Cómo dibujar un diagrama de flujo en 5 sencillos pasos
Dibujar un diagrama de flujo puede parecer confuso al principio, pero en realidad es una de las mejores maneras de aportar claridad a procesos de negocio complejos. Un diagrama de flujo bien diseñado ayuda a visualizar el flujo de tareas, resalta responsabilidades y revela la importancia de cada actividad dentro de un proceso.
En esta guía, aprenderás cómo dibujar un diagrama de flujo usando BPMN (Business Process Model and Notation), la notación más moderna y efectiva utilizada en todo el mundo para documentar procesos de negocio. BPMN no solo es estandarizado y profesional, sino también intuitivo e ideal tanto para audiencias técnicas como no técnicas.
Para facilitar aún más las cosas, utilizaremos HEFLO, una herramienta en línea gratuita que admite la creación de diagramas de flujo BPMN. Puedes crear una cuenta gratuita en solo unos clics y seguir el ejercicio mientras construimos el diagrama de flujo juntos.
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Vamos a recorrer 5 pasos simples para diseñar tu primer diagrama de flujo profesional. ¿Listo para comenzar?
Cómo dibujar un diagrama de flujo en 5 pasos
Paso 1: Definir responsabilidades
Si estás aprendiendo cómo dibujar un diagrama de flujo para comprender mejor un proceso de negocio, el primer y más importante paso es identificar los roles involucrados.
En los diagramas de flujo BPMN, esto se hace utilizando piscinas y carriles, que te ayudan a estructurar las responsabilidades claramente:
- Piscinas representan un proceso completo y pueden contener uno o más carriles. Normalmente, un proceso incluye una sola piscina, pero se pueden usar múltiples piscinas para mostrar cómo interactúan diferentes procesos.
- Carriles dividen una piscina en secciones, cada una representando un rol, equipo o sistema involucrado en el proceso.
👍 Buenos ejemplos incluyen: Gerente de RRHH, Departamento de Personal, Mesa de Servicio.
🚫 Evita usar nombres personales en los carriles. En su lugar, define roles como Programador de Tickets o Gerente para mantener el diagrama escalable y profesional.
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A continuación se muestra un ejemplo visual de cómo estructurar carriles en un diagrama BPMN:
Paso 2: Añadir un Iniciador
El siguiente paso para aprender cómo dibujar un diagrama de flujo es definir cómo comienza el proceso, lo que se conoce como el evento iniciador.
En un diagrama BPMN, el iniciador marca el punto de inicio de un proceso. Te indica qué desencadena el flujo de trabajo, lo cual podría incluir:
- Una persona iniciando el proceso manualmente
- Recibir un correo electrónico o mensaje
- Una integración de sistema
- Un temporizador programado
- U otros tipos de eventos
Estos eventos de inicio están representados por un círculo de borde delgado, y en HEFLO, aparecen con un fondo verde para hacerlos fácilmente reconocibles.
Para este ejercicio, incluye un iniciador manual, que se muestra como un evento de inicio sin un ícono dentro y etiquetado simplemente como “Inicio”.
Aquí tienes un ejemplo de un flujo de proceso con el iniciador:
✅ Consejo de mejor práctica:
Puedes incluir múltiples iniciadores en un diagrama BPMN. Sin embargo, es mejor usar solo un iniciador manual para mantener el flujo claro y consistente.
Paso 3: Añadir Tareas y Desviaciones
Ahora que has añadido un iniciador, el siguiente paso en cómo dibujar un diagrama de flujo es insertar tareas y desviaciones, los elementos centrales que definen la lógica y el flujo de tu proceso.
🧩 Tareas
Las tareas representan las acciones realizadas durante el proceso. Estas pueden ser:
- Tareas humanas – realizadas por personas (ideal para modelar diagramas de flujo simples)
- Tareas de sistema – realizadas automáticamente por sistemas o aplicaciones
BPMN admite múltiples tipos de tareas, como tareas manuales, de usuario, de servicio y de script, lo que hace posible modelar flujos de trabajo tanto simples como complejos. Cada tipo de tarea se identifica por un pequeño ícono en la esquina superior izquierda del elemento de tarea.
Para este ejemplo, puedes simplemente usar una tarea genérica, sin preocuparte por dominar todas las variaciones.
A continuación, encontrarás una imagen que muestra los diferentes tipos de tareas BPMN como referencia.
Para este ejercicio, concéntrate en tareas humanas para mantener las cosas simples. Ejemplo:
En la imagen de arriba, puedes ver un evento de inicio conectado a una tarea, esta conexión se llama flujo de secuencia. Está representada por una flecha que muestra la dirección en la que el proceso progresa de un elemento al siguiente.
🔀 Compuertas (Desviaciones)
Para definir puntos de decisión en tu flujo, usarás compuertas, elementos que determinan qué camino debe seguir el proceso según condiciones o resultados específicos.
Al igual que las tareas y los eventos, hay varios tipos de compuertas, y cada tipo se identifica por un ícono en el centro del símbolo de la compuertas. Puedes ver una imagen a continuación que muestra los diferentes tipos de Compuertas BPMN como referencia.
La más común es la Compuertas Exclusiva, que permite que el flujo siga solo uno de varios caminos posibles, dependiendo de la decisión tomada en ese punto.
En el ejemplo a continuación, después de la tarea “Aprobar la Solicitud”, el proceso avanza a “Realizar Pedido de Compra” o procede al evento final, que exploraremos en breve.
✅ Consejo de mejor práctica:
Organiza las tareas y compuertas de izquierda a derecha, esto crea una estructura similar a una línea de tiempo que mejora la legibilidad.
Así es como debería verse:
Paso 4- Marca el final del proceso
Ahora es el momento de mostrar cómo termina el proceso en tu diagrama de flujo. Al igual que los eventos de inicio y las tareas, BPMN proporciona varios tipos de eventos finales para representar diferentes formas en que un proceso puede concluir.
Cada evento final puede contener un ícono que representa el “disparador”, es decir, la acción que ocurre cuando el proceso llega a ese punto. Por ejemplo, podría desencadenar un mensaje, un error u otro evento.
Además, presta atención a la etiqueta del evento final: debe describir el estado final de la instancia del proceso (por ejemplo, “Solicitud Aprobada”, “Pedido Cancelado”). Esto ayuda a aclarar el resultado de ese camino específico del proceso.
Para este ejercicio, añade dos eventos finales y etiquétalos como “Solicitud Finalizada” y “Solicitud Cancelada”, como se muestra en la imagen a continuación.
Paso 5: Revisa el diseño de tu diagrama de flujo
En esta etapa, tu diagrama de flujo está completo, y lo que has creado se llama un mapa de proceso “tal como es”, que representa el estado actual de tu proceso tal como opera hoy.
Ahora es el momento de revisar todo el flujo: revisa los eventos de inicio y final, los puntos de decisión, las tareas y las transferencias. Recorre mentalmente el proceso y verifica si refleja con precisión la realidad. ¿Falta algo? ¿Hay pasos innecesarios? ¿Está claro quién es responsable de qué?
Una vez que estés seguro de que tu diagrama de flujo representa la situación existente, el siguiente paso es comenzar a pensar en un proceso “a ser” o rediseño de proceso de negocio, una versión futura y mejorada del flujo de trabajo. Este es el momento en que identificas cuellos de botella, ineficiencias u oportunidades para aplicar automatización y tecnología para hacer tu proceso más eficiente.
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📌 Para concluir tu viaje de aprendizaje, hemos preparado un resumen visual de todo el tutorial. Esta infografía reúne los 5 pasos esenciales para dibujar un diagrama de flujo BPMN, desde definir responsabilidades hasta revisar el proceso final.
Vea un Ejemplo Listo para Usar: Proceso de Solicitud de Vacaciones
Una de las mejores maneras de acelerar tu comprensión de cómo dibujar un diagrama de flujo es explorando ejemplos reales. Ver un proceso completo y bien estructurado te ayuda a conectar los conceptos que has aprendido hasta ahora y aplicarlos en la práctica.
A continuación, encontrarás un proceso de Solicitud de Vacaciones listo para usar, modelado utilizando BPMN. Es un ejemplo simple pero práctico que demuestra cómo definir responsabilidades, usar eventos de inicio y fin, agregar tareas e incluir puntos de decisión.
Tómate un momento para revisar el diagrama y observa cómo cada elemento juega un papel en guiar el proceso de principio a fin.
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