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O que é Mapeamento de Processo de Negócio?

Peter Carter

Jun 23, 2015 — 7 min read

O Mapeamento de Processo de Negócio é uma atividade crítica dentro da disciplina mais ampla de Gestão de Processos de Negócio (BPM). Envolve a criação de representações visuais dos processos de negócio de uma organização, detalhando a sequência de atividades, o fluxo de informações e os papéis envolvidos no processo. Essas representações visuais, frequentemente retratadas em diagramas ou fluxogramas, servem como um modelo simplificado dos processos reais, proporcionando uma maneira clara e concisa de entendê-los, analisá-los e melhorá-los.

O principal objetivo do Mapeamento de Processo de Negócio é fornecer uma compreensão abrangente de como o trabalho é realizado dentro de uma organização. Essa compreensão vai além do "como" para incluir os aspectos "o quê", "quando", "onde", "por quê" e "por quem" do processo. Ao responder a essas perguntas, o BPM ajuda as organizações a identificar ineficiências, redundâncias e gargalos em seus processos, permitindo que tomem decisões informadas sobre melhorias de processo.

Em essência, o Mapeamento de Processo de Negócio é uma atividade fundamental que apoia a gestão eficaz dos processos de negócio. Ele fornece os insights necessários para garantir que os processos sejam adequados para o propósito e para o uso, atendendo às necessidades específicas de diferentes partes interessadas dentro da organização.

Tipos de Mapas de Processo de Negócio

Mapas de processo de negócio são ferramentas essenciais para visualizar e entender as várias atividades, fluxos de trabalho e interações dentro de uma organização. Esses mapas podem assumir várias formas, cada uma servindo a um propósito único e fornecendo diferentes níveis de detalhe. Aqui estão alguns tipos comuns de mapas de processo de negócio:

1. Fluxogramas

Fluxogramas são um dos tipos mais básicos e amplamente utilizados de mapas de processo de negócio. Eles usam símbolos padronizados para representar diferentes tipos de ações, decisões e eventos. Fluxogramas são ideais para ilustrar processos e fluxos de trabalho simples, tornando-os fáceis de entender e comunicar.

2. Diagramas de Swimlane

Diagramas de swimlane, também conhecidos como fluxogramas multifuncionais, adicionam outro nível de detalhe ao organizar atividades em faixas. Cada faixa representa um departamento, função ou parte interessada diferente envolvida no processo. Este tipo de mapa é particularmente útil para identificar transferências e interações entre diferentes partes de uma organização.

3. Mapas de Fluxo de Valor

Mapas de fluxo de valor focam no fluxo de materiais e informações necessários para levar um produto ou serviço ao cliente. Eles são comumente usados em metodologias de manufatura enxuta e Six Sigma para identificar desperdícios e melhorar a eficiência. Mapas de fluxo de valor fornecem uma visão de alto nível de todo o processo, desde matérias-primas até produtos acabados.

4. Diagramas SIPOC

SIPOC significa Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes. Este tipo de diagrama fornece uma visão geral de alto nível de um processo, identificando esses cinco elementos-chave. Diagramas SIPOC são frequentemente usados nas etapas iniciais de projetos de melhoria de processos para definir o escopo e entender os componentes principais de um processo.

5. Diagramas BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) são um método padronizado para modelar processos de negócio complexos. Eles usam um conjunto específico de símbolos para representar diferentes elementos, como tarefas, eventos e gateways. Diagramas BPMN são altamente detalhados e frequentemente usados em conjunto com ferramentas de gerenciamento de processos de negócio (BPM) como HEFLO para documentar e automatizar processos.

Assista ao vídeo abaixo para aprender como criar seu primeiro diagrama BPMN.

6. Diagramas de Fluxo de Trabalho

Diagramas de fluxo de trabalho são semelhantes aos fluxogramas, mas focam mais na sequência de tarefas e no fluxo de informações entre elas. Eles são frequentemente usados para modelar os aspectos operacionais de um processo, tornando-os úteis para identificar gargalos e ineficiências.

No vídeo abaixo você aprenderá as diferenças entre Fluxos de Trabalho e BPM.

7. Gráficos de Gantt

Gráficos de Gantt são usados para planejar e agendar projetos. Eles fornecem uma linha do tempo visual das tarefas, mostrando suas datas de início e término, dependências e progresso. Embora não sejam tradicionalmente considerados um mapa de processo, gráficos de Gantt são úteis para gerenciar a implementação de melhorias de processos.

Cada tipo de mapa de processo de negócio oferece insights e benefícios únicos, tornando-os ferramentas valiosas para organizações que buscam otimizar suas operações e alcançar seus objetivos de negócio.

Elementos e Símbolos Chave no Mapeamento de Processo de Negócio

Os elementos e símbolos chave usados no mapeamento de processo de negócio são padronizados para garantir consistência e clareza. Um dos padrões mais amplamente aceitos é o Business Process Model and Notation (BPMN).

Elementos Chave

Atividades: Representam tarefas ou trabalhos realizados no processo. Elas são geralmente representadas como retângulos.
Eventos: Indicam algo que acontece durante o processo. Os eventos podem ser de início, intermediários ou de fim e são tipicamente mostrados como círculos.
Gateways: Usados para controlar o fluxo do processo, representando decisões ou pontos de ramificação. Eles são representados como losangos.
Fluxos: Setas que mostram a direção do fluxo do processo, conectando diferentes elementos como atividades, eventos e gateways.
Objetos de Dados: Representam dados que são usados ou produzidos pelo processo. Eles são geralmente mostrados como ícones de documentos ou papéis.
Swim Lanes: Faixas horizontais ou verticais que agrupam atividades por funções ou departamentos, ajudando a identificar quem é responsável por cada parte do processo.

Símbolos Comuns

Evento de Início: Um círculo fino único que marca o início de um processo.
Evento de Fim: Um círculo grosso único que marca o fim de um processo.
Tarefa: Um retângulo com cantos arredondados representando uma unidade única de trabalho.
Gateway Exclusivo: Um losango com um "X" dentro, usado para mostrar um ponto de decisão onde apenas um caminho pode ser seguido.
Gateway Paralelo: Um losango com um sinal de mais dentro, usado para mostrar que múltiplos caminhos devem ser seguidos simultaneamente.
Fluxo de Mensagem: Uma seta tracejada com uma ponta de seta aberta, representando o fluxo de mensagens entre diferentes entidades.

Compreender esses elementos e símbolos chave é essencial para um mapeamento eficaz de processo de negócio. Para empresas que buscam escalar processos de negócio repetitivos e volumosos, usar uma ferramenta robusta de BPM como HEFLO pode ser altamente benéfico.

Passos para Criar um Mapa de Processo de Negócio

Criar um mapa de processo de negócio envolve várias etapas-chave que ajudam a visualizar e entender o fluxo de trabalho dentro de uma organização. Aqui estão os passos essenciais para criar um mapa de processo de negócio eficaz:

1. Identificar o Processo a Ser Mapeado

Comece selecionando o processo específico que você deseja mapear. Este pode ser um processo primário, de suporte ou de gestão dentro da sua organização. Defina claramente o escopo e os limites do processo para garantir foco e relevância.

2. Coletar Informações

Recolha informações detalhadas sobre o processo. Isso inclui entender as atividades realizadas, a sequência dessas atividades, os papéis envolvidos e as entradas e saídas em cada etapa. Envolva as partes interessadas, incluindo os funcionários que executam as tarefas, para obter dados precisos e abrangentes.

3. Definir os Passos do Processo

Divida o processo em etapas ou atividades individuais. Cada etapa deve ser claramente definida, detalhando o que precisa ser feito, quem é responsável e quais recursos são necessários. Isso ajuda a criar um mapa estruturado e detalhado.

4. Escolher a Ferramenta de Mapeamento Apropriada

Selecione uma ferramenta ou notação adequada para criar seu mapa de processo. Notações comumente usadas incluem Business Process Modeling Notation (BPMN), fluxogramas e diagramas de raias. A escolha da ferramenta depende da complexidade e dos requisitos do processo a ser mapeado.

5. Criar o Mapa de Processo Inicial

Usando as informações coletadas e a ferramenta escolhida, crie a versão inicial do mapa de processo. Certifique-se de que todas as atividades, pontos de decisão e fluxo de informações estejam representados com precisão. Este mapa inicial serve como um rascunho que pode ser refinado e validado.

6. Validar o Mapa de Processo

Revise o mapa de processo inicial com as partes interessadas para garantir precisão e completude. Valide cada etapa, sequência e papel envolvido. Faça os ajustes necessários com base no feedback para garantir que o mapa reflita com precisão o processo real.

7. Refinar e Finalizar o Mapa

Incorpore o feedback e faça refinamentos no mapa de processo. Certifique-se de que a versão final seja clara, abrangente e fácil de entender. O mapa finalizado deve servir como uma referência confiável para entender e gerenciar o processo.

8. Comunicar e Implementar

Compartilhe o mapa de processo finalizado com todas as partes interessadas relevantes. Use-o como uma ferramenta para treinamento, melhoria de processos e medição de desempenho. Certifique-se de que todos os envolvidos entendam seus papéis e responsabilidades conforme descrito no mapa.

Benefícios e Aplicações

O Mapeamento de Processos de Negócio (BPM) oferece uma infinidade de benefícios e aplicações em várias funções organizacionais. Ao fornecer uma representação visual dos processos de negócio, o BPM permite que as organizações compreendam, analisem e melhorem seus fluxos de trabalho de forma eficaz.

Benefícios

Maior Clareza e Compreensão: O BPM fornece uma visualização clara e detalhada dos processos, facilitando para as partes interessadas a compreensão do fluxo de atividades, papéis e responsabilidades.
Melhoria na Comunicação: Com mapas de processos padronizados, a comunicação entre departamentos e equipes torna-se mais eficaz, reduzindo mal-entendidos e garantindo que todos estejam alinhados.
Aumento da Eficiência: Ao identificar gargalos e redundâncias, o BPM ajuda a simplificar processos, levando a um aumento da eficiência operacional e redução de custos.
Conformidade e Gestão de Riscos: O BPM auxilia na garantia de conformidade com regulamentos externos ao definir claramente processos e procedimentos, o que é crucial para auditorias e gestão de riscos.
Melhoria Contínua: A natureza visual do BPM permite monitoramento e análise contínuos, facilitando a melhoria contínua e otimização dos processos.
Treinamento e Integração: Novos funcionários podem ser treinados de forma mais eficaz usando mapas de processos, que fornecem uma compreensão clara de seus papéis e do fluxo de trabalho geral.

Aplicações

Análise da Cadeia de Valor: Equipes de liderança executiva usam o BPM para apoiar a análise da cadeia de valor, ajudando a estabelecer novos e modificados objetivos estratégicos.
Continuidade de Negócios e Recuperação de Desastres: O BPM é crucial para entender capacidades e processos críticos que devem ser restaurados para manter a viabilidade comercial após um evento catastrófico.
Conformidade Corporativa: Equipes de conformidade dependem do BPM para garantir que a organização adere a regulamentos externos e para entender o impacto das mudanças regulatórias em processos específicos.
Desenvolvimento de Roteiro Tecnológico: Diretores de Tecnologia usam o BPM para apoiar o desenvolvimento e manutenção do roteiro tecnológico da empresa.
Integração e Treinamento: Gerentes funcionais usam o BPM para garantir uma cobertura abrangente de materiais de integração, treinamento e suporte ao trabalho para sua equipe operacional.
Análise de Investimentos: Equipes de análise de negócios usam o BPM para identificar casos onde investimentos em tecnologia proporcionarão um retorno positivo sobre o investimento.
Automação de Fluxo de Trabalho: O BPM apoia aplicações de fluxo de trabalho ao orquestrar atividades entre a equipe operacional e outras aplicações funcionais em um ambiente de produção.

Em conclusão, o mapeamento de processos de negócio é uma ferramenta inestimável para organizações que buscam aumentar a eficiência, melhorar a comunicação e promover a melhoria contínua. Ao representar visualmente os fluxos de trabalho, as empresas podem identificar gargalos, simplificar operações e garantir que cada membro da equipe compreenda seu papel dentro do sistema maior. À medida que as empresas navegam em um cenário cada vez mais complexo e competitivo, a implementação estratégica do mapeamento de processos de negócio pode fornecer um caminho claro para a excelência operacional e sucesso sustentado.