10 Dicas de Produtividade de Gestores de Alto Desempenho

Os resultados de toda empresa dependem de seus funcionários e de como eles desempenham suas tarefas.

E para isso, o papel dos gestores é essencial.

Afinal, não há como aumentar a produtividade - o verdadeiro sonho comum do mundo corporativo - sem passar por uma gestão eficaz que todos saibam como conduzir o processo de negócio.

É como em um time de futebol: para que o clube seja vitorioso, é essencial ter um treinador que saiba extrair o melhor tanto de seus jogadores quanto de si mesmo.

Mas como aumentar a produtividade nas empresas?

Essa é uma das questões que mais preocupam os gestores.

Além disso, é bastante comum que esses profissionais pensem que a resposta está em um grande conjunto de segredos e atividades difíceis de realizar.

Bem, adivinhe. Não é bem assim.

Aqui estão algumas dicas de produtividade para gestores que possuem verdadeiros hábitos de liderança que qualquer um pode adotar se for disciplinado o suficiente.

10 dicas de produtividade para gerentes que você pode usar agora mesmo

Um dos objetivos mais frequentes nas empresas é aumentar a produtividade.

E isso é bastante compreensível, afinal, em um mundo de negócios onde a competitividade é cada vez mais acirrada, você deve superar seus concorrentes.

E para alcançar grandes resultados, é fundamental para qualquer organização ter uma gestão verdadeiramente produtiva.

Para isso, é necessário levar em conta vários fatores, como mudanças no comportamento pessoal, hábitos de trabalho e até mesmo o uso de ferramentas de gestão mais adequadas.

Imagine uma empresa que usa apenas e-mails para se comunicar internamente.

Agora pergunte a si mesmo: Quanto tempo é desperdiçado no envio de mensagens entre departamentos para que as tarefas sejam concluídas?

Ou quantos erros podem ser cometidos durante os mais variados processos?

Encaminhar um e-mail para o gerente fazer um pedido, solicitar dados do setor financeiro, discutir suas férias com o RH...

Essas práticas não caracterizam realmente um ambiente de trabalho produtivo.

Então, para aprender a aumentar a produtividade do negócio, você precisa conduzir análises e mudanças na forma como seu negócio é gerenciado.

Por que não aprender sobre dicas de produtividade para gerentes que mudarão a forma como você planeja seu dia, suas tarefas e organiza seus processos de negócio?

1- Planeje seu dia

Uma das dicas de produtividade mais importantes envolve uma palavra-chave: planejamento.

Afinal, para conseguir realizar todas as suas atividades da maneira mais ágil possível, você deve saber como organizá-las.

Então, crie o hábito de planejar no início de cada manhã (ou na noite anterior) quais tarefas devem ser feitas naquele dia (ou no dia seguinte).

Não se esqueça de levar em conta o nível de complexidade de cada uma delas.

Assim, programe-se para realizar atividades que demandam mais esforço (concentração, intelectual, criativo etc.) pela manhã, quando você está menos cansado e mais atento.

Da mesma forma, deixe as tarefas mais repetitivas e rotineiras para o final da sua rotina.

Essas atividades, por não exigirem tanta energia, são mais adequadas para um momento do dia em que você certamente estará mais cansado.

Verifique sua lista de afazeres diários com frequência, mas lembre-se: Às vezes, um imprevisto pode acontecer e fazer com que você precise reorganizar suas atividades.

Então, seja natural e faça as mudanças necessárias em seus planos.

A chave não é priorizar o que está na sua agenda, mas agendar suas prioridades. - Stephen Covey

2- Reuniões rápidas em pé

Reuniões são necessárias em qualquer negócio, mas só de pensar nesse tipo de compromisso, muitos empresários já ficam desanimados e entediados.

Afinal, sentar por horas, ouvindo muitas informações - às vezes desnecessárias - não é exatamente sinônimo de como aumentar a produtividade na empresa.

Pode até ter o efeito contrário.

Por essa razão, diferentes métodos têm se tornado cada vez mais reuniões produtivas, como aquelas realizadas em pé, ou até mesmo caminhando.

Ao não adotar a imagem tradicional de todos sentados em torno de uma grande mesa, as reuniões em pé, chamadas de "stand up meetings", são uma boa solução.

Através desse modelo, comumente usado por empresas de tecnologia, os tempos de reunião se tornam mais "compactos", permitindo que as pessoas sintetizem suas falas.

Afinal, não é muito confortável ficar em pé por um longo período de tempo.

Como consequência, esse processo se torna muito menos cansativo, os funcionários conseguem se concentrar no que é realmente importante e a atenção de todos é maior.

Outra forma amplamente utilizada por celebridades como Mark Zuckerberg, fundador do Facebook, e o ex-presidente dos EUA Barack Obama, é realizar reuniões em movimento.

As chamadas "walking meetings", portanto, além de serem realizadas em pé, são feitas enquanto se caminha.

Além de uma caminhada ser benéfica para sua saúde, o método é útil para aumentar a criatividade dos envolvidos, afastando-os de computadores e telefones, objetos responsáveis por atrair muita atenção dos empresários.

O clima mais confortável também traz uma sensação de conexão, criando uma forma menos formal e mais produtiva de realizar reuniões.

O local para "walking meetings" deve ser próximo à sede da empresa, em qualquer ambiente tranquilo, agradável e sem muito barulho, ideal para uma caminhada.

Vale a pena optar por reuniões pela manhã, quando todos estão mais dispostos e atentos.

Além disso, faça um planejamento prévio do itinerário das caminhadas e dos assuntos da reunião para garantir que todas as questões relevantes sejam abordadas.

Precisamos de espaço para ser produtivos, precisamos de lugares para ir para ser livres. - Laure Lacornette

3- Organize tarefas e processos

Workflow é um conjunto de ferramentas ou métodos que servem para automatizar processos em uma empresa.

Sua importância em uma época marcada por constantes inovações tecnológicas, fala - e muito - da ideia de como aumentar a produtividade.

Portanto, reavalie o fluxo de trabalho das atividades principais da sua empresa e estabeleça quais tipos de fluxo receberão sua maior atenção.

Você pode, por exemplo, estabelecer 5 tipos principais e 1 genérico de fluxo, analisá-los e descobrir como melhorá-los.

Com o tempo, com esses fluxos já consolidados, crie novos fluxos, que levem em conta as demandas detectadas nos originais.

Dessa forma, é possível aumentar a quantidade e o escopo dos seus processos de negócio devidamente organizados.

O trabalho é um processo, e todo o processo precisa ser controlado. Para tornar o trabalho produtivo, portanto, é necessário a construção de controles adequados para o processo de trabalho. Mark Zuckerberg

4- Delegue mais tarefas

Um gerente que tenta assumir a maioria das tarefas sozinho é um grande problema para qualquer organização.

Em vez de passar a imagem de uma liderança altamente responsável, cria um profissional sobrecarregado e dá aos subordinados uma sensação de impotência.

Essa situação afeta dramaticamente o engajamento da equipe e a própria produtividade dos processos em uma empresa.

É importante ter em mente que um bom líder não busca concentrar tarefas e fazer tudo, mas sabe delegá-las a outros.

Portanto, uma dica de produtividade é que um gerente deve realizar tarefas necessárias, ao mesmo tempo em que delega atividades aos funcionários.

Nesses casos, você ainda pode definir prazos e alertas e só interferir mais profundamente quando problemas forem detectados.

Por exemplo, você pode estabelecer que se um funcionário levar até 40% do prazo para entregar a tarefa concluída, você receberá uma mensagem.

Mas se esse tempo se estender para 70% do limite estipulado, o caso deve ser enviado diretamente ao gerente, que então intervirá diretamente no processo.

É muito importante ao delegar tarefas, deixar claro quem será o responsável pelas atividades, bem como os prazos para a conclusão de cada uma.

Se não estiver muito claro o que cada um deve fazer e quando, a tendência é que nada seja feito, já que cada funcionário pode pensar que a responsabilidade não é dele.

Além disso, procure conhecer as características, habilidades e fraquezas pessoais de cada membro da sua equipe.

Assim, será possível direcionar os profissionais mais adequados para cada tarefa, aumentando as chances de os resultados serem os desejados.

Ao delegar tarefas, também é possível influenciar os resultados do próprio gerente, já que ao concentrar menos trabalho em si, ele pode se dedicar a outras atividades mais estratégicas, seu verdadeiro papel nas empresas.

Uma das dicas de produtividade mais relevantes, mas muitas vezes deixada em segundo plano, é que todo profissional precisa equilibrar trabalho e vida pessoal.

Então, com mais tempo livre, você também pode se concentrar em questões fora da empresa, ligadas à família e amigos, sentindo-se melhor e assim estará mais disposto a trabalhar.

O perfeito é inimigo do bom - Voltaire

5- Invista em sua equipe

Você já parou para revisar o quanto tem valorizado sua equipe? Ou o nível de engajamento dos seus funcionários?

O fator humano é realmente o que determina o sucesso - ou fracasso - de qualquer e todo negócio.

E é por isso que uma das dicas de produtividade mais importantes se relaciona precisamente ao fator humano da sua empresa.

Antes de tudo, você precisa ter em mente que todo gerente que busca aumentar a produtividade em sua empresa precisa investir em sua equipe.

Portanto, preste muita atenção ao recrutamento e seleção, além da retenção de funcionários.

Tente dar preferência a pessoas talentosas, comprometidas e responsáveis.

Além disso, é muito importante sempre se esforçar para manter os níveis de engajamento altos.

Nada é mais produtivo do que um profissional que realmente se sente motivado no trabalho que realiza.

Então, tente estar próximo aos seus funcionários, detectando problemas e fornecendo feedback constante.

Vale a pena oferecer elogios e até recompensas por resultados excepcionais.

Não se esqueça de investir em um estímulo contínuo de conhecimento, proporcionando treinamentos, palestras ou cursos capazes de introduzir novas informações relevantes para a produtividade da sua equipe.

Comece com boas pessoas, estabeleça as regras, comunique, motive e recompense seus funcionários. Se você fizer todas essas coisas de forma eficaz, não tem como errar.

Lee Lacocca

Antes de aprender sobre as outras 5 dicas de produtividade para gerentes, confira o infográfico que preparamos a partir de um vídeo da Harvard Business Review.

6- Pratique uma atividade física

Um gerente que pensa que para aumentar a produtividade só precisa se concentrar nas atividades dentro da empresa está se enganando.

Cuidar da sua saúde é um fator essencial para uma vida mais saudável e pode também influenciar diretamente seu nível de produtividade como profissional.

Estudos científicos dizem que manter uma rotina de exercícios não é apenas bom para seus músculos, mas também para seu cérebro.

A atividade física ajuda a fornecer mais energia ao longo do dia. Isso faz com que você se sinta mais disposto e focado, tanto no trabalho quanto em outros compromissos.

Então, tente ser uma pessoa ativa, pratique uma atividade que você goste.

E não é para dizer que você tem que passar horas na academia ou fazer longas corridas.

Pode ser mais simples do que isso, como estacionar mais longe do seu prédio e caminhar por alguns minutos. Ou usar as escadas em vez do elevador.

Com essa pequena mudança, você começará a ver bons resultados. Isso não só aumentará sua energia no trabalho, mas também em sua vida diária como um todo.

Após uma ação eficaz, comece uma reflexão silenciosa. Da reflexão silenciosa, virá uma ação ainda mais eficaz

Peter F. Drucker

7- Seja um gerente previsível

No ambiente corporativo, muito se fala de meritocracia para incentivar continuamente melhores resultados entre os funcionários.

Para estimular o engajamento da sua equipe, além de delegar tarefas e investir em seus funcionários, você também deve ser um gerente mais previsível.

Mas como isso pode ser considerado uma das dicas de produtividade mais importantes para um gerente?

Ser um líder previsível significa deixar muito claro o que os funcionários precisam fazer para alcançar os objetivos da empresa e, assim, receber algum tipo de recompensa.

Por exemplo, estabelecer uma meta de vendas para ganhar um bônus mensal, ou deixar claro o que se espera de cada pessoa para receber uma promoção.

Ao saber exatamente o que devem fazer para alcançar um objetivo, os funcionários se dedicarão mais na realização de suas tarefas.

O resultado? Mais produtividade!

Você não pode mandar na produtividade, você deve fornecer as ferramentas para que as pessoas se tornem o melhor de si - Steve Jobs

8- Metas e objetivos claros

Como visto no ponto anterior, saber onde você quer chegar e o que fazer para alcançar esse objetivo é essencial para engajar adequadamente uma equipe.

Portanto, também certifique-se de que as metas e objetivos da sua equipe, ou da empresa como um todo, estejam claramente definidos.

Use metodologias e ferramentas para ajudá-lo a definir claramente o que você deseja alcançar e para facilitar o compartilhamento do progresso.

Para aumentar a produtividade, é imperativo que os funcionários estejam bem informados, capazes de monitorar o progresso e detectar possíveis problemas com clareza.

Por exemplo, você pode colocar uma tela em um local visível perto da sua equipe, mostrando dados sobre as atividades e tarefas do departamento, a chamada gestão visual.