estratégias eficazes.

Ao considerar estruturar o fluxo de trabalho da sua empresa através de ferramentas, esse é um dos fatores que sofrerá grandes mudanças.

Assim, as informações serão devidamente documentadas e compartilhadas com quem precisa delas.

Há muito mais transparência dentro da empresa e em seus processos.

6- Medir desempenho

Um passo muito importante para toda empresa é ser capaz de monitorar e medir o desempenho em cada processo.

Assim, dessa forma você pode reconhecer acertos e detectar falhas que precisa melhorar.

Em um modelo sem ferramentas de fluxo de trabalho, as organizações compilam esses dados em cada nível de departamento, muitas vezes por meio de KPIs calibrados manualmente.

Isso, no entanto, pode ser uma alternativa demorada e muito restrita, incapaz de fornecer uma visão ampla dos resultados da empresa.

Por outro lado, com algumas ferramentas de fluxo de trabalho, como o BPM, por exemplo, você pode registrar e monitorar, em tempo real, o desempenho em toda a empresa.

Você obtém uma visão integrada, incorporando o processo como um todo.

Isso possibilita medir resultados de uma maneira muito mais completa e ágil.

Fonte: How DonorsChoose.org Uses Dashboards to Drive Impact.

7- Implementar melhorias

E após monitorar e medir o desempenho, geralmente é hora de colocar em prática as oportunidades de melhoria detectadas.

Modelos mal estruturados segmentam essa etapa em vários projetos de melhoria voltados para resolver problemas isolados. Eles também usam conceitos de Qualidade.

Por outro lado, o BPM ajuda a implementar mudanças para melhorar a cadeia de processos como um todo, de forma ininterrupta.

O objetivo final é garantir a melhor experiência para seus clientes, através de processos que sempre agreguem valor à solução oferecida a eles.

8- Melhorando a experiência do cliente

Em uma organização mais tradicional, a forma como você lida com seus clientes é muito "de dentro para fora".

Ou seja, oferece ao mercado o produto ou serviço que você espera que os clientes comprem.

Essa é uma estratégia muito antiquada. Todos entendem a importância de as empresas moldarem os desejos e necessidades de seus clientes, e não o contrário.

Ao usar o fluxo de trabalho e suas ferramentas, o modelo mais apropriado para a sobrevivência do negócio é o "de fora para dentro".

De acordo com isso, uma empresa se organizará para atender às demandas do seu mercado.

Assim, a organização agirá de forma a atender às expectativas de seus clientes, sempre buscando gerar a melhor experiência possível para eles.

9- Conformidade

Os modelos de conformidade mais tradicionais são frequentemente baseados em Procedimentos Operacionais Padrão (SOP).

SOP é basicamente um documento que fornece instruções sobre a operação adequada, como regras, sequências, descrições de procedimentos, etc.

É como um roteiro para garantir que você execute tudo conforme planejado e, assim, evite possíveis desvios.

No entanto, essa é uma opção muito difícil de criar e ainda manter.

Mas ao usar ferramentas de fluxo de trabalho, você pode contar com tecnologia de mapeamento de processos que atende aos padrões de conformidade estabelecidos.

Além de fornecer essas regras, os sistemas BPM, por exemplo, também podem adicionar pontos adicionais de melhoria para aumentar o desempenho.

10- Criação de estratégias

Por que o fluxo de trabalho é importante para a construção de estratégias em uma empresa?

Porque através de suas ferramentas, os gerentes são capazes de entender a realidade de seus negócios e seus processos de forma mais ampla.

Então, ao integrar com um sistema de gestão, as ferramentas de melhoria de fluxo de trabalho também são capazes de ajudar a colocar estratégias em prática.

Isso cria uma espécie de relação circular.

Ou seja, enquanto essas ferramentas ajudam a construir estratégias mais eficazes, elas também influenciam a obtenção dos resultados esperados.

Por que o fluxo de trabalho é importante?

É possível perceber que os chamados modelos tradicionais de estruturas organizacionais têm se tornado cada vez menos eficientes hoje em dia.

Em contraste, as respostas para a pergunta "por que o fluxo de trabalho é importante?" tornam-se cada vez mais evidentes.

Se você quer melhorar o desempenho do seu negócio e manter bons resultados, precisa adotar maneiras de automatizar processos e se preocupar em criar fluxos de trabalho cada vez mais eficientes.

Quer entender mais sobre como criar fluxos de trabalho com BPM?

Confira este vídeo: