Modelado de procesos de negocio para principiantes: 7 consejos e ideas

El modelado de procesos es una forma de crear un mapa visual de cómo se llevan a cabo una serie de actividades o tareas en un entorno de negocio.

Imagina dibujar un diagrama que muestre cada paso que se toma para completar un trabajo, desde el inicio hasta el final. Este diagrama incluye todas las tareas, puntos de decisión y el flujo de trabajo que ocurre.

Al disponer todo visualmente, se vuelve mucho más fácil ver dónde se pueden hacer mejoras. Por ejemplo, si un proceso tiene pasos innecesarios o cuellos de botella, se vuelven obvios. También ayuda a que todos los involucrados en un proyecto entiendan exactamente cómo se supone que deben funcionar las cosas, lo que facilita la comunicación e implementación de cambios.

En resumen, el modelado de procesos ayuda a las empresas a ver sus flujos de trabajo claramente, para que puedan mejorar la eficiencia y alcanzar sus objetivos de manera más efectiva.

Antes de sumergirnos en nuestros consejos, veamos esta clase introductoria sobre BPMN, la notación de modelado principal para describir procesos de negocio.

Conceptos de modelado de procesos de negocio para principiantes

Añadiendo valor al cliente y al negocio

Antes de hablar sobre la cadena de procesos, las actividades que la componen y cómo hacerla más eficiente y productiva, reduciendo cuellos de botella, retrasos y desperdicios (entre otras posibles medidas para la mejora continua de procesos), necesitamos entender el concepto de la cadena de producción con valor añadido.

Piénsalo de esta manera: Al entregar un producto o servicio a un cliente final, el consumidor paga el precio por ello, en efectivo, basado en el valor que la solución le proporciona. O mejor dicho, su percepción del valor de esa solución.

Podría ser una olla, un viaje, un coche, una sesión de fisioterapia, software; no es importante: se resolvió un problema para el cliente, se cumplió un deseo o necesidad, y eso vale algo para el consumidor. Tanto es así, que están dispuestos a pagar por ello.

Por otro lado, la empresa realiza una serie de tareas y actividades para entregar este producto o servicio al cliente. Planea, compra, almacena, transforma, pinta, une, presupone, delega, corta, empaqueta, entrega, etc.

Cada una de estas tareas individualmente tiene un costo, y la suma de todas ellas definirá un costo total. Esta suma debe ser menor que la cantidad que el cliente está dispuesto a pagar por el producto o servicio que desea. De lo contrario, no habría ganancia, ¿no estás de acuerdo?

Listo: Este es el concepto de valor añadido (para principiantes) junto con una cadena de procesos productivos: debe ser mayor en la percepción del cliente que lo que le costó a la empresa.

De hecho, cuanto más eficientemente una empresa pueda crear esta percepción de valor en un producto o servicio para sus clientes, gastando lo menos posible, más valiosa será considerada la empresa en sí, y más valor se habrá añadido al negocio, por ejemplo.

Cadena de procesos, procesos y actividades

Esta descripción de modelado de procesos de negocio para principiantes ya debería estar ayudándote a entender el concepto.

Aun así, algunas definiciones simples de BPM para principiantes siempre pueden ayudar más:

Proceso: Un conjunto de actividades interrelacionadas llevadas a cabo en orden cronológico (algunas en paralelo) para realizar un trabajo que tiene el objetivo de satisfacer las necesidades de alguien o de una organización. Ej: El proceso de entregar un bien.

Actividad: Tareas o trabajos realizados por personas o software a través de recursos específicos. Ej: La actividad de archivar el ticket de factura de bienes entregados.

Cadena productiva, cadena de procesos o cadena de valor: Todo proceso que está interrelacionado para la entrega final de valor (servicio o producto) de una organización a un cliente final: Ej: La cadena de procesos de un sitio de comercio electrónico involucra varios procesos, entre ellos, la entrega de la mercancía.

Con todo esto en mente, el modelado de procesos, incluso para personas no expertas, comienza a ser más claro: ¿Cómo podemos hacer que esta cadena productiva presente el menor costo posible y entregue el valor percibido promedio?

Esto es lo que veremos a continuación.

Modelado de procesos de negocio para principiantes y mejora continua

La mejora continua es una técnica de BPM utilizada para asegurar que los procesos siempre se realicen de la manera más eficiente posible, es decir, utilizando menos recursos y entregando más valor al siguiente proceso.

Hay varias formas de analizar esto y diseñar un nuevo proceso mejorado y optimizado, pero como esto es modelado de procesos de negocio para principiantes, presentemos 3 ejemplos simples para entender:

• Cuellos de botella: Un cuello de botella es un momento durante un proceso donde todas las actividades anteriores se paralizarán si el proceso actual no está funcionando correctamente o eficientemente. Por ejemplo, un restaurante está obteniendo pedidos, tiene suficientes asientos, la cocina y todas las demás actividades están funcionando eficientemente, excepto la entrega de los pedidos a las mesas, porque falta un camarero.
• Retrasos: Siguiendo el ejemplo del restaurante, un horno ubicado en un lugar inapropiado está causando que se tome más tiempo para preparar la comida. Todas las tareas que dependen de él se retrasan.
• Desperdicio: El uso inadecuado de refrigeradores está llevando a un gasto excesivo de energía y a la caducidad de algunos alimentos. Así, los métodos de mejora continua analizan estos procesos y actividades para encontrar formas de evitar cuellos de botella, retrasos y desperdicios.

Para hacer esto, se diseñan nuevos procesos con la ayuda de herramientas de BPM, utilizando una notación reconocida internacionalmente, BPMN 2.0, creando flujos de procesos que son fáciles de entender y eficientes de realizar.