Dominando el ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio
Dominar el ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio es esencial para cualquier organización que busque mejorar la eficiencia y alcanzar objetivos estratégicos. En este artículo, los lectores pueden esperar una guía completa a través de las etapas críticas de BPM: Diseño de Procesos, Modelado de Procesos, Ejecución de Procesos, Monitoreo de Procesos y Optimización de Procesos. Cada sección proporcionará valiosos conocimientos y consejos prácticos para ayudarle a agilizar las operaciones, mejorar el rendimiento y fomentar la mejora continua. Ya sea que sea nuevo en BPM o que busque perfeccionar su enfoque, este artículo le proporcionará el conocimiento necesario para dominar todo el ciclo de vida de BPM.
Diseño de Proceso
El diseño de proceso es una fase crítica en el ciclo de vida de la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), enfocándose en crear flujos de trabajo eficientes y efectivos que se alineen con los objetivos organizacionales. Esta fase implica definir el nuevo estado del proceso y delinear los pasos necesarios para alcanzar ese estado. El proceso de diseño debe considerar varios niveles de la jerarquía del proceso, desde procesos de alto nivel hasta subprocesos detallados, asegurando que todos los componentes funcionen juntos sin problemas.
Uno de los objetivos principales del diseño de proceso es abordar los módulos o servicios de negocio en el orden de su mayor impacto en el logro de los objetivos del proyecto. Al usar modelos de negocio para el contexto, el equipo puede enfocarse primero en las mejoras más significativas. Este enfoque permite cambios aislados en bloques de construcción individuales mientras se mantiene la integridad general del proceso. Sin embargo, es esencial tener en cuenta la eliminación completa de módulos cuando se automatizan o se vuelven innecesarios, ya que esto requerirá reconstruir los enlaces de salida/entrada.
El enfoque técnico para apoyar el diseño, la construcción y la implementación de mejoras de negocio debe ser entendido tanto por el equipo de diseño de negocio como por el equipo de tecnología. Las restricciones y opciones variarán dependiendo de si el diseño de proceso está respaldado por la generación de aplicaciones a través de una Suite de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) u otros sistemas como .NET o aplicaciones heredadas basadas en COBOL. Estas opciones y restricciones deben ser identificadas y definidas al comienzo del proceso de diseño.
El diseño de proceso efectivo debe ser medible, ya que esta medición determinará en última instancia la calidad y el éxito del nuevo proceso. Los procesos definen el flujo de actividad y el plano de cómo las actividades se unen para producir un producto o servicio. Sin embargo, pocos procesos en operación hoy en día han sido diseñados formalmente; la mayoría han evolucionado con el tiempo basándose en la necesidad de "hacer el trabajo". Esta evolución a menudo conduce a ineficiencias, que tienen implicaciones de costo y calidad.
Para abordar estas ineficiencias, muchas organizaciones se están moviendo hacia una visión de proceso de la actividad, comenzando con la creación de modelos de "Tal Como Es" o "Estado Actual". Los cambios se basan luego en estos modelos, llevando a un nuevo diseño llamado modelo de "Como Debería Ser" o "Estado Futuro". Este enfoque ayuda a las organizaciones a entender sus operaciones de negocio reales y cómo el trabajo se vincula a la estrategia, impulsando cambios efectivos basados en una comprensión integral de los procesos.
En resumen, el diseño de proceso es un elemento fundamental de BPM que requiere una comprensión detallada tanto de los aspectos de negocio como técnicos. Implica crear modelos que ilustren las operaciones actuales, identificar mejoras y diseñar flujos de trabajo futuros que se alineen con los objetivos organizacionales. Este enfoque iterativo y colaborativo asegura que el nuevo diseño de proceso sea tanto eficiente como efectivo, contribuyendo en última instancia al éxito de la organización.
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Modelado de Procesos
El modelado de procesos exige un conjunto vital de habilidades y técnicas que permiten a las personas entender, comunicar, medir y gestionar los componentes clave de los procesos de negocio. Para las empresas conscientes del alto valor de sus procesos de negocio, el modelado de procesos es la actividad fundamental para gestionar la empresa.
Modelado de Procesos de Negocio
El Modelado de Procesos de Negocio implica crear representaciones de un proceso de negocio existente o propuesto. Puede proporcionar una perspectiva de extremo a extremo o una parte de los procesos primarios, de apoyo o de gestión de una organización.
Uso de Modelos
Un modelo se refiere a una representación simplificada de una cosa, concepto o actividad. Los modelos de procesos son esenciales para:
- Mejorar e innovar procesos de negocio a gran escala, de extremo a extremo y multifuncionales
- Gestionar el rendimiento de estos procesos de negocio
Algunos esfuerzos de transformación de procesos comienzan desarrollando primero un nuevo modelo de negocio y luego determinando qué se necesita hacer en el negocio para implementar el modelo de negocio. Un enfoque más holístico de la gestión de procesos de negocio, utilizando modelos de procesos a nivel empresarial (“arquitecturas”) para alinear los procesos de negocio con las estrategias de negocio, también se está volviendo más común. Estos tipos de esfuerzos de modelado se desarrollan mejor con métodos de arriba hacia abajo.
Tendencias en el Modelado de Procesos
El modelado de procesos debe apoyar los enfoques de diseño emergentes impulsados por la tecnología del consumidor “de afuera hacia adentro” y asumir un papel más fuerte en la comunicación con el negocio de maneras muy diferentes a las anteriores. Esto incluye menos énfasis en los mapas de procesos y más en los servicios y capacidades de negocio. Además, los datos del mundo exterior—de las redes sociales, sensores y captura móvil, referidos como big data—ahora están creciendo a un ritmo exponencial en volumen e importancia. Combinados con análisis emergentes, transformarán los procesos y las herramientas que los apoyan.
El modelado de procesos conectará mejor la estrategia con la ejecución en tiempo real para una mejor capacidad de respuesta. En los próximos años, el modelado de procesos cambiará el enfoque de las suites de BPM del desarrollo y la ejecución a un equilibrio más integrado entre la monitorización y la ejecución de la estrategia de procesos. La próxima generación de suites de BPM conectará la arquitectura de negocio—modelos de capacidades, flujos de valor y mapas estratégicos—con la ejecución de procesos en tiempo real para resaltar y recomendar mejoras para las brechas críticas en el rendimiento de los procesos.
El diseño basado en modelos debe mejorar la comunicación con los interesados del negocio. Aunque la mayoría de las empresas tienen alguna herramienta para modelar procesos de negocio, los interesados del negocio están limitados a usar herramientas de modelado simplificadas para definir y documentar los procesos de negocio. De cara al futuro, los entornos de modelo a ejecución mejorarán la usabilidad y permitirán a los interesados del negocio integrarse con aplicaciones y servicios internos, con un soporte mínimo de los equipos tradicionales de desarrollo de aplicaciones.
El modelado de procesos tratará los datos como un ciudadano de primera clase de los procesos de negocio. La explosión de big data y análisis creará una nueva forma “más ligera” de modelado a medida que las organizaciones busquen valor en un número creciente de sensores digitales y analógicos, redes sociales, sistemas financieros, correos electrónicos, encuestas y centros de llamadas de clientes.
Ejecución del Proceso
La fase de "Hacer" del ciclo de vida PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es crucial para la ejecución exitosa de los procesos de negocio. Esta fase implica desplegar el proceso según las especificaciones desarrolladas en la fase de "Planificar" y comprometer el proceso a las operaciones.
La ejecución del proceso comienza con el desencadenamiento del proceso por eventos iniciadores. Estos eventos pueden ser desde un pedido de cliente hasta una solicitud interna de servicio. Una vez desencadenado, llegan los insumos del proceso y se ejecutan las actividades delineadas en el diseño del proceso. Cada actividad produce subentregables, que son salidas intermedias que contribuyen a la salida final del proceso. Estas salidas se generan y se entregan a los destinatarios previstos, completando el ciclo del proceso.
La ejecución efectiva del proceso requiere una estructura bien definida que incluya:
- Roles y Responsabilidades: Los roles claramente definidos son esenciales para ejecutar las actividades de manera eficiente. Cada rol debe tener responsabilidades específicas para asegurar la responsabilidad y un flujo de trabajo fluido.
- Secuenciación de Actividades: La secuencia en la que se ejecutan las actividades debe planificarse meticulosamente para evitar cuellos de botella y asegurar la finalización oportuna de las tareas.
- Ubicación de la Ejecución: Identificar dónde se ejecutará cada actividad es crucial, especialmente para procesos que abarcan múltiples ubicaciones o departamentos.
- Sistemas de Información: Apoyar las actividades con los sistemas de información adecuados es vital para una ejecución sin problemas. Estos sistemas pueden incluir aplicaciones funcionales y herramientas de automatización de procesos de negocio.
Además, la ejecución del proceso está respaldada por diversas herramientas operativas como Procedimientos Operativos Estándar (SOPs), Ayudas de Trabajo y Guías de Usuario del Sistema. Estas herramientas proporcionan la orientación y el apoyo necesarios al personal involucrado en la ejecución del proceso.
Para las empresas que buscan escalar procesos de negocio repetitivos y voluminosos, aprovechar un sistema BPM basado en la nube como HEFLO puede ser muy beneficioso. HEFLO ofrece herramientas integrales para documentar y automatizar procesos de negocio, asegurando una ejecución eficiente y efectiva del proceso.
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Una vez que el proceso se despliega en las operaciones, el monitoreo y la evaluación continuos son esenciales para asegurar que el proceso se ejecute según lo planeado y cumpla con las expectativas de rendimiento. Esto implica la creación e implementación de mecanismos de monitoreo del rendimiento del proceso, tableros de rendimiento y mecanismos de escalamiento para abordar cualquier problema de manera oportuna.
Monitoreo de Procesos
El monitoreo de procesos implica la evaluación continua de los procesos de negocio para asegurar que cumplan con los indicadores de rendimiento y objetivos de la organización. Un monitoreo de procesos efectivo permite a las organizaciones identificar desviaciones en tiempo real y tomar acciones correctivas de manera oportuna.
Cómo recopilas, gestionas y utilizas la información determinará si ganas o pierdes. Bill Gates
Una de las herramientas principales utilizadas en el monitoreo de procesos son los sistemas de monitoreo en tiempo real. Estos sistemas proporcionan retroalimentación inmediata sobre el rendimiento del proceso, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos. Por ejemplo, si un proceso no está cumpliendo con sus objetivos de rendimiento, los datos en tiempo real pueden ayudar a identificar la etapa exacta donde ocurre el problema, permitiendo una intervención rápida.
El análisis desencadenado por eventos es otro aspecto esencial del monitoreo de procesos. Diversos eventos, como actualizaciones de planificación estratégica, problemas de rendimiento o la introducción de nuevas tecnologías, pueden desencadenar la necesidad de un análisis de procesos. Por ejemplo, cuando una empresa actualiza su plan estratégico, puede necesitar revisar sus procesos para alinearlos con los nuevos objetivos organizacionales. De manera similar, problemas de rendimiento como una calidad de producto inaceptable o desviaciones regulatorias requieren un análisis exhaustivo del proceso para identificar y rectificar las causas raíz.
Además, el monitoreo de procesos apoya las iniciativas de mejora continua. Al medir consistentemente el rendimiento del proceso contra métricas predefinidas, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora e implementar cambios para aumentar la eficiencia y efectividad. Este ciclo continuo de monitoreo y mejora es crucial para mantener un alto rendimiento de los procesos y lograr el éxito empresarial a largo plazo.
En el contexto de BPM, herramientas como HEFLO pueden ser instrumentales en la documentación y automatización de procesos de negocio, facilitando así un monitoreo de procesos efectivo y una mejora continua. Para más información, visita HEFLO.
Optimización de Procesos
La optimización de procesos busca mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos de negocio. Esta fase implica una serie de actividades diseñadas para refinar y mejorar los procesos con el fin de lograr un rendimiento óptimo y ofrecer el máximo valor a los clientes.
Uno de los marcos fundamentales para la optimización de procesos es el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA), popularizado por el Dr. W. Edwards Deming. Este ciclo iterativo asegura la mejora continua y la adaptación de los procesos en respuesta a los cambios en los entornos empresariales. El ciclo PDCA se aplica tanto a procesos individuales como a la gestión agregada de todos los procesos primarios, de apoyo y de gestión dentro de una empresa.
Fase de Planificación
En la fase de Planificación, se lleva a cabo la planificación estratégica para alinear los objetivos empresariales con las necesidades del mercado. Esto implica:
- Planificación Estratégica: Asegurar que los objetivos estratégicos estén alineados con las necesidades del mercado y que las estrategias resultantes estén vinculadas a las capacidades, procesos, funciones y tecnologías subyacentes.
- Arquitectura Empresarial: Incorporar disciplinas de Arquitectura de Negocios, Información, Aplicaciones y Tecnología para identificar componentes organizacionales críticos y optimizar sus relaciones.
- Planificación de la Transformación: Impulsar estrategias organizacionales a través de la arquitectura para lograr modelos operativos futuros óptimos y alcanzables y hojas de ruta.
Fase de Ejecución
Durante la fase de Ejecución, se llevan a cabo actividades detalladas de diseño, construcción y despliegue de procesos. Las capacidades clave incluyen:
- Gestión de Portafolios: Secuenciar, iniciar y gestionar la ejecución de grandes portafolios de iniciativas centradas en el negocio y en la tecnología.
- Gestión de Proyectos: Gestionar iniciativas individuales centradas en el negocio y en la tecnología dentro de los portafolios de proyectos.
- Gestión del Cambio Organizacional: Preparar y apoyar a la organización durante el cambio, y monitorear y evaluar continuamente la capacidad de cambio de la organización.
Fase de Verificación
En la fase de Verificación, se desarrollan capacidades de monitoreo y reporte de rendimiento para evaluar el rendimiento de los procesos en tiempo real y casi en tiempo real. Esto incluye:
- Monitoreo del Rendimiento: Evaluar el rendimiento de los procesos y su impacto en la entrega de valor a los clientes, y recopilar datos para futuras iniciativas de cambio empresarial y mejora continua.
- Reporte del Rendimiento: Asegurar que la información adecuada sobre el rendimiento de los procesos y el soporte para la toma de decisiones esté disponible en el momento y nivel de detalle adecuados para los roles en todos los niveles de la organización.
Fase de Actuación
La fase de Actuación se centra en responder al cambio y la mejora continua. Las actividades clave incluyen:
- Análisis de Procesos de Negocio: Evaluar si el rendimiento de los procesos cumple con las expectativas e identificar problemas potenciales u oportunidades de mejora.
- Respuesta al Cambio y Mejora Continua: Recibir, evaluar, priorizar y actuar tanto sobre las brechas de rendimiento a corto y largo plazo como sobre las oportunidades de mejora de procesos.
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En conclusión, al comprender e implementar efectivamente cada fase—diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización—las empresas pueden agilizar sus procesos, mejorar la eficiencia y adaptarse a las demandas del mercado en constante cambio. Adoptar el Ciclo de Vida de la Gestión de Procesos de Negocio no solo impulsa la mejora continua, sino que también fomenta una cultura de innovación y agilidad, posicionando a las empresas para el éxito a largo plazo en un entorno competitivo.
