Cómo dibujar un diagrama de flujo en 5 sencillos pasos

¿Cómo dibujar un diagrama de flujo, ¿te parece un misterio?

En realidad, el propósito de un diagrama de flujo es aclarar las cosas, demostrando gráficamente cómo opera un flujo de tareas, visualizando la responsabilidad de cada una y su importancia en el proceso.

Hoy en día es muy fácil saber cómo dibujar un diagrama de flujo. Hay varias herramientas que te permiten crear cuentas gratuitas para hacer diagramas de flujo, y en este ejemplo utilizaremos el programa en línea para crear flujos, llamado HEFLO.

En este artículo presentaremos 5 pasos para diseñar un diagrama de flujo. ¿Vamos?

Cómo dibujar un diagrama de flujo en 5 pasos

1- Definir responsabilidades

Si planeas aprender cómo dibujar un diagrama de flujo para entender mejor un proceso, el primer paso es identificar los roles involucrados.

• Piscinas: tienen uno o más carriles y representan un proceso completo. Usualmente hay solo una piscina en un proceso, pero se pueden incluir varias para representar la relación entre múltiples procesos.
• Carriles: representan un equipo, sistema o rol en el proceso. Ejemplos: Gerente de RRHH, Departamento de Personal, Mesa de Servicio y otros. Evita poner el nombre de la persona que ejecuta la tarea en el carril, en su lugar debes crear un rol. Ejemplo: Programador de tickets, Gerente, etc.

Aquí hay un ejemplo de diseño de carril:

2- Añadir un iniciador

El evento iniciador marca cómo se iniciará un proceso.

En el diseño de tu diagrama de flujo puedes indicar que el proceso se inicia manualmente por una persona, al recibir un correo electrónico, por integración con sistemas de información, por un temporizador o de varias otras maneras.

En la notación BPMN el evento iniciador tiene una línea de contorno simple, y en HEFLO el fondo verde.

Para este ejercicio, incluye en tu flujo un iniciador manual, representado por el elemento sin un disparador (sin un ícono) y con la descripción "Inicio". Aquí hay un ejemplo del diseño del proceso:

Consejo de buena práctica:

Puedes incluir múltiples iniciadores en tu proceso. No hay restricción, pero se recomienda que el diagrama de flujo contenga como máximo un iniciador de tipo manual en tu diseño.

3- Añadir tareas y desviaciones

Después de aplicar el iniciador es momento de incluir tareas y desviaciones. Estos son los elementos que determinarán la lógica de tu proceso.

Las tareas pueden ser humanas o sistémicas. Si tu objetivo es modelar un flujo simple, entonces enfoca tu atención en las tareas humanas. Aquí hay un ejemplo:

Nota que el iniciador fue conectado a la primera tarea por un flujo de secuencia, que es un conector de elementos de flujo.

Al igual que los iniciadores, BPMN ofrece varios tipos de tareas para que crees un diagrama de flujo de proceso. Ve los tipos:

Otro tipo de elemento importante en el diseño de flujo son los gateways, que definen desviaciones en tu flujo. El tipo más simple es el Gateway Exclusivo, que indica solo 1 camino de salida posible para tu flujo, pero hay varios otros tipos de gateways para el diseño de diagramas de flujo de proceso.

En el ejemplo a continuación, después de la tarea de aprobación, el proceso puede seguir uno (y solo uno) de dos caminos: una compra, o comunicar la cancelación.

Consejo de buena práctica:

Organiza tareas y gateways de izquierda a derecha. Esto representará una línea de tiempo y hará más fácil leer el proceso. Ve a continuación:

4- Marcar el final del proceso

Ahora es el momento de indicar en el diseño del diagrama de flujo cómo termina el proceso. Al igual que en las otras categorías de elementos, hay varios tipos de elementos finales:

En este ejercicio selecciona el finalizador que tiene la etiqueta "Fin".

Puedes añadir múltiples finalizadores en tu proceso y la única recomendación es que tenga en la etiqueta la situación final generada por el finalizador.

Ejemplo: En un proceso de terminación de empleado una posible situación sería "empleado terminado".

5- Revisa el diseño de tu diagrama de flujo

Después de marcar el inicio y los finales, puntos de desvío, actividades, esperas, etc., rehace mentalmente el proceso y ve si hay algo que puedas mejorar para representarlo con mayor precisión.

Video para aprender a dibujar un diagrama de flujo

En este video, vea cómo modelar un proceso de entrega de servicios usando BPMN. Si desea intentarlo, cree su cuenta HEFLO para modelado y documentación.