Comment dessiner un organigramme en 5 étapes faciles
Comment dessiner un organigramme, cela vous semble-t-il un mystère ?
En réalité, le but d'un organigramme est de clarifier les choses, en démontrant graphiquement comment un flux de tâches fonctionne, en visualisant la responsabilité de chacun et son importance dans le processus.
De nos jours, il est très facile de savoir comment dessiner un organigramme. Il existe plusieurs outils qui vous permettent de créer des comptes gratuits pour faire des diagrammes de flux, et dans cet exemple, nous utiliserons le programme en ligne pour créer des flux, appelé HEFLO.
Dans cet article, nous présenterons 5 étapes pour concevoir un organigramme. On y va ?
Comment dessiner un organigramme en 5 étapes
1- Définir les responsabilités
Si vous prévoyez d'apprendre à dessiner un organigramme pour mieux comprendre un processus, la première étape consiste à identifier les rôles impliqués.
- Pools : ils ont une ou plusieurs voies et représentent un processus entier. Il y a généralement un seul pool dans un processus, mais plusieurs peuvent être inclus pour représenter la relation entre plusieurs processus.
- Voies : représentent une équipe, un système ou un rôle dans le processus. Exemples : Responsable RH, Département du personnel, Service Desk et autres. Évitez de mettre le nom de la personne exécutant la tâche dans la voie, vous devriez plutôt créer un rôle. Exemple : Planificateur de tickets, Manager, etc.
Voici un exemple de conception de voie :
2- Ajouter un initiateur
L'événement initiateur marque comment un processus sera démarré.
Dans la conception de votre organigramme, vous pouvez indiquer que le processus est démarré manuellement par une personne, par la réception d'un email, par intégration avec des systèmes d'information, par un minuteur ou de plusieurs autres manières.
En notation BPMN, l'événement initiateur a une ligne de délimitation simple, et dans HEFLO le fond vert.
Pour cet exercice, incluez dans votre flux un initiateur manuel, représenté par l'élément sans déclencheur (sans icône) et avec la description "Démarrer". Voici un exemple de conception de processus :
Conseil de bonne pratique :
Vous pouvez inclure plusieurs initiateurs dans votre processus. Il n'y a pas de restriction, mais il est recommandé que l'organigramme contienne au maximum un initiateur de type manuel dans votre conception.
3- Ajouter des tâches et des déviations
Après avoir appliqué l'initiateur, il est temps d'inclure des tâches et des déviations. Ce sont les éléments qui détermineront la logique de votre processus.
Les tâches peuvent être humaines ou systémiques. Si votre objectif est de modéliser un flux simple, concentrez-vous sur les tâches humaines. Voici un exemple :
Notez que l'initiateur a été connecté à la première tâche par un flux de séquence, qui est un connecteur d'élément de flux.
Comme les initiateurs, BPMN offre plusieurs types de tâches pour vous permettre de créer un organigramme de processus. Voir les types :
Un autre type d'élément important dans la conception de flux est les passerelles, qui définissent les déviations de votre flux. Le type le plus simple est la Passerelle Exclusive, qui indique un seul chemin de sortie possible pour votre flux, mais il existe plusieurs autres types de passerelles pour la conception de diagrammes de flux de processus.
Dans l'exemple ci-dessous, après la tâche d'approbation, le processus peut suivre l'un (et un seul) des deux chemins : un achat ou la communication de l'annulation.
Conseil de bonne pratique :
Organisez les tâches et les passerelles de gauche à droite. Cela représentera une chronologie et facilitera la lecture du processus. Voir ci-dessous :
4- Marquer la fin du processus
Il est maintenant temps d'indiquer dans la conception de l'organigramme comment le processus se termine. Comme dans les autres catégories d'éléments, il existe plusieurs types d'éléments de fin :
Dans cet exercice, sélectionnez le finisseur qui porte l'étiquette "Fin".
Vous pouvez ajouter plusieurs finalisateurs dans votre processus et la seule recommandation est qu'il ait sur l'étiquette la situation finale générée par le finalisateur.
Exemple : Dans un processus de licenciement d'employé, une situation possible serait "employé licencié".
5- Revoir la conception de votre organigramme
Après avoir marqué le début et la fin, les points de détour, les activités, les attentes, etc., refaites mentalement le processus et voyez s'il y a quelque chose que vous pouvez améliorer afin de le représenter plus précisément.
Vidéo pour apprendre à dessiner un organigramme
Dans cette vidéo, voyez comment modéliser un processus de prestation de services en utilisant BPMN. Si vous voulez essayer, créez votre compte HEFLO pour la modélisation et la documentation.
