Notação BPMN, a mais utilizada para modelagem de processos

A notação BPMN 2.0 é um mistério para você?

Em poucos minutos, não será mais!

Neste post, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre Business Process Model and Notation, como usá-lo no mapeamento de processos de negócio em BPMN, além de introduzir uma série de símbolos BPMN 2.0 com seus significados e até exemplos práticos de uso.

Confira!

Notação BPMN 2.0 – Segredos Revelados!

A notação BPMN 2.0 é a mais recente em notações para esquematizar e comunicar visualmente no contexto de BPM.

Esta notação foi criada e aprimorada pela Business Process Management Initiative, que posteriormente se fundiu com o Object Management Group, uma associação internacional aberta e sem fins lucrativos fundada em 1989.

A notação BPMN 2.0 foi desenvolvida com o objetivo específico de criar um padrão, uma linguagem comum para modelagem de processos de negócio.

Assim, ao desenhar um diagrama de processo, será possível usar símbolos universais que serão compreendidos por diversos profissionais que têm acesso a este padrão internacional de notação.

Além disso, a modelagem de processos é uma etapa chave no BPM, podendo ser usada para descrever o processo como ele é e também para projetar a versão otimizada.

Em conclusão, a notação BPMN especifica o processo de negócio em um diagrama que é fácil de ler tanto para usuários técnicos quanto para usuários de negócios. A diagramação BPMN é intuitiva e permite a representação de detalhes complexos do processo. O simbolismo BPMN serve como uma linguagem padrão, preenchendo a lacuna de comunicação entre a modelagem de processos e sua execução. Por essa razão, é considerada hoje a língua franca para comunicação no mundo dos negócios.

Como é realizada a notação BPMN?

O que a linguagem BPMN faz é representar cada ação com um símbolo. Vamos tomar como exemplo uma agência de viagens que recebe um pedido de um cliente potencial.

O processo de planejamento de viagem começa com esse pedido e passa por cotações de hotéis, passagens aéreas, aluguel de carros e passeios turísticos. Em seguida, tudo é reunido e consolidado, terminando com a proposta sendo enviada ao cliente.

Se aceita, um novo processo começa, o processo de vendas. Cada uma dessas etapas e a relação entre elas é representada no diagrama BPMN por um símbolo, tornando o processo um padrão dentro da empresa e compreensível por todos.

Podemos identificar quatro tipos de símbolos BPMN 2.0 relacionados a elementos que representam o comportamento do processo:

• Objetos de fluxo
• Objetos de conexão
• Raia de natação
• Artefatos

Os objetos de fluxo são divididos em três tipos:

• Atividades – o trabalho que é realizado, algo que é feito (por exemplo, a cotação do hotel), simbolizado por quadrados.
• Eventos – ocorrências, algo que acontece (por exemplo, o início do processo, o pedido de plano), simbolizado por círculos.
• Gateways – pontos de desvio que determinarão o caminho que o processo seguirá (por exemplo, a decisão de consolidar informações), simbolizado por losangos.

Sobre raia de natação, há dois tipos para analisar:

• Piscinas – representam processos e participantes no processo.
• Raia – cada piscina tem várias raias, que simbolizam papéis, áreas e responsabilidades no processo.

Objetos de conexão:

Os objetos de fluxo são uma simbologia BPMN que precisa se conectar de alguma forma, e isso é feito através de objetos de conexão.

• Fluxo de sequência – mostra a ordem em que as atividades são realizadas e é simbolizado por uma linha sólida e uma ponta de seta.
• Fluxo de mensagem – indica quais mensagens fluem entre dois processos/piscinas e é representado por uma linha tracejada, um círculo aberto e uma ponta de seta aberta no final.
• Associação – conecta artefatos a objetos de fluxo e é simbolizado por uma linha tracejada.

Artefatos:

Os artefatos são usados para adicionar documentação visual ao diagrama. Um dos principais elementos do BPMN são os objetos de dados, que descrevem como os dados podem ser manipulados. Eles podem ser saída, entrada, armazenamento de dados e objeto de dados.

Toda essa informação sobre a notação BPMN 2.0 ficou um pouco difícil de visualizar para você?

Não se preocupe! Selecionamos os principais símbolos BPMN 2.0 para que você esteja totalmente informado sobre o assunto!

Principais símbolos usados na notação BPMN 2.0

Seria extremamente longo apresentar todos os ícones e símbolos do BPMN 2.0. Portanto, apresentaremos apenas alguns deles, divididos em 4 tipos principais que são aplicados no design de processos BPMN:

1- Conectores

Eles conectam diferentes elementos em um fluxo BPMN.

Fluxo de sequência de atividades:

Fluxo de mensagem:

Associação de artefatos e elementos de fluxo:

2- Atividades

Estas são as tarefas que devem ser realizadas. Elas podem ser detalhadas com pequenos símbolos BPMN no canto superior esquerdo do retângulo que as representa.

Veja alguns exemplos:

Tarefa simples: Uma tarefa representa o trabalho realizado no processo. Pode ter um formulário associado para entrada de dados.

Tarefa manual: Representa uma tarefa realizada por uma pessoa que não utiliza um sistema de fluxo de trabalho. Exemplo: Servir café.

Tarefa de usuário: Representa o trabalho realizado por um usuário de um sistema conectado ao motor de fluxo de trabalho. Exemplo: Cadastrar um funcionário.

Tarefa de serviço: Executa um serviço web e é usada para implementar integrações com sistemas de informação.

Tarefa de envio de mensagem: Envia uma mensagem para outro pool ou processo e avança automaticamente para a próxima tarefa, que geralmente é uma tarefa de recebimento ou um evento intermediário de captura de mensagem.

Tarefa de recebimento de mensagem: Aguarda uma mensagem de outro pool ou processo. Geralmente é posicionada após uma tarefa de envio de mensagem ou evento intermediário de lançamento de mensagem.

Tarefa de script: Executa uma sequência de comandos usando o próprio motor de processo. Pode ser usada, por exemplo, para executar um script Powershell.

Tarefa de regra de negócio: Aciona uma regra de negócio que retorna um valor para comparação. Pode ser realizada por meio de uma chamada de serviço web.

Atividade de chamada: é um tipo especializado de atividade que referencia outro processo ou uma tarefa global, efetivamente "chamando" dentro do processo principal.

Subprocesso: Representa uma sequência de atividades que são agrupadas para alcançar um resultado específico, permitindo design modular e reutilização na modelagem de processos.

Estes foram apenas alguns exemplos dos tipos de tarefas mais usados que estão incluídos nas melhores ferramentas BPMN. Algumas variações podem existir ou até mesmo ser desenvolvidas ao longo do tempo. Portanto, é essencial estar sempre atualizado.

3- Eventos

Para todos os tipos de eventos, como regra, uma linha de contorno fina significa início (cor verde também pode ser usada), uma linha dupla mostra um evento intermediário (cor azul pode ser usada), e uma linha grossa indica um evento final (cor vermelha pode ser usada), com algumas exceções onde não faria sentido ter um evento final desse tipo.

É importante lembrar que, dependendo do evento, diferentes consequências ocorrerão tanto no início, na fase intermediária ou no final do processo, de acordo com a notação BPMN 2.0.

Como exemplo, vejamos os eventos relacionados ao início do processo:

Início simples: geralmente é usado para representar o início manual de um processo.

Timer: o processo é iniciado por uma condição de tempo.

Condicional: uma condição lógica determina o início do evento.

Sinal: inicia um processo ao receber uma mensagem de broadcast de qualquer outro processo.

Múltiplo: um de muitos possíveis eventos inicia o processo.

Múltiplo paralelo: múltiplos eventos devem ocorrer para iniciar o processo.

Mensagem: inicia o processo após receber uma mensagem de outro processo ou pool.

Muitos dos gatilhos (ícones) de eventos de início também podem ser encontrados em eventos intermediários, que servem para modelar os eventos que ocorrem durante a execução do processo. Veja alguns exemplos de eventos intermediários de acordo com a notação BPMN 2.0:

Intermediário (genérico): este evento não tem uma ação definida, mas representa alguma mudança de estado no processo na modelagem.

Mensagem: pode ser usado para troca de mensagens entre dois pools. Na implementação de automação do HEFLO, também é usado para envio e recebimento de e-mails, chamadas de serviços web e outras funções disponíveis via conectores.

Timer: pode ser usado como um evento de fronteira em uma tarefa para definir fluxos de exceção. Também é usado para estabelecer uma restrição de fluxo (por exemplo, "Esperar 1 dia").

Link: é usado para representar graficamente uma continuação de um fluxo de sequência. O evento que inicia o "ir para" deve ser do tipo "lançamento", e o evento de link que recebe o redirecionamento deve ser do tipo "captura".

Sinal: pode ser usado para transmitir um sinal ou para ouvir uma transmissão em um sinal de um evento de fronteira. Sinais são uma forma de comunicação desacoplada entre processos de negócio.

Condicional: Como o evento de timer intermediário, pode ser usado como um evento de fronteira (contido em uma tarefa) para modificar o fluxo normal ou fora das tarefas para representar uma restrição.

Paralelo: semelhante aos eventos condicional e de timer, mas com a possibilidade de conter vários intermediários, onde todos os itens contidos devem ser atendidos para que o paralelo seja acionado.

Múltiplo: semelhante ao paralelo, mas aciona o evento quando apenas um dos intermediários contidos é atendido.

Não poderíamos deixar de incluir o símbolo que indica um evento final. Como os anteriores, ele pode incluir muitos dos gatilhos vistos anteriormente:

Fim (genérico): é uma simples marcação do fim do processo e encerra o "token" de fluxo. Vale lembrar que um processo pode conter 1 ou mais "tokens", que são caminhos paralelos.

Múltiplo: é formado por vários outros finalizadores, que são todos executados no final do processo.

Mensagem: no final do processo, realiza um lançamento de mensagem, que pode ser usado para troca de mensagens entre dois pools.

Escalação: no final do processo, envia uma mensagem de escalação para que eventos de captura (iniciador de escalação ou captura intermediária de escalação) iniciem fluxos complementares.

Sinal: envia uma transmissão de sinal para que outros processos iniciem fluxos por meio de iniciadores de sinal ou eventos intermediários de captura de sinal.

Erro: encerra o processo e envia um sinal de erro para tratamento por um subprocesso de erro.

Terminação: encerra o processo fechando todos os "tokens" ativos. Este elemento é importante se houver caminhos paralelos no seu processo.

Compensação: encerra o processo ou "token" e inicia o fluxo de tratamento de compensação, que é usado para desfazer ações previamente realizadas no processo.

4- Gateways

Exclusivo: o fluxo segue apenas um dos fluxos de saída. Pode ser usado para representar um desvio no fluxo.

Paralelo: o fluxo se divide em outros que ocorrem em paralelo.

Inclusivo: o fluxo segue uma condição inclusiva, ou seja, para cada fluxo de sequência de saída, uma fórmula é avaliada, e se o valor for verdadeiro, então o caminho é ativado. Este tipo geralmente requer a adição de um segundo gateway inclusivo para representar a sincronização. Falamos sobre isso em nosso curso de modelagem BPMN.

Complexo: controla condições complexas de divergência e também de convergência.

Intermediário exclusivo baseado em eventos: é sempre usado para dividir o fluxo iniciando um processo devido à ocorrência exclusiva de um de múltiplos eventos. É amplamente utilizado para receber uma mensagem de outro pool.

Inicial exclusivo baseado em eventos: é sempre usado para dividir o fluxo iniciando um processo devido à ocorrência exclusiva de um de múltiplos eventos.

Inicial paralelo: é usado para iniciar um processo a partir de múltiplos eventos. Neste caso, todos os eventos devem ocorrer para que a instância do processo seja gerada.

Se você está ansioso para aprofundar seu entendimento sobre modelagem de processos de negócio e ver o BPMN em ação, convidamos você a assistir nossa aula em vídeo abrangente sobre BPMN. Este vídeo mergulha no lado prático da modelagem, mostrando como cada elemento BPMN pode ser aplicado a cenários do mundo real. Seja você um iniciante ou alguém que busca refinar suas habilidades, esta aula ajudará a conectar teoria com prática, tornando mais fácil criar diagramas de processos claros e eficientes. Não perca esta oportunidade de aprimorar sua expertise em BPMN e agregar valor aos seus projetos de gestão de processos!