Modelagem de processo de negócio para leigos: 7 dicas e ideias

Modelagem de processos é uma maneira de criar um mapa visual de como uma série de atividades ou tarefas são realizadas em um ambiente de negócios.

Imagine desenhar um diagrama que mostra cada passo tomado para completar um trabalho, do início ao fim. Este diagrama inclui todas as tarefas, pontos de decisão e o fluxo de trabalho que acontece.

Ao dispor tudo visualmente, torna-se muito mais fácil ver onde melhorias podem ser feitas. Por exemplo, se um processo tem etapas desnecessárias ou gargalos, eles se tornam óbvios. Isso também ajuda todos os envolvidos em um projeto a entender exatamente como as coisas devem funcionar, o que facilita a comunicação e a implementação de mudanças.

Em resumo, a modelagem de processos ajuda as empresas a verem seus fluxos de trabalho claramente, para que possam melhorar a eficiência e alcançar seus objetivos de forma mais eficaz.

Antes de mergulharmos em nossas dicas, vamos assistir a esta aula introdutória sobre BPMN, a principal notação de modelagem para descrever processos de negócio.

Conceitos de modelagem de processo de negócio para leigos

Adicionando valor ao cliente e ao negócio

Antes de falarmos sobre a cadeia de processos, as atividades que a compõem e como torná-la mais eficiente e produtiva, reduzindo gargalos, atrasos e desperdícios (entre outras possíveis medidas para a melhoria contínua do processo), precisamos entender o conceito da cadeia de produção com valor agregado.

Pense da seguinte forma: Ao entregar um produto ou serviço a um cliente final, o consumidor paga o preço por ele, em dinheiro, com base no valor que a solução lhe proporciona. Ou melhor, na percepção do valor dessa solução.

Pode ser uma panela, uma viagem, um carro, uma sessão de fisioterapia, software; não importa: um problema foi resolvido para o cliente, um desejo ou vontade foi atendido, e isso vale algo para o consumidor. Tanto é que ele está disposto a pagar por isso.

Por outro lado, a empresa realiza uma série de tarefas e atividades para entregar esse produto ou serviço ao cliente. Ela planeja, compra, armazena, transforma, pinta, junta, orça, delega, corta, embala, entrega etc.

Cada uma dessas tarefas individualmente tem um custo, e a soma de todas elas definirá um custo total. Essa soma deve ser menor do que o valor que o cliente está disposto a pagar pelo produto ou serviço que ele deseja. Caso contrário, não haveria lucro, concorda?

Pronto: Este é o conceito de valor agregado (para leigos) junto com uma cadeia de processos produtivos: deve ser maior na percepção do cliente do que quanto custou para a empresa.

Na verdade, quanto mais eficientemente uma empresa conseguir criar essa percepção de valor em um produto ou serviço para seus clientes, gastando o mínimo possível, mais valiosa a própria empresa será considerada, e mais valor terá sido adicionado ao negócio, por exemplo).

Cadeia de processos, processos e atividades

Esta descrição de modelagem de processo de negócio para leigos já deve estar ajudando você a entender o conceito.

Mesmo assim, algumas definições simples de BPM para leigos sempre podem ajudar mais:

Processo: Um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas em ordem cronológica (algumas em paralelo) para realizar um trabalho que tem o objetivo de atender às necessidades de alguém ou de uma organização. Ex: O processo de entrega de um bem.

Atividade: Tarefas ou trabalhos realizados por pessoas ou software através de recursos específicos. Ex: A atividade de arquivar o comprovante de nota fiscal de bens entregues.

Cadeia produtiva, cadeia de processos ou cadeia de valor: Todo processo que está inter-relacionado para a entrega final de valor (serviço ou produto) de uma organização a um cliente final: Ex: A cadeia de processos de um site de e-commerce envolve vários processos, entre eles, a entrega da mercadoria.

Com tudo isso em mente, a modelagem de processos, mesmo para leigos, começa a ficar mais clara: Como podemos fazer com que essa cadeia produtiva apresente o menor custo possível e entregue o valor médio percebido?

É isso que veremos a seguir.

Modelagem de processo de negócio para leigos e melhoria contínua

A melhoria contínua é uma técnica de BPM usada para garantir que os processos estejam sempre sendo realizados da maneira mais eficiente possível, ou seja, utilizando menos recursos e entregando mais valor ao próximo processo.

Existem várias maneiras de analisar isso e desenhar um novo processo, melhorado e otimizado, mas como esta é uma modelagem de processo de negócio para leigos, vamos apresentar 3 exemplos simples para entender:

• Gargalos: Um gargalo é um momento durante um processo em que todas as atividades anteriores serão paralisadas se o processo atual não estiver funcionando corretamente ou eficientemente. Por exemplo, um restaurante está recebendo pedidos, tem lugares suficientes, a cozinha e todas as outras atividades estão funcionando eficientemente, exceto pela entrega dos pedidos às mesas, porque falta um garçom.
• Atrasos: Seguindo o exemplo do restaurante, um forno localizado em um lugar inadequado está causando mais tempo para preparar a comida. Todas as tarefas que dependem dele estão atrasadas.
• Desperdício: O uso inadequado de refrigeradores está levando a um gasto excessivo de energia e à expiração de alguns alimentos. Assim, métodos de melhoria contínua analisam esses processos e atividades para encontrar maneiras de evitar gargalos, atrasos e desperdícios.

Para isso, novos processos são desenhados com a ajuda de ferramentas de BPM, utilizando uma notação reconhecida internacionalmente, BPMN 2.0, criando fluxos de processos que são fáceis de entender e eficientes de realizar.