Subprocessos BPMN: Entenda e Organize Seus Diagramas

À medida que os processos de negócio se tornam mais complexos, subprocessos tornam-se essenciais para manter a clareza, modularidade e reutilização. Neste artigo, você aprenderá o que são subprocessos em BPMN, quando usar cada tipo e como aplicá-los de forma eficaz.

O que é um subprocesso em BPMN?

Um subprocesso é uma atividade composta — em outras palavras, representa uma sequência de tarefas agrupadas que são tratadas como um único passo no processo principal. Em vez de mostrar todas as atividades de uma vez, o modelo exibe apenas o bloco de subprocesso, com detalhes disponíveis para aqueles que desejam expandi-lo ou analisá-lo separadamente. Subprocessos ajudam a: - Dividir grandes processos em partes mais gerenciáveis; - Reutilizar lógica comum; - Tornar os diagramas mais fáceis de ler e manter.

Benefícios de usar subprocessos

Subprocessos são aliados estratégicos na modelagem de processos porque promovem clareza, modularidade e padronização. Ao organizar um processo em partes menores e coesas, você melhora a comunicação entre as equipes e torna o modelo mais fácil de manter e evoluir ao longo do tempo.

• Organização: Mantém o processo principal limpo ao agrupar atividades relacionadas em blocos.
• Foco: Permite que as responsabilidades sejam divididas entre áreas ou equipes, facilitando a delegação e o entendimento.
• Padronização: Possibilita a reutilização consistente de fluxos que se repetem em diferentes partes do negócio.
• Governança: Melhora o controle sobre partes críticas do processo, apoiando a manutenção e a auditabilidade.

Tipos de Subprocessos BPMN 2.0

Ao modelar um processo de negócio, é comum identificar partes que merecem mais detalhes ou agrupamento lógico. O BPMN 2.0 oferece diferentes tipos de subprocessos para esse propósito, cada um com um papel específico. Compreender essas variações é essencial para representar seu processo de forma clara e precisa.

A tabela abaixo fornece uma visão geral dos principais tipos:

Subprocesso Embutido

Um subprocesso embutido é o subprocesso mais direto em BPMN. Ele é modelado dentro do mesmo diagrama de processo, o que significa que suas tarefas internas estão totalmente contidas dentro do processo pai.

Características principais:

• Parte do processo principal, com eventos de início e fim integrados.
• Pode ser representado de duas maneiras:
  • Colapsado: um retângulo com um ícone de “+” no centro.
  • Expandido: mostra todas as tarefas internas diretamente no diagrama.
• Ideal para detalhar uma seção do processo sem criar um novo diagrama.
• Não pode ser reutilizado em outros processos.

✅ Quando usar:

• Quando as tarefas estão intimamente relacionadas ao processo principal.
• Para melhorar a legibilidade do diagrama agrupando ações relacionadas.
• Quando a reutilização em outros fluxos não é necessária.

Exemplo:

Em um processo de "Registro de Novo Cliente", tarefas como verificar documentos, validar dados e aprovar o registro podem ser agrupadas em um subprocesso embutido chamado "Verificar e Aprovar Cliente".

Atividade de Chamada: o verdadeiro "subprocesso reutilizável"

No BPMN 2.0, o elemento oficial para reutilização é chamado de Atividade de Chamada.

💡 O que é isso?
Uma Atividade de Chamada é uma atividade que invoca um processo separado, que pode ser reutilizado em diferentes processos ou em múltiplos pontos dentro do mesmo.

Isso é ideal para centralizar subprocessos recorrentes, tais como:

• “Aprovar Solicitação”
• “Emitir Fatura”
• “Validar Dados do Cliente”

Benefícios da Atividade de Chamada:

• Permite a padronização de subprocessos críticos em toda a organização.
• Suporta a manutenção centralizada: alterar o processo chamado o atualiza em todos os lugares onde é usado.
• Reduz a redundância e a inconsistência lógica entre departamentos.

Subprocesso de Evento

O Subprocesso de Evento foi introduzido no BPMN 2.0 (lançado oficialmente em 2011) e representa um subprocesso que não faz parte do fluxo de sequência principal, mas pode ser acionado quando um evento específico ocorre — como uma mensagem, uma condição de tempo ou um erro.

🌟 Casos de uso típicos

⚠️ Interrompendo vs Não interrompendo

• Interrompendo: Para o fluxo do processo principal quando acionado.
• Não interrompendo: Executa em paralelo sem afetar o processo em andamento.

Você pode identificar isso pela linha do evento de início:

• Linha sólida = interrompendo
• Linha tracejada = não interrompendo

Exemplo:

Em um Processo de Aprovação, se nenhuma resposta for recebida dentro de 5 dias úteis, um Subprocesso de Evento de Temporizador pode enviar um alerta para o gerente e fechar automaticamente a solicitação.

✅ Quando usar:

• Para lidar com exceções, atrasos ou eventos externos.
• Para modelar ações que dependem de eventos paralelos.
• Quando é necessário monitoramento automático e resposta.

Subprocesso Ad-Hoc: quando a ordem das tarefas não importa

O Subprocesso Ad-Hoc é usado quando as tarefas internas podem ser executadas em qualquer ordem, ou até mesmo opcionalmente, dependendo do contexto ou do julgamento humano.

Características principais:

• Sem sequência explícita entre as tarefas.
• As atividades podem ser realizadas parcialmente, totalmente ou serem puladas.
• Ideal para processos criativos, colaborativos ou exploratórios.

✅ Quando usar:

• Em contextos sem sequência predefinida.
• Para modelar fluxos de trabalho informais ou criativos.
• Quando os participantes decidem o que fazer, quando e se devem fazê-lo.

Exemplo:

Em um subprocesso chamado “Planejar Evento Corporativo”, tarefas como:

• Escolher local
• Definir palestrantes
• Planejar refrescos
• Desenhar materiais promocionais

...podem acontecer em qualquer ordem ou simultaneamente. O importante é que todas sejam concluídas antes do evento, mas a ordem depende da equipe.

Subprocesso Transacional: para operações controladas em múltiplas etapas

O Subprocesso Transacional é usado quando você precisa garantir que um grupo de atividades seja concluído como uma unidade — ou todas têm sucesso, ou nenhuma tem. Este tipo de subprocesso representa uma transação no sentido de negócio e é útil quando você deseja modelar o comportamento de commit/rollback.

Características principais:

• Encapsula atividades que devem ter sucesso juntas.
• Pode ser abortado, revertido ou confirmado usando eventos intermediários.
• Usado em processos que requerem compensação ou tratamento de erros se algo der errado.

✅ Quando usar:

• Para operações financeiras ou legais onde conclusão parcial não é aceitável.
• Quando a falha de uma etapa requer desfazer etapas anteriores.
• Quando você deseja modelar explicitamente limites de commit/cancelamento.

Exemplo:

Em um processo de Aprovação de Empréstimo, você pode ter um subprocesso transacional para “Assinar Contrato e Liberar Fundos.” Se o contrato não for assinado, quaisquer preparações (como reservar fundos) devem ser desfeitas — modeladas como um fluxo de compensação.

Melhores práticas ao usar subprocessos

• Use subprocessos para agrupar tarefas logicamente relacionadas.
• Prefira Atividades de Chamada quando o mesmo fluxo precisar ser reutilizado.
• Use Subprocessos de Evento para lidar com exceções, atrasos e interrupções.
• Nomeie subprocessos claramente usando verbo + complemento: "Revisar Aplicação", "Registrar Solicitação".
• Documente processos chamados em Atividades de Chamada — incluindo versão, proprietário e propósito.

Exemplos práticos

Em um processo de “Solicitação de Material” da imagem abaixo, o subprocesso “Gerenciar Separação de Pedidos e Entrega” lida com todas as tarefas desde a separação dos itens até o envio ao solicitante.

Se você expandir o subprocesso, poderá ver todas as tarefas internas que compõem esse fluxo — proporcionando clareza enquanto mantém o processo principal conciso.

Em outro exemplo, há duas Atividades de Chamada: "Registrar Fornecedores" e "Receber Bens Comprados".

Quando você navega para o processo por trás de "Registrar Fornecedores", pode ver todo o fluxo do subprocesso.

O que é interessante aqui é que o processo chamado começa com um evento de início de mensagem simples, o que significa que pode ser iniciado manualmente a qualquer momento. Isso adiciona maior flexibilidade ao design geral, pois o subprocesso também pode operar de forma independente quando necessário.

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Perguntas Frequentes (FAQ) sobre subprocessos BPMN

Qual é a principal diferença entre um Subprocesso Incorporado e uma Atividade de Chamada?

Um Subprocesso Incorporado é definido e detalhado diretamente dentro do mesmo diagrama, enquanto uma Atividade de Chamada referencia um processo separado que pode ser reutilizado em outros diagramas.

Uma Atividade de Chamada pode chamar a si mesma?

Não. O BPMN não suporta invocação recursiva de processos. Uma Atividade de Chamada deve referenciar outro processo distinto.

O que acontece se um Subprocesso de Evento e o processo principal ocorrerem ao mesmo tempo?

Se o Subprocesso de Evento for interrompido, ele interromperá o fluxo principal. Se for não interrompido, ele será executado em paralelo sem afetar o processo principal.

Como sei quando usar um Subprocesso Transacional?

Use-o quando o subprocesso deve ser concluído inteiramente ou revertido. É ideal para operações financeiras, legais ou sensíveis.

Um Subprocesso Ad-Hoc é apenas um grupo de tarefas?

Não exatamente. Embora agrupe tarefas, a distinção chave é que ele não define uma sequência — a ordem de execução é flexível ou deixada para os participantes.

Subprocessos podem conter outros subprocessos?

Sim. O BPMN permite aninhamento de subprocessos. Um Subprocesso Incorporado, por exemplo, pode conter outro subprocesso dentro dele.

Conclusão

Subprocessos são essenciais para criar modelos BPMN claros, estruturados e eficazes. Ao entender as diferentes opções — incorporado, orientado a eventos, reutilizável, ad-hoc e transacional — você ganha a flexibilidade para representar desde rotinas simples até exceções complexas e fluxos colaborativos.

Escolher o tipo certo de subprocesso torna o processo mais compreensível para todos os envolvidos e mais fácil de manter ao longo do tempo. Além disso, boas práticas em torno da documentação e reutilização ajudam a padronizar e fortalecer a governança em seus processos de negócio.