Maîtriser le cycle de vie du Business Process Management
Maîtriser le cycle de vie de la gestion des processus métier est essentiel pour toute organisation souhaitant améliorer son efficacité et atteindre ses objectifs stratégiques. Dans cet article, les lecteurs peuvent s'attendre à un guide complet à travers les étapes critiques du BPM : Conception des processus, Modélisation des processus, Exécution des processus, Surveillance des processus et Optimisation des processus. Chaque section fournira des informations précieuses et des conseils pratiques pour vous aider à rationaliser les opérations, améliorer les performances et favoriser l'amélioration continue. Que vous soyez novice en BPM ou que vous cherchiez à affiner votre approche, cet article vous fournira les connaissances nécessaires pour maîtriser l'ensemble du cycle de vie du BPM.
Conception de processus
La conception de processus est une phase critique du cycle de vie de la gestion des processus métier (BPM), se concentrant sur la création de flux de travail efficaces et efficients qui s'alignent sur les objectifs organisationnels. Cette phase implique de définir le nouvel état du processus et de décrire les étapes nécessaires pour atteindre cet état. Le processus de conception doit prendre en compte divers niveaux de la hiérarchie des processus, des processus de haut niveau aux sous-processus détaillés, en veillant à ce que tous les composants fonctionnent ensemble de manière transparente.
L'un des principaux objectifs de la conception de processus est de traiter les modules ou services métier dans l'ordre de leur plus grand impact sur l'atteinte des objectifs du projet. En utilisant des modèles métier pour le contexte, l'équipe peut se concentrer d'abord sur les améliorations les plus significatives. Cette approche permet des changements isolés aux blocs de construction individuels tout en maintenant l'intégrité globale du processus. Cependant, il est essentiel de tenir compte de l'élimination complète des modules lorsqu'ils deviennent automatisés ou inutiles, car cela nécessitera de reconstruire les liens de sortie/entrée.
L'approche technique pour soutenir la conception, la construction et la mise en œuvre des améliorations métier doit être comprise à la fois par l'équipe de conception métier et l'équipe technologique. Les contraintes et les options varieront selon que la conception du processus est soutenue par la génération d'applications via une suite de gestion des processus métier (BPMS) ou d'autres systèmes comme .NET ou des applications héritées basées sur COBOL. Ces options et contraintes doivent être identifiées et définies au début du processus de conception.
Une conception de processus efficace doit être mesurable, car cette mesure déterminera en fin de compte la qualité et le succès du nouveau processus. Les processus définissent le flux d'activité et le plan de la manière dont les activités se regroupent pour produire un produit ou un service. Cependant, peu de processus en opération aujourd'hui ont été formellement conçus; la plupart ont évolué au fil du temps en fonction du besoin de "faire le travail". Cette évolution conduit souvent à des inefficacités, qui ont des implications en termes de coût et de qualité.
Pour remédier à ces inefficacités, de nombreuses organisations se tournent vers une vue de processus de l'activité, en commençant par la création de modèles "As Is" ou "État actuel". Les changements sont ensuite basés sur ces modèles, conduisant à une nouvelle conception appelée modèle "To Be" ou "État futur". Cette approche aide les organisations à comprendre leurs opérations métier réelles et comment le travail se lie à la stratégie, en conduisant un changement efficace basé sur une compréhension complète des processus.
En résumé, la conception de processus est un élément fondamental du BPM qui nécessite une compréhension détaillée des aspects à la fois métier et techniques. Elle implique la création de modèles illustrant les opérations actuelles, l'identification des améliorations et la conception de flux de travail futurs qui s'alignent sur les objectifs organisationnels. Cette approche itérative et collaborative garantit que la nouvelle conception de processus est à la fois efficace et efficiente, contribuant en fin de compte au succès de l'organisation.
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Modélisation des processus
La modélisation des processus exige un ensemble de compétences et de techniques essentielles qui permettent aux individus de comprendre, communiquer, mesurer et gérer les composants clés des processus métier. Pour les entreprises conscientes de la grande valeur de leurs processus métier, la modélisation des processus est l'activité fondamentale pour gérer l'entreprise.
Modélisation des processus métier
La modélisation des processus métier implique la création de représentations d'un processus métier existant ou proposé. Elle peut fournir une perspective de bout en bout ou une partie des processus principaux, de soutien ou de gestion d'une organisation.
Utilisation des modèles
Un modèle se réfère à une représentation simplifiée d'une chose, d'un concept ou d'une activité. Les modèles de processus sont essentiels pour :
- Améliorer et innover des processus métier à grande échelle, de bout en bout et transversaux
- Gérer la performance de ces processus métier
Certains efforts de transformation des processus commencent par le développement d'un nouveau modèle d'affaires d'abord, puis déterminent ce qui doit être fait dans l'entreprise pour mettre en œuvre le modèle d'affaires. Une approche plus holistique de la gestion des processus métier, utilisant des modèles de processus à l'échelle de l'entreprise (« architectures ») pour aligner les processus métier avec les stratégies d'affaires, devient également plus courante. Ces types d'efforts de modélisation sont mieux développés avec des méthodes descendantes.
Tendances de la modélisation des processus
La modélisation des processus doit soutenir les approches de conception « de l'extérieur vers l'intérieur » axées sur la technologie de consommation émergente et jouer un rôle plus fort dans la communication avec l'entreprise de manière très différente qu'auparavant. Cela inclut moins d'accent sur les cartes de processus et plus sur les services et capacités d'affaires. De plus, les données provenant du monde extérieur—des médias sociaux, des capteurs et de la capture mobile, appelées big data—croissent maintenant à un rythme exponentiel en volume et en importance. Combinées avec des analyses émergentes, elles transformeront les processus et les outils qui les soutiennent.
La modélisation des processus reliera mieux la stratégie à l'exécution en temps réel pour une meilleure réactivité. Au cours des prochaines années, la modélisation des processus déplacera l'accent des suites BPM du développement et de l'exécution vers un équilibre plus intégré entre la surveillance et l'exécution de la stratégie de processus. La prochaine génération de suites BPM connectera l'architecture d'affaires—modèles de capacités, flux de valeur et cartes de stratégie—à l'exécution des processus en temps réel pour mettre en évidence et recommander des améliorations pour les écarts de performance des processus critiques.
La conception basée sur les modèles doit améliorer la communication avec les parties prenantes de l'entreprise. Bien que la plupart des entreprises disposent de certains outils pour modéliser les processus métier, les parties prenantes de l'entreprise sont limitées à l'utilisation d'outils de modélisation simplifiés pour définir et documenter les processus métier. À l'avenir, les environnements de modèle à exécution amélioreront l'utilisabilité et permettront aux parties prenantes de l'entreprise de s'intégrer aux applications et services internes, avec un soutien minimal des équipes de développement d'applications traditionnelles.
La modélisation des processus traitera les données comme un citoyen de première classe des processus métier. L'explosion des big data et des analyses créera une nouvelle forme de modélisation « plus légère » alors que les organisations chercheront à tirer de la valeur d'un nombre croissant de capteurs numériques et analogiques, de médias sociaux, de systèmes financiers, d'e-mails, d'enquêtes et de centres d'appels clients.
Exécution des processus
La phase "Do" du cycle de vie PDCA (Plan-Do-Check-Act) est cruciale pour l'exécution réussie des processus métier. Cette phase implique le déploiement du processus selon les spécifications développées dans la phase "Plan" et l'engagement du processus dans les opérations.
L'exécution des processus commence par le déclenchement du processus par des événements initiaux. Ces événements peuvent être n'importe quoi, d'une commande client à une demande de service interne. Une fois déclenchés, les entrées du processus arrivent et les activités décrites dans la conception du processus sont exécutées. Chaque activité produit des sous-livrables, qui sont des sorties intermédiaires contribuant à la sortie finale du processus. Ces sorties sont ensuite générées et livrées aux destinataires prévus, complétant ainsi le cycle du processus.
Une exécution efficace des processus nécessite une structure bien définie qui comprend :
- Rôles et responsabilités : Des rôles clairement définis sont essentiels pour exécuter les activités efficacement. Chaque rôle doit avoir des responsabilités spécifiques pour garantir la responsabilité et un flux de travail fluide.
- Séquençage des activités : La séquence dans laquelle les activités sont exécutées doit être méticuleusement planifiée pour éviter les goulots d'étranglement et assurer l'achèvement en temps voulu des tâches.
- Lieu d'exécution : Identifier où chaque activité sera exécutée est crucial, surtout pour les processus qui s'étendent sur plusieurs lieux ou départements.
- Systèmes d'information : Soutenir les activités avec les bons systèmes d'information est vital pour une exécution sans faille. Ces systèmes peuvent inclure des applications fonctionnelles et des outils d'automatisation des processus métier.
De plus, l'exécution des processus est soutenue par divers outils opérationnels tels que les procédures opérationnelles standard (SOP), les aides-mémoire et les guides d'utilisation des systèmes. Ces outils fournissent les conseils et le soutien nécessaires au personnel impliqué dans l'exécution du processus.
Pour les entreprises cherchant à étendre des processus métier répétitifs et volumineux, l'utilisation d'un système BPM basé sur le cloud comme HEFLO peut être très bénéfique. HEFLO offre des outils complets pour documenter et automatiser les processus métier, garantissant une exécution efficace et efficiente des processus.
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Une fois le processus déployé dans les opérations, une surveillance et une évaluation continues sont essentielles pour s'assurer que le processus est exécuté comme prévu et répond aux attentes de performance. Cela implique la création et la mise en œuvre de mécanismes de surveillance de la performance des processus, de tableaux de bord de performance et de mécanismes d'escalade pour traiter rapidement tout problème.
Surveillance des processus
La surveillance des processus implique l'évaluation continue des processus métier pour s'assurer qu'ils répondent aux indicateurs de performance et aux objectifs de l'organisation. Une surveillance efficace des processus permet aux organisations d'identifier les écarts en temps réel et de prendre des mesures correctives rapidement.
La manière dont vous recueillez, gérez et utilisez l'information déterminera si vous gagnez ou perdez. Bill Gates
Un des principaux outils utilisés dans la surveillance des processus est les systèmes de surveillance en temps réel. Ces systèmes fournissent un retour immédiat sur la performance des processus, permettant aux organisations de prendre des décisions basées sur les données. Par exemple, si un processus ne répond pas à ses objectifs de performance, les données en temps réel peuvent aider à identifier l'étape exacte où le problème se produit, permettant une intervention rapide.
L'analyse déclenchée par des événements est un autre aspect essentiel de la surveillance des processus. Divers événements, tels que les mises à jour de la planification stratégique, les problèmes de performance ou l'introduction de nouvelles technologies, peuvent déclencher un besoin d'analyse des processus. Par exemple, lorsqu'une entreprise met à jour son plan stratégique, elle peut avoir besoin de réviser ses processus pour les aligner sur les nouveaux objectifs organisationnels. De même, des problèmes de performance comme une qualité de produit inacceptable ou des écarts réglementaires nécessitent une analyse approfondie des processus pour identifier et rectifier les causes profondes.
De plus, la surveillance des processus soutient les initiatives d'amélioration continue. En mesurant constamment la performance des processus par rapport à des indicateurs prédéfinis, les organisations peuvent identifier des domaines à améliorer et mettre en œuvre des changements pour accroître l'efficacité et l'efficience. Ce cycle continu de surveillance et d'amélioration est crucial pour maintenir une haute performance des processus et atteindre un succès commercial à long terme.
Dans le contexte du BPM, des outils comme HEFLO peuvent être instrumentaux pour documenter et automatiser les processus métier, facilitant ainsi une surveillance efficace des processus et une amélioration continue. Pour plus d'informations, visitez HEFLO.
Optimisation des processus
L'optimisation des processus s'efforce d'améliorer l'efficacité et l'efficience des processus métier. Cette phase implique une série d'activités conçues pour affiner et améliorer les processus afin d'atteindre des performances optimales et de fournir une valeur maximale aux clients.
L'un des cadres fondamentaux pour l'optimisation des processus est le cycle Plan-Do-Check-Act (PDCA), popularisé par le Dr W. Edwards Deming. Ce cycle itératif assure une amélioration continue et une adaptation des processus en réponse aux environnements commerciaux changeants. Le cycle PDCA est appliqué aux processus individuels ainsi qu'à la gestion globale de tous les processus primaires, de support et de gestion au sein d'une entreprise.
Phase de planification
Dans la phase de planification, une planification stratégique est réalisée pour aligner les objectifs commerciaux avec les besoins du marché. Cela implique :
- Planification stratégique : S'assurer que les objectifs stratégiques sont alignés avec les besoins du marché et que les stratégies résultantes sont liées aux capacités sous-jacentes, aux processus, aux fonctions et aux technologies.
- Architecture d'entreprise : Incorporer les disciplines de l'architecture métier, de l'information, des applications et de la technologie pour identifier les composants organisationnels critiques et optimiser leurs relations.
- Planification de la transformation : Conduire les stratégies organisationnelles à travers l'architecture pour atteindre des modèles opérationnels futurs optimaux et réalisables et des feuilles de route.
Phase de réalisation
Durant la phase de réalisation, des activités détaillées de conception, de construction et de déploiement des processus sont menées. Les capacités clés incluent :
- Gestion de portefeuille : Séquencer, initier et gérer l'exécution de grands portefeuilles d'initiatives centrées sur les affaires et la technologie.
- Gestion de projet : Gérer des initiatives individuelles centrées sur les affaires et la technologie au sein des portefeuilles de projets.
- Gestion du changement organisationnel : Préparer et soutenir l'organisation à travers le changement, et surveiller et évaluer en continu la capacité de l'organisation à changer.
Phase de vérification
Dans la phase de vérification, des capacités de surveillance et de reporting des performances sont développées pour évaluer les performances des processus en temps réel et quasi réel. Cela inclut :
- Surveillance des performances : Évaluer les performances des processus et leur impact sur la livraison de valeur aux clients, et collecter des données pour les futures initiatives de changement commercial et d'amélioration continue.
- Reporting des performances : S'assurer que les informations appropriées sur les performances des processus et le soutien à la décision sont disponibles au bon moment et au bon niveau de détail pour les rôles à tous les niveaux de l'organisation.
Phase d'action
La phase d'action se concentre sur la réponse au changement et l'amélioration continue. Les activités clés incluent :
- Analyse des processus métier : Évaluer si les performances des processus répondent aux attentes et identifier les problèmes potentiels ou les opportunités d'amélioration.
- Réponse au changement et amélioration continue : Recevoir, évaluer, prioriser et agir sur les écarts de performance à court et à long terme et les opportunités d'amélioration des processus.
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En conclusion, en comprenant et en mettant en œuvre efficacement chaque phase—conception, modélisation, exécution, surveillance et optimisation—les entreprises peuvent rationaliser leurs processus, améliorer leur efficacité et s'adapter aux demandes du marché en constante évolution. Adopter le cycle de vie de la gestion des processus métier (BPM) non seulement favorise l'amélioration continue, mais aussi encourage une culture d'innovation et d'agilité, positionnant les entreprises pour un succès à long terme dans un paysage concurrentiel.
