Comment dessiner un diagramme en 5 étapes faciles
Dessiner un diagramme peut sembler déroutant au début, mais c'est en réalité l'un des meilleurs moyens d'apporter de la clarté aux processus métier complexes. Un diagramme bien conçu aide à visualiser le flux des tâches, met en évidence les responsabilités et révèle l'importance de chaque activité au sein d'un processus.
Dans ce guide, vous apprendrez comment dessiner un diagramme en utilisant BPMN (Business Process Model and Notation)—la notation la plus moderne et efficace utilisée dans le monde entier pour documenter les processus métier. BPMN est non seulement standardisé et professionnel, mais aussi intuitif et idéal pour les publics techniques et non techniques.
Pour simplifier encore les choses, nous utiliserons HEFLO, un outil en ligne gratuit qui prend en charge la création de diagrammes BPMN. Vous pouvez créer un compte gratuit en quelques clics et suivre l'exercice avec nous pendant que nous construisons le diagramme ensemble.
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Passons en revue 5 étapes simples pour concevoir votre premier diagramme professionnel. Prêt à commencer ?
Comment dessiner un diagramme en 5 étapes
Étape 1 : Définir les responsabilités
Si vous apprenez comment dessiner un diagramme pour mieux comprendre un processus métier, la première et la plus importante étape est d'identifier les rôles impliqués.
Dans les diagrammes BPMN, cela se fait en utilisant des piscines et des couloirs, qui vous aident à structurer clairement les responsabilités :
- Les piscines représentent un processus entier et peuvent contenir un ou plusieurs couloirs. En général, un processus comprend une seule piscine, mais plusieurs piscines peuvent être utilisées pour montrer comment différents processus interagissent.
- Les couloirs divisent une piscine en sections, chacune représentant un rôle, une équipe ou un système impliqué dans le processus.
👍 De bons exemples incluent : Responsable RH, Département du personnel, Service Desk.
🚫 Évitez d'utiliser des noms personnels dans les couloirs. Au lieu de cela, définissez des rôles comme Planificateur de tickets ou Manager pour garder le diagramme évolutif et professionnel.
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Ci-dessous un exemple visuel de la structuration des couloirs dans un diagramme BPMN :
Étape 2 : Ajouter un initiateur
L'étape suivante pour apprendre comment dessiner un diagramme est de définir comment le processus commence—c'est ce qu'on appelle l'événement initiateur.
Dans un diagramme BPMN, l'initiateur marque le point de départ d'un processus. Il vous indique ce qui déclenche le flux de travail, ce qui peut inclure :
- Une personne démarrant manuellement le processus
- La réception d'un email ou d'un message
- Une intégration système
- Un minuteur programmé
- Ou d'autres types d'événements
Ces événements de début sont représentés par un cercle à bordure fine, et dans HEFLO, ils apparaissent avec un fond vert pour les rendre facilement reconnaissables.
Pour cet exercice, incluez un initiateur manuel, qui est montré comme un événement de début sans icône à l'intérieur et simplement étiqueté “Début”.
Voici un exemple de flux de processus avec l'initiateur :
✅ Conseil de bonne pratique :
Vous pouvez inclure plusieurs initiateurs dans un diagramme BPMN. Cependant, il est préférable d'utiliser un seul initiateur manuel pour garder le flux clair et cohérent.
Étape 3 : Ajouter des tâches et des déviations
Maintenant que vous avez ajouté un initiateur, l'étape suivante dans comment dessiner un diagramme est d'insérer des tâches et des déviations—les éléments centraux qui définissent la logique et le flux de votre processus.
🧩 Tâches
Les tâches représentent les actions effectuées pendant le processus. Celles-ci peuvent être soit :
- Tâches humaines – effectuées par des personnes (idéal pour la modélisation de diagrammes simples)
- Tâches système – effectuées automatiquement par des systèmes ou des applications
BPMN prend en charge plusieurs types de tâches—telles que les tâches manuelles, utilisateur, de service et de script—ce qui permet de modéliser des flux de travail simples et complexes. Chaque type de tâche est identifié par une petite icône dans le coin supérieur gauche de l'élément de tâche.
Pour cet exemple, vous pouvez simplement utiliser une tâche générique, sans vous soucier de maîtriser toutes les variations.
Ci-dessous, vous trouverez une image montrant les différents types de tâches BPMN pour référence.
Pour cet exercice, concentrez-vous sur les tâches humaines pour simplifier les choses. Exemple :
Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir un événement de début connecté à une tâche—cette connexion est appelée un flux de séquence. Elle est représentée par une flèche qui montre la direction dans laquelle le processus progresse d'un élément à l'autre.
🔀 Branchements (Déviations)
Pour définir des points de décision dans votre flux, vous utiliserez des branchements—des éléments qui déterminent quel chemin le processus doit suivre en fonction de conditions ou de résultats spécifiques.
Tout comme les tâches et les événements, il existe plusieurs types de branchements, chacun étant identifié par une icône au centre du symbole. Vous pouvez voir ci-dessous une image présentant les différents types de branchements BPMN à titre de référence.
Le plus courant est le branchement exclusif, qui permet au flux de suivre un seul des plusieurs chemins possibles, selon la décision prise à ce point.
Dans l'exemple ci-dessous, après la tâche “Approuver la demande”, le processus passe soit à “Passer la commande d'achat”, soit à l'événement de fin, que nous explorerons sous peu.
✅ Conseil de bonne pratique :
Disposez les tâches et les branchements de gauche à droite—cela crée une structure semblable à une chronologie qui améliore la lisibilité.
Voici à quoi cela devrait ressembler :
Étape 4- Marquer la fin du processus
Il est maintenant temps de montrer comment le processus se termine dans votre diagramme. Tout comme les événements de début et les tâches, BPMN fournit plusieurs types d'événements de fin pour représenter différentes manières dont un processus peut se conclure.
Chaque événement de fin peut contenir une icône qui représente le “déclencheur”—c'est-à-dire l'action qui se produit lorsque le processus atteint ce point. Par exemple, il peut déclencher un message, une erreur ou un autre événement.
Faites également attention au libellé de l'événement de fin : il doit décrire l'état final de l'instance de processus (par exemple, “Demande approuvée”, “Commande annulée”). Cela aide à clarifier le résultat de ce chemin de processus spécifique.
Pour cet exercice, ajoutez deux événements de fin et étiquetez-les “Demande terminée” et “Demande annulée”, comme montré dans l'image ci-dessous.
Étape 5 : Réviser la conception de votre diagramme
À ce stade, votre diagramme est complet—et ce que vous avez créé s'appelle une carte de processus “tel quel”, qui représente l'état actuel de votre processus tel qu'il fonctionne aujourd'hui.
Il est maintenant temps de réviser l'ensemble du flux : revisitez les événements de début et de fin, les points de décision, les tâches et les transferts. Parcourez mentalement le processus et vérifiez s'il reflète fidèlement la réalité. Quelque chose manque-t-il ? Y a-t-il des étapes inutiles ? Est-il clair qui est responsable de quoi ?
Une fois que vous êtes sûr que votre diagramme représente la situation existante, l'étape suivante est de commencer à penser à un processus “à venir” ou à une refonte de processus métier—une version future et améliorée du flux de travail. C'est à ce moment que vous identifiez les goulots d'étranglement, les inefficacités ou les opportunités d'appliquer l'automatisation et la technologie pour rendre votre processus plus efficace.
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Voir un exemple prêt à l'emploi : Processus de demande de congé
Une des meilleures façons d'accélérer votre compréhension de comment dessiner un diagramme est d'explorer des exemples réels. Voir un processus complet et bien structuré vous aide à connecter les concepts que vous avez appris jusqu'à présent et à les appliquer en pratique.
Ci-dessous, vous trouverez un processus de demande de congé modélisé en utilisant BPMN. C'est un exemple simple mais pratique qui démontre comment définir les responsabilités, utiliser les événements de début et de fin, ajouter des tâches et inclure des points de décision.
Prenez un moment pour examiner le diagramme et observez comment chaque élément joue un rôle dans l'orientation du processus du début à la fin.
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