Por qué el flujo de trabajo es importante para su negocio: descubra 10 razones clave

En todo lo que hacemos, hay una manera correcta de hacerlo.

Por ejemplo: ¿Alguna vez has visto a un chef profesional de bistec en su cocina?

Si no eres un chef experimentado, este proceso implica varias técnicas, procedimientos y reglas que no se pueden pasar por alto, bajo el riesgo de comer carne dura, insípida o fría.

Típicamente, las preparaciones incluyen compras en los proveedores adecuados, uso de utensilios apropiados, carne de res de calidad y las parrillas deben cumplir con ciertas especificaciones.

Todo comienza unos días antes, y algunas carnes se preparan el día anterior, marinadas, sazonadas y manejadas de muchas maneras diferentes.

En el fondo, un chef pasa por un proceso para preparar un buen bistec, un flujo de tareas que necesita ser seguido de cerca para hacerlo bien.

Significado: Sí, hay un flujo de trabajo para asar carne.

Y si un flujo de trabajo es tan importante cuando se trata de preparar carne a la parrilla, ¿por qué no lo sería para tu proceso de negocio?

Entendiendo el Flujo de Trabajo: Una Visión General Integral

¿Alguna vez te has detenido a preguntarte: por qué el flujo de trabajo es importante para tu organización?

¿O cuáles son sus diferencias y posibles ventajas en comparación con una forma menos estructurada de organizar un negocio?

Comencemos recordando este concepto.

Está bien, puede que estés cansado de escuchar sobre el flujo de trabajo, pero, ¿qué significa exactamente este término?

Flujo de Trabajo es una expresión, que significa lo que dice, el "flujo de trabajo".

Este término se utiliza para nombrar un conjunto de herramientas o métodos que sirven para automatizar los procesos de una empresa.

Así, las tareas, la información, los datos y las actividades realizadas por los empleados seguirán un flujo adecuado para que un negocio logre sus resultados esperados.

Para esto, el uso de la tecnología es decisivo, ya que, a través del software, la automatización de procesos de la rutina de su negocio será mucho más eficiente.

Flujo de Trabajo y Gestión de Procesos de Negocio (BPM)

Si estás a la vanguardia de las innovaciones tecnológicas en el entorno empresarial, estás familiarizado con la funcionalidad y relevancia de la Gestión de Procesos de Negocio (BPM).

También conocido por su abreviatura - BPM debe tenerse en cuenta cuando se trata de herramientas de flujo de trabajo.

BPM, de hecho, es un sistema con funciones más amplias que el flujo de trabajo, ya que no solo modela y rediseña procesos, sino que también automatiza, proporcionando un tablero con información en tiempo real sobre el rendimiento de los procesos.

Así, bajo este enfoque de modelado, control y monitoreo, vale la pena entender el flujo de trabajo en relación con este contexto más amplio, como una de las funciones de BPM.

¿Por qué es importante el flujo de trabajo?

Ahora que tienes una mejor comprensión de lo que es ese término, probablemente te estés preguntando: ¿por qué es importante el flujo de trabajo para mi negocio?

Para llegar a algunas respuestas, es necesario comparar modelos estructurales de empresas menos organizadas y aquellas que adoptan herramientas de flujo de trabajo.

Para esto, revisaremos algunos puntos y beneficios del flujo de trabajo.

1- Involucramiento de los empleados

El flujo de trabajo en una organización que opera a través de una estructura menos organizada suele ser indefinido, o solo establecido a través de la arquitectura de TI.

Es decir, es insuficiente para mantener estándares y permitir su seguimiento.

Ya arraigado en empresas que tienen las herramientas adecuadas, el flujo de trabajo representa un punto que puedes mejorar mediante el uso de un software.

Usando la notación BPMN, por ejemplo, puedes diseñar y estandarizar flujos de trabajo a través de los sistemas y procesos de negocio que los empleados dentro de ellos definen.

Lo que significa que, de esta manera, estableces las tareas necesarias a través del involucramiento de las mismas personas que las realizarán.

2- Estructura de los procesos

En una empresa más tradicional, tiendes a observar estructuras más jerárquicas y basadas en la verticalidad.

Dividen las tareas en función de los diferentes departamentos, puestos y funciones de cada uno de los empleados.

Pero en la práctica, sabemos que es imposible que cada área funcione como una "isla" - es necesaria una integración eficiente entre ellas.

Y las herramientas de flujo de trabajo deben considerar este factor a fondo.

Una empresa que adopta herramientas de flujo de trabajo las alinea con los procesos de negocio que lleva a cabo y con las actividades y conocimientos de los profesionales involucrados.

De esta manera, los equipos tendrán sus responsabilidades establecidas de antemano, en el diseño del proceso de flujo de trabajo.

Así, no será necesario que los empleados "negocien" quién hace qué con los equipos de otros sectores.

De hecho, las partes involucradas actuarán de manera más armoniosa, porque todos saben exactamente lo que el negocio espera de ellos, así como de sus colegas.

Sin embargo, precaución: la división de tareas entre sectores y departamentos no dejará de existir con un flujo de trabajo bien estructurado, ni perderá su relevancia.

Los profesionales tendrán sus responsabilidades alineadas según la finalización de cada proceso y con los recursos disponibles en la empresa, pero no solo dentro de su propio departamento.

Con esto, también organizas las habilidades de los empleados teniendo en cuenta los objetivos que el negocio quiere lograr en su conjunto.

Al estructurar una empresa destacando el trabajo que necesitas hacer, es mucho más fácil encontrar una combinación de las habilidades de los profesionales y el flujo de trabajo.

¿El resultado?

Las actividades pueden fluir mejor, con mayor eficiencia e integración.

3- Establecimiento de responsabilidades

¿Cómo decides qué debe hacer cada profesional en tu organización?

Dentro de una empresa tradicional, generalmente defines las responsabilidades de los empleados en cada proceso a lo largo de las capas jerárquicas de los puestos existentes.

El vicepresidente decide qué harán los directores, los directores establecen los deberes de los supervisores, y así sucesivamente.

Este camino continúa obedeciendo el orden vertical de funciones y puestos.

Es posible ver que esta opción generalmente implica una cierta falta de eficiencia. También es evidente que hay costos innecesarios, generados por el exceso de burocracia, inmovilidad y lentitud.

Por lo tanto, es muy importante "eliminar" algunos de estos pasos excesivos, definiendo las funciones de los empleados de manera más eficiente en cada proceso de flujo de trabajo.

Así, con herramientas de flujo de trabajo, los propietarios de procesos pueden definir las pautas para designar las diferentes responsabilidades entre el equipo. Es uno de los beneficios más importantes de un flujo de trabajo.

4- Rompiendo barreras

En una empresa menos estructurada, los casos en los que un departamento no comparte datos e información con otros son muy frecuentes.

Esta falla puede ser muy perjudicial e incluso interrumpir el buen funcionamiento de la organización en su conjunto.

Y esto generalmente ocurre debido a que los gerentes no establecen límites. Esto puede convertirse en uno de los problemas más comunes que obstaculizan el rendimiento adecuado de la empresa.

Por lo tanto, para poder detectar y satisfacer las necesidades del cliente, debes tener acceso a la mayor cantidad de información posible. Esta información desde dentro de la empresa te ayudará a diseñar los procesos que agregan valor.

Además, los procesos involucrarán, además de diferentes sectores de la empresa, sujetos externos como socios, proveedores y otras partes interesadas.

¿Y por qué es importante el flujo de trabajo en este contexto?

Porque algunas de sus herramientas operan precisamente a través de límites bien definidos.

Como consecuencia, cada persona sabrá qué puede (y debe) compartir.

Tus procesos empresariales obtendrán mejores resultados cuando se trata de satisfacer las necesidades de tu mercado.

5- Compartir conocimiento

Como se mencionó en el punto anterior, compartir los datos necesarios puede ser verdaderamente decisivo para cualquier empresa.

En modelos menos automatizados, la concentración de información en manos de aquellos empleados con puestos más altos o que desean retener el poder es muy común.

Este es un error común que puede socavar la construcción y ejecución de estrategias efectivas.

Al considerar estructurar el flujo de trabajo de tu empresa a través de herramientas, este es uno de los factores que sufrirá mayores cambios.

Así, la información se documentará adecuadamente y se compartirá con quienes la necesiten.

Hay mucha más transparencia dentro de la empresa y en sus procesos.

6- Medir el rendimiento

Un paso muy importante para cada empresa es poder monitorear y medir el rendimiento en cada proceso.

De esta manera, puedes reconocer aciertos y detectar fallas que necesitas mejorar.

En un modelo sin herramientas de flujo de trabajo, las organizaciones recopilan estos datos a nivel de cada departamento, a menudo mediante KPIs calibrados manualmente.

Esto, sin embargo, puede ser una alternativa que consume mucho tiempo y muy restringida, incapaz de proporcionar una visión amplia de los resultados de la empresa.

Por otro lado, con algunas herramientas de flujo de trabajo como BPM, por ejemplo, puedes registrar y monitorear, en tiempo real, el rendimiento de toda la empresa.

Obtienes una vista integrada, incorporando el proceso en su totalidad.

Esto hace posible medir los resultados de una manera mucho más completa y ágil.

Fuente: How DonorsChoose.org Uses Dashboards to Drive Impact.

7- Implementar mejoras

Y después de monitorear y medir el rendimiento, generalmente es hora de poner en práctica las oportunidades de mejora detectadas.

Los modelos mal estructurados segmentan esta etapa en varios proyectos de mejora destinados a resolver problemas aislados. También utilizan conceptos de Calidad.

Por el contrario, BPM ayuda a implementar cambios para mejorar la cadena de procesos en su conjunto, de manera ininterrumpida.

El objetivo final es asegurar la mejor experiencia para tus clientes, a través de procesos que siempre agreguen valor a la solución que se les ofrece.

8- Mejorar la experiencia del cliente

En una organización más tradicional, la forma en que tratas a tus clientes es muy "de adentro hacia afuera".

Es decir, ofrece al mercado el producto o servicio que esperas que los clientes compren.

Esta es una estrategia muy anticuada. Todos entienden la importancia de que las empresas moldeen los deseos y necesidades de sus clientes, no al revés.

Al usar el flujo de trabajo y sus herramientas, el modelo más apropiado para la supervivencia del negocio es el "de afuera hacia adentro".

Según esto, una empresa se organizará para satisfacer las demandas de su mercado.

Así, la organización actuará de manera que cumpla con las expectativas de sus clientes, siempre buscando generar la mejor experiencia posible para ellos.

9- Cumplimiento

Los modelos de cumplimiento más tradicionales a menudo se basan en Procedimientos Operativos Estándar (SOP).

SOP es básicamente un documento que proporciona instrucciones sobre la operación adecuada, como reglas, secuencias, descripciones de procedimientos, etc.

Es como una hoja de ruta para asegurar que ejecutes todo según lo planeado y así evitar posibles desviaciones.

Sin embargo, esta es una opción muy difícil de crear y aún mantener.

Pero al usar herramientas de flujo de trabajo puedes confiar en la tecnología de mapeo de procesos que cumple con los estándares de cumplimiento establecidos.

Además de proporcionar estas reglas, los sistemas BPM, por ejemplo, también pueden agregar puntos adicionales de mejora para aumentar el rendimiento.

10- Creación de estrategias

¿Por qué es importante el flujo de trabajo para construir estrategias en una empresa?

Porque a través de sus herramientas, los gerentes pueden entender la realidad de su negocio y sus procesos de manera más amplia.

Entonces, al integrarse con un sistema de gestión, las herramientas de mejora del flujo de trabajo también pueden ayudar a poner en práctica las estrategias.

Crea una especie de relación circular.

Es decir, mientras estas herramientas ayudan a construir estrategias más efectivas, también influyen en la consecución de los resultados esperados.

¿Por qué es importante el flujo de trabajo?

Es posible darse cuenta de que los llamados modelos tradicionales de estructuras organizativas se han vuelto cada vez menos eficientes hoy en día.

En contraste, las respuestas a la pregunta de "¿por qué es importante el flujo de trabajo?" se vuelven cada vez más evidentes.

Si quieres mejorar el rendimiento de tu negocio y mantener buenos resultados, necesitas adoptar formas de automatizar procesos y preocuparte por crear flujos de trabajo cada vez más eficientes.

¿Quieres entender más sobre cómo crear flujos de trabajo con BPM?

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