La notation BPMN, la plus utilisée pour modéliser les processus.

La notation BPMN 2.0 est-elle un mystère pour vous ?

En quelques minutes, elle ne le sera plus !

Dans cet article, nous allons vous présenter tout ce que vous devez savoir sur le Business Process Model and Notation, comment l'utiliser dans la cartographie des processus BPMN, ainsi qu'introduire une série de symboles BPMN 2.0 avec leurs significations et même des exemples pratiques d'utilisation.

Découvrez-le !

Notation BPMN 2.0 – Secrets révélés !

La notation BPMN 2.0 est la dernière en matière de notations pour schématiser et communiquer visuellement dans le contexte du BPM.

Cette notation a été créée et améliorée par la Business Process Management Initiative, qui a ensuite fusionné avec l'Object Management Group, une association internationale ouverte et à but non lucratif fondée en 1989.

La notation BPMN 2.0 a été développée avec l'objectif spécifique de créer un standard, un langage commun pour la modélisation des processus métier.

Ainsi, lors de la création d'un diagramme de processus, il sera possible d'utiliser des symboles universels qui seront compris par divers professionnels ayant accès à ce standard international de notation.

De plus, la modélisation des processus est une étape clé dans le BPM, et elle peut être utilisée pour décrire le processus tel qu'il est et aussi pour concevoir la version optimisée.

En conclusion, la notation BPMN spécifie le processus métier dans un diagramme facile à lire pour les utilisateurs techniques et les utilisateurs métier. Le diagramme BPMN est intuitif et permet la représentation de détails complexes du processus. Le symbolisme BPMN sert de langage standard, comblant le fossé de communication entre la modélisation des processus et leur exécution. Pour cette raison, il est considéré aujourd'hui comme la lingua franca pour la communication dans le monde des affaires.

Comment la notation BPMN est-elle réalisée ?

Ce que fait le langage BPMN, c'est représenter chaque action par un symbole. Prenons comme exemple une agence de voyage qui reçoit une demande d'un client potentiel.

Le processus de planification de voyage commence par cette demande et passe par des devis d'hôtel, des billets d'avion, des locations de voiture et des visites touristiques. Ensuite, tout est rassemblé et consolidé, se terminant par l'envoi de la proposition au client.

Si elle est acceptée, un nouveau processus commence, le processus de vente. Chacune de ces étapes et la relation entre elles sont représentées dans le diagramme BPMN par un symbole, rendant le processus standard au sein de l'entreprise et compréhensible par tous.

Nous pouvons identifier quatre types de symboles BPMN 2.0 liés aux éléments qui représentent le comportement du processus :

• Objets de flux
• Objets de connexion
• Couloirs
• Artefacts

Les objets de flux sont divisés en trois types :

• Activités – le travail qui est effectué, quelque chose qui est fait (par exemple, le devis d'hôtel), symbolisé par des carrés.
• Événements – occurrences, quelque chose qui se passe (par exemple, le début du processus, la demande de plan), symbolisé par des cercles.
• Passerelles – points de déviation qui détermineront le chemin que le processus suivra (par exemple, la décision de consolider l'information), symbolisé par des losanges.

Concernant les couloirs, il y a deux types à analyser :

• Piscines – représentent les processus et les participants au processus.
• Couloirs – chaque piscine a plusieurs couloirs, qui symbolisent les rôles, les domaines et les responsabilités dans le processus.

Objets de connexion :

Les objets de flux sont une symbologie BPMN qui doit se connecter entre eux d'une certaine manière, et cela se fait par le biais d'objets de connexion.

• Flux de séquence – montre l'ordre dans lequel les activités sont effectuées et est symbolisé par une ligne continue et une flèche.
• Flux de message – indique quels messages circulent entre deux processus/piscines et est représenté par une ligne en pointillés, un cercle ouvert et une flèche ouverte à la fin.
• Association – connecte les artefacts aux objets de flux et est symbolisée par une ligne en pointillés.

Artefacts :

Les artefacts sont utilisés pour ajouter de la documentation visuelle au diagramme. L'un des principaux éléments de BPMN est les objets de données, qui décrivent comment les données peuvent être manipulées. Ils peuvent être des sorties, des entrées, des magasins de données et des objets de données.

Toutes ces informations sur la notation BPMN 2.0 sont-elles devenues un peu difficiles à visualiser pour vous ?

Ne vous inquiétez pas ! Nous avons sélectionné les principaux symboles BPMN 2.0 pour que vous soyez pleinement informé sur le sujet !

Principaux symboles utilisés dans la notation BPMN 2.0

Il serait extrêmement long de présenter toutes les icônes et symboles de BPMN 2.0. Par conséquent, nous ne présenterons que quelques-uns d'entre eux, divisés en 4 types principaux qui sont appliqués dans la conception de processus BPMN :

1- Connecteurs

Ils connectent différents éléments dans un flux BPMN.

Flux de séquence d'activités :

Flux de messages :

Association d'artefacts et d'éléments de flux :

2- Activités

Ce sont les tâches qui doivent être effectuées. Elles peuvent être détaillées avec de petits symboles BPMN dans le coin supérieur gauche du rectangle qui les représente.

Voir quelques exemples :

Tâche simple : Une tâche représente le travail effectué dans le processus. Elle peut avoir un formulaire associé pour la saisie de données.

Tâche manuelle : Représente une tâche effectuée par une personne qui n'utilise pas de système de flux de travail. Exemple : Servir du café.

Tâche utilisateur : Représente le travail effectué par un utilisateur d'un système connecté au moteur de flux de travail. Exemple : Enregistrer un employé.

Tâche de service : Exécute un service web et est utilisée pour implémenter des intégrations avec des systèmes d'information.

Tâche d'envoi de message : Envoie un message à une autre piscine ou processus et avance automatiquement à la tâche suivante, qui est généralement une tâche de réception ou un événement de capture de message intermédiaire.

Tâche de réception de message : Attend un message d'une autre piscine ou processus. Elle est généralement positionnée après une tâche d'envoi de message ou un événement de lancement de message intermédiaire.

Tâche de script : Exécute une séquence de commandes en utilisant le moteur de processus lui-même. Elle peut être utilisée, par exemple, pour exécuter un script Powershell.

Tâche de règle métier : Déclenche une règle métier qui renvoie une valeur pour comparaison. Elle peut être effectuée via un appel de service web.

Activité d'appel : est un type spécialisé d'activité qui référence un autre processus ou une tâche globale, "appelant" effectivement celui-ci dans le processus principal.

Sous-processus : Il représente une séquence d'activités regroupées pour atteindre un résultat spécifique, permettant une conception modulaire et une réutilisation dans la modélisation des processus.

Ce ne sont que quelques exemples des types de tâches les plus utilisés qui sont inclus dans les meilleurs outils BPMN. Certaines variations peuvent exister ou même être développées au fil du temps. Par conséquent, il est essentiel de toujours rester à jour.

3- Événements

Pour tous les types d'événements, en règle générale, une ligne de contour fine signifie le début (la couleur verte peut également être utilisée), une double ligne montre un événement intermédiaire (la couleur bleue peut être utilisée), et une ligne épaisse indique un événement final (la couleur rouge peut être utilisée), avec quelques exceptions où il ne serait pas logique d'avoir un événement final de ce type.

Il est important de se rappeler qu'en fonction de l'événement, différentes conséquences se produiront à la fois au début, dans la phase intermédiaire ou à la fin du processus, selon la notation BPMN 2.0.

À titre d'exemple, examinons les événements liés à l'initiation du processus :

Début simple : il est généralement utilisé pour représenter le début manuel d'un processus.

Minuteur : le processus est démarré par une condition temporelle.

Conditionnel : une condition logique détermine le début de l'événement.

Signal : il initie un processus à la réception d'un message diffusé par tout autre processus.

Multiple : un des nombreux événements possibles démarre le processus.

Multiple parallèle : plusieurs événements doivent se produire pour démarrer le processus.

Message : il démarre le processus après avoir reçu un message d'un autre processus ou piscine.

Beaucoup des déclencheurs (icônes) des événements d'initiation peuvent également être trouvés dans les événements intermédiaires, qui servent à modéliser les événements qui se produisent pendant l'exécution du processus. Voir quelques exemples d'événements intermédiaires selon la notation BPMN 2.0 :

Intermédiaire (générique) : cet événement n'a pas d'action définie mais représente un changement d'état dans le processus dans la modélisation.

Message : il peut être utilisé pour l'échange de messages entre deux piscines. Dans l'implémentation d'automatisation de HEFLO, il est également utilisé pour l'envoi et la réception d'emails, les appels de services web et d'autres fonctions disponibles via des connecteurs.

Minuteur : il peut être utilisé comme événement de limite sur une tâche pour définir des flux d'exception. Il est également utilisé pour établir une contrainte de flux (par exemple, "Attendre 1 jour").

Lien : il est utilisé pour représenter graphiquement une continuation d'un flux de séquence. L'événement qui initie le "aller à" doit être de type "lancement", et l'événement de lien qui reçoit la redirection doit être de type "capture".

Signal : il peut être utilisé pour diffuser un signal ou pour écouter une diffusion dans un signal d'un événement de limite. Les signaux sont une forme de communication découplée entre les processus métier.

Conditionnel : Comme l'événement de minuteur intermédiaire, il peut être utilisé comme événement de limite (contenu dans une tâche) pour modifier le flux normal ou en dehors des tâches pour représenter une contrainte.

Parallèle : similaire aux événements conditionnels et de minuteur, mais avec la possibilité de contenir plusieurs intermédiaires, où tous les éléments contenus doivent être remplis pour que le parallèle soit déclenché.

Multiple : similaire au parallèle, mais déclenche l'événement lorsque seulement un des intermédiaires contenus est rempli.

Nous ne pouvions pas manquer d'inclure le symbole qui indique un événement final. Comme les précédents, il peut inclure de nombreux déclencheurs vus précédemment :

Fin (générique) : c'est une simple marque de la fin du processus et termine le "jeton" de flux. Il est bon de se rappeler qu'un processus peut contenir 1 ou plusieurs "jetons", qui sont des chemins parallèles.

Multiple : il est formé par plusieurs autres finisseurs, qui sont tous exécutés à la fin du processus.

Message : à la fin du processus, il effectue un lancement de message, qui peut être utilisé pour l'échange de messages entre deux piscines.

Escalade : à la fin du processus, il envoie un message d'escalade afin que les événements de capture (initiateur d'escalade ou capture intermédiaire d'escalade) initient des flux complémentaires.

Signal : il envoie une diffusion de signal afin que d'autres processus démarrent des flux via des initiateurs de signal ou des événements de capture de signal intermédiaire.

Erreur : il termine le processus et envoie un signal d'erreur pour être traité par un sous-processus d'erreur.

Terminaison : il termine le processus en fermant tous les "jetons" actifs. Cet élément est important s'il y a des chemins parallèles dans votre processus.

Compensation : il termine le processus ou le "jeton" et initie le flux de gestion de compensation, qui est utilisé pour annuler les actions précédemment effectuées dans le processus.

4- Passerelles

Exclusive : le flux suit uniquement l'un des flux sortants. Elle peut être utilisée pour représenter une déviation dans le flux.

Parallèle : le flux se divise en d'autres qui se produisent en parallèle.

Inclusive : le flux suit une condition inclusive, c'est-à-dire que pour chaque flux de séquence sortant, une formule est évaluée, et si la valeur est vraie, alors le chemin est activé. Ce type nécessite généralement l'ajout d'une deuxième passerelle inclusive pour représenter la synchronisation. Nous en parlons dans notre cours de modélisation BPMN.

Complexe : elle contrôle des conditions complexes de divergence et aussi de convergence.

Événement intermédiaire exclusif basé sur des événements : il est toujours utilisé pour diviser le flux en démarrant un processus en raison de l'occurrence exclusive de l'un des multiples événements. Il est largement utilisé pour recevoir un message d'une autre piscine.

Événement initial exclusif basé sur des événements : il est toujours utilisé pour diviser le flux en démarrant un processus en raison de l'occurrence exclusive de l'un des multiples événements.

Initial parallèle : il est utilisé pour démarrer un processus à partir de plusieurs événements. Dans ce cas, tous les événements doivent se produire pour que l'instance de processus soit générée.

Si vous êtes impatient d'approfondir votre compréhension de la modélisation des processus métier et de voir BPMN en action, nous vous invitons à regarder notre cours vidéo complet sur BPMN. Cette vidéo plonge dans le côté pratique de la modélisation, montrant comment chaque élément BPMN peut être appliqué à des scénarios réels. Que vous débutiez ou que vous cherchiez à affiner vos compétences, ce cours vous aidera à faire le lien entre la théorie et la pratique, facilitant ainsi la création de diagrammes de processus clairs et efficaces. Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer votre expertise en BPMN et d'apporter une valeur ajoutée à vos projets de gestion des processus !