El método 5W2H: aprende cómo crear un plan de acción simple
¿Necesitas comenzar un proyecto y no sabes cómo organizarlo?
¿Tienes dificultades para crear un plan de acción eficiente, integrar al equipo, establecer las tareas necesarias y lograr excelentes resultados?
¿Has oído hablar del método 5W2H? ¿Sabes qué es?
El método 5W2H es una de las herramientas de gestión más eficientes que existen y, por increíble que parezca, una de las más simples y fáciles de usar.
¿Sabes qué es 5W2H? Esta combinación de letras y números no es más que un plan de acción calificado estructurado en etapas prácticas y bien definidas.
En un universo dinámico y extremadamente competitivo como el de los negocios, tanto las actividades como las comunicaciones internas necesitan ser rápidas y ágiles. Y los errores en la transmisión de cierta información pueden generar innumerables pérdidas.
Es precisamente por esta razón que se creó el método 5W2H, porque aclara completamente cualquier posible duda que pueda surgir sobre cualquier proceso de negocio implementado en una empresa.
En este post, descubrirás exactamente cómo hacer el 5W2H, y tendrás acceso a algunas plantillas de 5W2H e incluso algunos ejemplos de 5W2H para inspirarte.
¿Estás listo?
¡Entonces, vamos!
¿Por qué se llama el método 5W2H?
A primera vista, puede parecer complicado, pero es realmente todo lo contrario.
El método 5W2H se llama así para simplificar las pautas involucradas en cada fase del plan de acción que propone.
¿Sabes qué es 5W2H?
¡Es fácil! Estas son las siete preguntas que representa. Cinco comienzan con W y 2 con H.
Revisa estas preguntas:
- ¿Qué?
- ¿Por qué?
- ¿Dónde?
- ¿Cuándo?
- ¿Quién?
- ¿Cómo?
- ¿Cuánto?
Consulta una tabla simplificada de 5W2H a continuación. Esta es una breve explicación de cada una de las preguntas, en el orden en que deben ser analizadas:
| ¿Qué? | ¿Qué se hará? | acción, pasos, descripción |
| ¿Por qué? | ¿Por qué se hará? | justificación, razón |
| ¿Dónde? | ¿Dónde se hará? | ubicación |
| ¿Cuándo? | ¿Cuándo se hará? | tiempo, fechas, plazos |
| ¿Quién? | ¿Por quién se hará? | responsabilidad de la acción |
| ¿Cómo? | ¿Cómo se hará? | método, proceso |
| ¿Cuánto? | ¿Cuánto costará hacerlo? | costo o gastos involucrados |
Como habrás notado, cada paso de la matriz 5W2H se refiere a una pregunta diferente, y la respuesta a cada pregunta es el desencadenante para la siguiente pregunta.
Genial, ¿verdad? Una forma práctica y eficiente de organizar tus planes de acción.
En resumen, es una herramienta administrativa efectiva. Y debido a su simplicidad, puede ser utilizada por pequeñas, medianas y grandes empresas que deseen registrar de manera ordenada y sistemática sus acciones y flujos de trabajo, desde la simple programación de reuniones hasta las ejecuciones de proyectos más complejas.
¿Y sabes quién creó la herramienta 5W2H? ¡Fue japonés! Siempre buscando formas prácticas e intuitivas de organizar las cosas ...
El 5W2H es una herramienta bien utilizada para la creación de planes de acción, aunque no es la única forma de hacerlo. Mira este video que ofrece otros consejos sobre cómo crear un plan de acción para un proyecto empresarial:
Así es como se usa correctamente el método 5W2H
Para la correcta aplicación del método 5W2H, antes de comenzar la hoja de trabajo, los gerentes deben indicar a través de la planificación estratégica, respuestas previamente preparadas a los problemas que desean resolver.
Si es necesario, pueden preguntar a los empleados directa o indirectamente involucrados en el equipo de trabajo, a través de actividades como la lluvia de ideas, por ejemplo. Pero es necesario tener en cuenta tres temas esenciales:
- Siempre mantén el enfoque en la causa de los problemas, no en los efectos eventuales que han causado. Es decir, intenta crear soluciones definitivas en lugar de paliativas.
- Las soluciones implementadas a través del método 5W2H deben ser lo más objetivas posible, evitando efectos secundarios que puedan requerir acciones adicionales para suprimirlos.
- Nunca te conformes con la primera buena idea: propone varios enfoques para las diferentes situaciones analizadas, aumentando así tus opciones y alcance.
Descubre cómo responder a cada pregunta en un formulario 5W2H
Responder a las preguntas en un plan de acción 5W2H puede ser simple, pero requiere cierto cuidado.
Si las respuestas son demasiado vagas, será difícil para el personal entender lo que realmente se espera de cada uno de ellos.
Así que aquí hay algunos consejos sobre cómo completar las preguntas en un diagrama 5W2H.
Veamos:
¿Qué?
La respuesta a esta pregunta corresponde al alcance del proyecto y la tarea específica de cada miembro del equipo.
Eso es porque puedes crear tu formulario 5W2H reservando una línea para el proyecto en su conjunto, ayudando a los miembros a entender su contexto.
Luego crea una línea para cada empleado y complétala con lo que deben hacer.
Así que si el alcance del proyecto es desarrollar un nuevo diseño para la sala de reuniones, las obligaciones de los miembros - lo que deben hacer - pueden ser:
- Medir y dibujar el plano de planta.
- Cotizar el nuevo mobiliario.
- Diseñar la red eléctrica, con los lugares para lámparas, luces, enchufes, etc.
¿Por qué?
Esta es una de las respuestas más importantes.
En relación con el proyecto, le da sentido. Así que en el ejemplo anterior, la razón para rehacer el diseño de la sala de reuniones puede ser acomodar a más personas y tener instalaciones adecuadas para nuevos equipos multimedia.
De la misma manera, para cada colaborador del proyecto, define la razón para ejecutar sus tareas.
Por ejemplo: ¿Por qué dibujar el diseño de la sala de reuniones? Para poder dimensionar mejor la selección de muebles.
¿Dónde?
El lugar donde sucederán las cosas y también donde el proyecto "tendrá efecto".
Así, un entorno virtual puede ser indicado como el lugar donde ocurrirán las discusiones y debates sobre el proyecto, como en un canal del software de comunicación corporativa Slack, por ejemplo.
En el caso de un proyecto que involucra varios departamentos o incluso empresas, definir dónde se llevarán a cabo las reuniones de trabajo es crítico.
Finalmente, el lugar donde las acciones tendrán efecto también ayuda a los empleados a entender las consecuencias de sus actividades.
Así que en nuestro ejemplo, el plano de la sala de reuniones se compartirá en el drive empresarial de Google pero se implementará en la misma sala que representa.
¿Cuándo?
Simplemente establecer una fecha de inicio y fin para el proyecto puede no ser suficiente.
Idealmente, se debe crear una línea de tiempo, que puede adjuntarse a la tabla 5W2H.
Así, para cada empleado, indica cuándo deben comenzar y entregar su tarea, o más de una tarea, de hecho.
Si es necesario, define hitos con entregas intermedias para evitar acumular actividades al final del período de entrega.
¿Quién?
Obviamente, se refiere a aquellos que son responsables de llevar a cabo cada tarea. En algunos casos, puede ser que algunos de los empleados trabajen juntos en alguna actividad. Esto debe ser claramente señalado para evitar que dos personas hagan lo mismo, en lugar de ayudar a uno a hacer la tarea de manera colaborativa.
¿Cómo?
Explicar el "cómo" implica varias posibilidades.
Puede ser una descripción detallada de cómo quieres que se realicen las tareas, por ejemplo: Medir la sala usando una cinta métrica.
Pero la mayoría de las veces, se trata de definir qué software, metodologías e incluso notaciones se utilizarán.
Veamos más ejemplos:
- Haz el diagrama usando software "gráfico". Sugiero BPMN como una buena notación, y puedes ver una herramienta de modelado gratuita aquí.
- Desarrolla el plan del proyecto usando la metodología 5W2H.
- Dibuja los diagramas de proceso usando la notación BPMN.
De esta manera, todos "hablarán el mismo idioma" y evitarán confusiones cuando se trate de integrar tareas, resultando en que sean sin sentido o inútiles.
Imagina, en nuestro ejemplo de diseño de la sala de reuniones, que la persona encargada de decidir dónde se colocarán los muebles recibe el plano en un programa que no puede abrir en su computadora.
Si las cosas se aclaran, este tipo de problema no ocurrirá.
¿Cuánto?
Finalmente llegamos al presupuesto del proyecto.
Así, además de una estimación de cuánto costará, es importante definir la cantidad a la que cada participante tendrá derecho individualmente.
Idealmente, se deben establecer fechas de rendición de cuentas para ver si se está siguiendo el presupuesto.
Esta publicación también puede interesarte: 10 consejos de productividad de gerentes exitosos.
¿Quieres usar el método 5W2H en un proyecto de mapeo de proceso de negocio? Usa esta plantilla que hemos preparado para ti:
Ejemplos del método 5W2H
Para facilitar aún más la comprensión, eche un vistazo a este modelo 5W2H. Este es un informe 5W2H ya completado:
¿Hacemos nuestro propio ejemplo de plan de acción 5W2H?
Imagina que quieres comprar nuevas computadoras para el equipo de ventas. Hagamos un plan de acción para que la persona encargada sepa exactamente qué hacer:
- ¿Qué?: Obtener cotizaciones para 10 nuevas computadoras de al menos 5 vendedores diferentes.
- ¿Por qué?: Las computadoras actuales están al final de su vida útil, son lentas y obsoletas.
- ¿Dónde?: Departamento de ventas.
- ¿Cuándo?: Para fin de mes.
- ¿Quién?: Peter Smith.
- ¿Cómo?: Buscar en internet y luego llamar para negociar en persona.
- ¿Cuánto?: Un máximo del 5% del presupuesto anual de TI.
¿Puedes ver cómo debería estar claro para Peter Smith lo que necesita hacer? ¿Plazos, alcance, razones y todo lo demás?
Entonces, al hacer tu plan de acción, idealmente deberías usar una tabla, un formulario 5W2H donde las responsabilidades y las respuestas a las preguntas para cada miembro del equipo sean muy claras para todos.
En este caso, si un empleado depende de que otro complete una tarea para que puedan comenzar la suya, puede agotar la eficiencia de ese empleado.
De la misma manera, si alguien nota que puede ayudar a otros a realizar sus tareas, puede surgir cierta sinergia en el grupo.
¿Todavía no te queda muy claro cómo hacer un análisis 5W2H o cómo usar el método 5W2H al crear tu plan de acción? Si es así, mira este video:
