Démystifier la RPA : Un guide pour implémenter l'automatisation des processus robotiques dans votre entreprise
Non, ne vous inquiétez pas, nous ne parlons pas de robots humanoïdes se promenant dans votre entreprise !
Ce qui se passe, c'est qu'avec la transformation numérique générant de véritables révolutions des processus métier, un objectif pour les organisations est devenu de faire en sorte que leurs employés utilisent leur temps et leur énergie au maximum pour accomplir des tâches qui sont vraiment importantes et nécessitent une "touche humaine".
Il est nécessaire d'engager votre équipe à se consacrer à tout ce qui fait vraiment la différence dans leurs rôles respectifs lorsqu'il est effectué par des personnes.
RPA - Robotic Process Automation - est apparu comme une innovation technologique pour automatiser des processus qui auparavant ne pouvaient être réalisés qu'avec une intervention humaine, afin d'augmenter la productivité de l'entreprise.
Ainsi, certaines tâches répétitives qui ne pouvaient pas encore être effectuées par des systèmes (car elles nécessitaient un apprentissage continu et une prise de décision, par exemple), sont réalisées de cette manière (et avec moins d'erreurs).
Les employés qui leur étaient dédiés ont maintenant plus de temps libre pour d'autres activités que - pour l'instant - seuls les humains peuvent faire correctement.
De cette manière, nous ajoutons plus de valeur à la fois à l'entreprise et à la livraison finale au client.
Maintenant que vous savez que vous n'aurez pas besoin de saluer des collègues de travail Android en arrivant au travail, découvrez comment rationaliser les opérations, réduire les coûts et révolutionner le quotidien de votre entreprise avec RPA.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus robotiques (RPA) ?
RPA, ou automatisation des processus robotiques, est une application technologique de l'automatisation des processus qui utilise des logiciels "robots".
Son objectif est de remplacer les tâches très répétitives, de faible importance ou opérationnelles de l'entreprise.
RPA "imite" la performance d'un être humain effectuant des activités sur un ordinateur.
Il dispose d'une interface intuitive de création de tâches avec des capacités de glisser-déposer, vous permettant de définir la séquence de clics et de commandes qu'une personne utiliserait lors de l'automatisation du logiciel. Voici un exemple dans AutoMate :
Source : AutoMate
De cette manière, le logiciel peut répéter ces processus de manière autonome, à grande vitesse et autant de fois que nécessaire.
Ainsi, les employés pourront se consacrer à des tâches vraiment importantes pour le métier de l'organisation.
Quels sont les différenciateurs par rapport aux autres formes d'automatisation ?
RPA (Robotic Process Automation) possède des caractéristiques qui le distinguent des autres types d'outils d'automatisation des processus métier.
Une des principales raisons est que RPA offre une plus grande flexibilité et adaptabilité à différents types de processus.
Tout peut être automatisé sans besoin d'intervention humaine.
Ainsi, les logiciels "robots" sont capables de résoudre les problèmes sans interruption.
De plus, d'autres formes plus traditionnelles d'automatisation nécessitent un suivi constant d'un collaborateur.
RPA (Robotic Process Automation) - Exemples d'utilisation
RPA - Robotic Process Automation - a des exemples d'utilisation assez larges dans une organisation, et peut être appliqué à une variété de processus.
Les options peuvent varier de basiques, comme l'envoi d'un e-mail automatisé, à plus complexes, avec l'adoption de milliers de bots, chacun ayant une fonction spécifique.
Un des exemples les plus couramment utilisés de RPA - Robotic Process Automation - est les plateformes de service client.
Dans un centre d'appels, la technologie est responsable de l'enregistrement des mises à jour, de la vérification des commandes, de l'ouverture des historiques de données clients, etc.
De plus, RPA peut également aider dans des activités telles que :
- Comptes à recevoir
- Traitement des commandes
- Envoi de notifications
- Mise à jour des profils clients et employés
- Fermeture de comptes frauduleux
- Génération de rapports de conformité
- Exploitation des applications
- Réalisation de calculs complexes
- Gestion de la base de données des talents RH
- Enregistrement, modification, validation et analyse des données de l'entreprise
- Surveillance des tâches automatisées
Comment l'implémenter ?
Il est important de noter que RPA est une technologie complète et peut être utilisée dans plusieurs types d'entreprises, elle n'est pas exclusivement réservée aux grandes entreprises, elle est également utilisée dans les petites et moyennes entreprises.
Pour implémenter cette nouvelle technologie, vous devez suivre 4 étapes :
1- Lister les besoins de l'entreprise
Tout d'abord, il est nécessaire d'analyser quels processus de votre entreprise peuvent bénéficier de la mise en œuvre de l'outil.
Il est important de noter que la robotisation se produira à certains points de votre processus. Elle peut être utilisée pour démarrer un processus de travail ou pour mettre en œuvre un service ou une demande.
Identifiez les processus qui comportent des tâches humaines à faible valeur ajoutée ou qui ont un grand nombre d'occurrences dont l'exécution humaine est inefficace ou met le processus en danger.
2- Choisir le fournisseur
Établissez les critères et les exigences pour choisir le fournisseur de RPA qui correspond le mieux à votre entreprise.
Vous pouvez prendre en compte des questions telles que les spécifications techniques, les fonctionnalités différenciées ou les prix qui correspondent à vos revenus.
Il est utile de demander des présentations du produit, afin de pouvoir implémenter celui qui convient le mieux.
3- Implémenter le logiciel
Après avoir choisi le fournisseur le plus approprié, il est temps de mettre le logiciel en action.
À ce stade, il est nécessaire de s'assurer que vos employés sont formés à l'utilisation du RPA.
Après tout, il ne sert à rien d'acheter un logiciel que personne ne sait utiliser.
Pour cela, vous devrez préparer votre personnel informatique.
De plus, il est essentiel que les activités initiales d'application du logiciel soient documentées pour générer des enregistrements que vous pourrez analyser.
Par conséquent, c'est à travers ces déclarations que des problèmes possibles, des besoins de modifications ou des exigences supplémentaires seront détectés.
Donc, cette troisième étape est le moment de tester vous-même, de faire des erreurs et de les résoudre.
4- Gérer le cycle de vie du RPA
Après l'étape de test précédente, il est temps de déployer la solution RPA que vous considérez réussie.
C'est la manière étape par étape de mettre en pratique les stratégies établies et la gestion du changement.
Vous devez faire toute cette planification pour garantir les résultats que vous attendez lors de la mise en œuvre du logiciel.
Quels sont les avantages ?
1- Automatisation des tâches quotidiennes
En ayant un RPA, vos employés ne perdront plus de temps et d'énergie sur des activités peu importantes ou répétitives.
Par exemple : Lors de la mise à jour des dossiers clients, imaginez combien de temps un employé perd à vérifier chaque élément pour s'assurer qu'aucune donnée ne manque, puis à entrer les informations manuellement.
RPA indique les champs manquants pour chaque profil.
Ainsi, les employés sauront exactement ce qu'ils doivent faire et passeront beaucoup moins de temps à accomplir la tâche.
2- Employés plus concentrés sur ce qui compte vraiment
En permettant aux logiciels "robots" d'effectuer des tâches banales, les employés peuvent se consacrer à des activités qui comptent vraiment dans leur travail, des tâches qui nécessitent davantage leur intellect et leurs compétences personnelles.
Ce sont des activités qui demandent de la créativité, de l'innovation et qui ont un grand impact sur votre entreprise.
3- Augmentation de la motivation et de la productivité
Les employés qui peuvent passer moins de temps sur des activités répétitives et ennuyeuses ont tendance à être plus motivés et productifs, démontrant un plus grand engagement envers leur travail.
4- Moins d'erreurs dans les processus
Les erreurs humaines sont beaucoup plus courantes et fréquentes par rapport à la performance des nouvelles technologies.
Il en va de même pour RPA : Il n'oublie pas les données et ne les copie pas de manière incorrecte.
5- Analyses facilitées et bien structurées
RPA est capable d'agir presque comme une personne en ce qui concerne l'analyse.
Il peut compiler et interpréter les données stockées en temps réel tout en générant des informations.
RPA stocke et enregistre, en détail, chaque activité.
Ainsi, les gestionnaires auront une base de données plus concrète et robuste pour analyser les processus de l'entreprise, ayant une meilleure vue de ce qui se passe dans l'organisation.
6- Réduction des coûts
En automatisant les processus, RPA réduit le besoin de plus d'employés ou de services externalisés.
Par conséquent, l'équipe devient "plus légère", vous réduisez vos coûts opérationnels et l'équipe réalise les activités plus rapidement.
Les prévisions de Gartner suggèrent que d'ici 2020, les systèmes d'automatisation réduiront le besoin d'employés dans les centres de services partagés de 65 %.
7- Amélioration de la communication
Vous pouvez utiliser cette technologie pour gérer l'interaction d'une entreprise avec les clients et autres parties prenantes.
Elle peut aider, par exemple, à contrôler l'agenda des contacts clients et à envoyer des messages automatiques, offrant des produits ou alertant sur des promotions.
8- Intégration avec d'autres outils et systèmes
Vous vous inquiétez des systèmes avec lesquels votre équipe est déjà habituée à travailler ?
Ce n'est pas nécessaire : RPA Robotic Process Automation offre une bonne intégration avec d'autres systèmes, tels que ERP, applications cloud, BPM et autres.
Conseils utiles
La mise en œuvre d'une technologie innovante telle que la RPA nécessite des investissements
Employer la RPA n'est pas exactement bon marché.
Mais, la RPA (Automatisation des Processus Robotiques) a l'avantage de réduire les coûts.
Alors, considérez les réductions de coûts et faites une comparaison avec le montant que vous devrez investir.
Généralement, ces économies de coûts compensent le prix plus élevé de cette technologie.
Mais d'abord, étudiez les changements et la culture organisationnelle que vous allez employer dans votre entreprise et si vous serez prêt à faire ces changements nécessaires.
Ne pensez pas seulement aux réductions de coûts
Réduire les coûts est une préoccupation de pratiquement toutes les entreprises. Et l'efficacité de la RPA est étroitement liée à ce facteur.
Cependant, cela ne devrait pas être le seul objectif pour déployer cette technologie dans votre entreprise.
Pour décider d'adopter le logiciel, il est essentiel d'avoir comme objectif réel le besoin d'améliorer les résultats de votre organisation.
Les experts soulignent qu'en 2019, les processus d'automatisation auront un faible impact sur la croissance de 50 % des entreprises qui les adoptent avec un objectif de réduction des coûts.
Mettez à jour votre équipe
Le logiciel exige une formation et des connaissances sur son fonctionnement.
Alors soyez conscient que vous devrez investir dans ce domaine pour obtenir les bons résultats.
Promouvez l'amélioration continue
Vous pouvez augmenter la portée de la RPA (Automatisation des Processus Robotiques) comme bon vous semble.
Par conséquent, ne restez pas statique : continuez à évaluer les résultats et même à automatiser davantage d'activités de manière progressive.
