Como Desenhar um Fluxograma em 5 Passos Fáceis

Desenhar um fluxograma pode parecer confuso no início—mas é, na verdade, uma das melhores maneiras de trazer clareza para processos de negócio complexos. Um fluxograma bem projetado ajuda a visualizar o fluxo de tarefas, destaca responsabilidades e revela a importância de cada atividade dentro de um processo.

Neste guia, você aprenderá como desenhar um fluxograma usando BPMN (Business Process Model and Notation)—a notação mais moderna e eficaz usada mundialmente para documentar processos de negócio. O BPMN não é apenas padronizado e profissional, mas também intuitivo e ideal tanto para públicos técnicos quanto não técnicos.

Para tornar as coisas ainda mais fáceis, usaremos o HEFLO, uma ferramenta online gratuita que suporta a criação de fluxogramas em BPMN. Você pode criar uma conta gratuita em apenas alguns cliques e acompanhar o exercício enquanto construímos o fluxograma juntos.

👇 Clique no botão abaixo para começar com sua conta gratuita no HEFLO.

Vamos caminhar por 5 passos simples para desenhar seu primeiro fluxograma profissional. Pronto para começar?

Como desenhar um fluxograma em 5 passos

Passo 1: Definir Responsabilidades

Se você está aprendendo como desenhar um fluxograma para entender melhor um processo de negócio, o primeiro e mais importante passo é identificar os papéis envolvidos.

Em fluxogramas BPMN, isso é feito usando pools e raias, que ajudam a estruturar responsabilidades de forma clara:

• Pools representam um processo inteiro e podem conter uma ou mais raias. Normalmente, um processo inclui um único pool, mas múltiplos pools podem ser usados para mostrar como diferentes processos interagem.
• Raias dividem um pool em seções, cada uma representando um papel, equipe ou sistema envolvido no processo.
  👍 Bons exemplos incluem: Gerente de RH, Departamento de Pessoal, Service Desk.
  🚫 Evite usar nomes pessoais nas raias. Em vez disso, defina papéis como Agendador de Tickets ou Gerente para manter o diagrama escalável e profissional.

Não está usando o HEFLO ainda? Crie sua conta gratuita abaixo e acompanhe o vídeo para modelar seu próprio processo passo a passo.

Abaixo está um exemplo visual de como estruturar raias em um diagrama BPMN:

Passo 2: Adicionar um Iniciador

O próximo passo em aprender como desenhar um fluxograma é definir como o processo começa—isso é conhecido como o evento iniciador.

Em um diagrama BPMN, o iniciador marca o ponto de partida de um processo. Ele indica o que desencadeia o fluxo de trabalho, que pode incluir:

• Uma pessoa iniciando o processo manualmente
• Recebimento de um e-mail ou mensagem
• Uma integração de sistema
• Um temporizador agendado
• Ou outros tipos de eventos

Esses eventos de início são representados por um círculo de borda fina, e no HEFLO, eles aparecem com um fundo verde para torná-los facilmente reconhecíveis.

Para este exercício, inclua um iniciador manual, que é mostrado como um evento de início sem um ícone dentro e rotulado simplesmente como “Início”.

Aqui está um exemplo de um fluxo de processo com o iniciador:

✅ Dica de melhor prática:

Você pode incluir múltiplos iniciadores em um diagrama BPMN. No entanto, é melhor usar apenas um iniciador manual para manter o fluxo claro e consistente.

Passo 3: Adicionar Tarefas e Desvios

Agora que você adicionou um iniciador, o próximo passo em como desenhar um fluxograma é inserir tarefas e desvios—os elementos centrais que definem a lógica e o fluxo do seu processo.

🧩 Tarefas

Tarefas representam as ações realizadas durante o processo. Estas podem ser:

• Tarefas humanas – realizadas por pessoas (ideal para modelagem de fluxogramas simples)
• Tarefas de sistema – realizadas automaticamente por sistemas ou aplicativos

BPMN suporta múltiplos tipos de tarefas—como tarefas manuais, de usuário, de serviço e de script—tornando possível modelar fluxos de trabalho simples e complexos. Cada tipo de tarefa é identificado por um pequeno ícone no canto superior esquerdo do elemento de tarefa.

Para este exemplo, você pode simplesmente usar uma tarefa genérica, sem se preocupar em dominar todas as variações.

Abaixo, você encontrará uma imagem mostrando os diferentes tipos de tarefas BPMN para referência.

Para este exercício, concentre-se em tarefas humanas para manter as coisas simples. Exemplo:

Na imagem acima, você pode ver um evento de início conectado a uma tarefa—essa conexão é chamada de fluxo de sequência. É representada por uma seta que mostra a direção em que o processo progride de um elemento para o próximo.

🔀 Gateways (Desvios)

Para definir pontos de decisão em seu fluxo, você usará gateways—elementos que determinam qual caminho o processo deve seguir com base em condições ou resultados específicos.

Assim como tarefas e eventos, existem vários tipos de gateways, e cada tipo é identificado por um ícone no centro do símbolo do gateway. Você pode ver uma imagem abaixo mostrando os diferentes tipos de gateways BPMN para referência.

O mais comum é o Gateway Exclusivo, que permite que o fluxo siga apenas um de vários caminhos possíveis, dependendo da decisão tomada naquele ponto.

No exemplo abaixo, após a tarefa “Aprovar a Solicitação”, o processo segue para “Fazer Pedido de Compra” ou prossegue para o evento final, que exploraremos em breve.

✅ Dica de melhor prática:

Organize tarefas e gateways da esquerda para a direita—isso cria uma estrutura semelhante a uma linha do tempo que melhora a legibilidade.

Aqui está como deve ficar:

Passo 4- Marcar o fim do processo

Agora é hora de mostrar como o processo termina em seu fluxograma. Assim como eventos de início e tarefas, BPMN fornece vários tipos de eventos finais para representar diferentes maneiras de um processo concluir.

Cada evento final pode conter um ícone que representa o “gatilho”—ou seja, a ação que ocorre quando o processo atinge esse ponto. Por exemplo, pode acionar uma mensagem, um erro ou outro evento.

Além disso, preste atenção ao rótulo do evento final: ele deve descrever o estado final da instância do processo (por exemplo, “Solicitação Aprovada”, “Pedido Cancelado”). Isso ajuda a esclarecer o resultado daquele caminho específico do processo.

Para este exercício, adicione dois eventos finais e rotule-os como “Solicitação Finalizada” e “Solicitação Cancelada”, conforme mostrado na imagem abaixo.

Passo 5: Revisar o Design do Seu Fluxograma

Neste estágio, seu fluxograma está completo—e o que você criou é chamado de mapa de processo “as-is”, que representa o estado atual do seu processo como ele opera hoje.

Agora é hora de revisar todo o fluxo: revisite os eventos de início e fim, pontos de decisão, tarefas e transferências. Caminhe mentalmente pelo processo e verifique se ele reflete com precisão a realidade. Está faltando algo? Existem etapas desnecessárias? Está claro quem é responsável por quê?

Uma vez que você esteja confiante de que seu fluxograma representa a situação existente, o próximo passo é começar a pensar em um processo “to-be” ou redesenho de processo de negócio—uma versão futura e melhorada do fluxo de trabalho. É nesse momento que você identifica gargalos, ineficiências ou oportunidades para aplicar automação e tecnologia para tornar seu processo mais eficiente.

🚀 Pronto para levar seu processo para o próximo nível?
Confira nosso artigo sobre Redesenho de Processo de Negócio, apresentando exemplos reais de iniciativas de transformação de grandes organizações ao redor do mundo.

📌 Para encerrar sua jornada de aprendizado, preparamos um resumo visual do tutorial completo. Este infográfico reúne os 5 passos essenciais para desenhar um fluxograma BPMN—desde definir responsabilidades até revisar o processo final.

Veja um Exemplo Pronto: Processo de Solicitação de Férias

Uma das melhores maneiras de acelerar seu entendimento de como desenhar um fluxograma é explorando exemplos reais. Ver um processo completo e bem estruturado ajuda você a conectar os conceitos que aprendeu até agora e aplicá-los na prática.

Abaixo, você encontrará um processo de Solicitação de Férias pronto, modelado usando BPMN. É um exemplo simples, mas prático, que demonstra como definir responsabilidades, usar eventos de início e fim, adicionar tarefas e incluir pontos de decisão.

Tire um momento para revisar o diagrama e observe como cada elemento desempenha um papel na orientação do processo do início ao fim.

Além disso, clique no botão abaixo para abrir e editar este diagrama com sua conta gratuita do HEFLO Modeler.

👉 Quer explorar mais exemplos?
Confira nosso artigo dedicado com uma variedade de fluxogramas BPMN prontos para usar, para inspirar e acelerar seu aprendizado. Clique no botão abaixo para ver mais exemplos de fluxogramas de processos.

🎓 Aula em Vídeo Gratuita: Modelagem de Processo de Negócio com BPMN

Quer ir mais longe na sua jornada de aprendizado?

Preparamos uma aula em vídeo gratuita que aprofunda a modelagem de processo de negócio com BPMN. Nesta lição, você terá uma explicação mais detalhada dos elementos abordados neste tutorial—como pools, lanes, tarefas, eventos e gateways—junto com dicas práticas de como aplicá-los efetivamente.

Seja você um iniciante ou alguém que deseja fortalecer suas habilidades, esta aula é um ótimo próximo passo para melhorar sua modelagem de processos.

🎥 Assista à aula abaixo e continue construindo sua confiança com BPMN.