Dominando o Ciclo de Vida da Gestão de Processos de Negócio

Dominar o Ciclo de Vida da Gestão de Processos de Negócio é essencial para qualquer organização que busca aumentar a eficiência e alcançar objetivos estratégicos. Neste artigo, os leitores podem esperar um guia abrangente através das etapas críticas do BPM: Desenho de Processos, Modelagem de Processos, Execução de Processos, Monitoramento de Processos e Otimização de Processos. Cada seção fornecerá insights valiosos e dicas práticas para ajudar a simplificar operações, melhorar o desempenho e promover a melhoria contínua. Seja você novo no BPM ou esteja procurando refinar sua abordagem, este artigo irá equipá-lo com o conhecimento necessário para dominar todo o ciclo de vida do BPM.

Design de Processo

O design de processo é uma fase crítica no ciclo de vida do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM), focando na criação de fluxos de trabalho eficientes e eficazes que estejam alinhados com os objetivos organizacionais. Esta fase envolve a definição do novo estado do processo e o delineamento das etapas necessárias para alcançar esse estado. O processo de design deve considerar vários níveis da hierarquia do processo, desde processos de alto nível até subprocessos detalhados, garantindo que todos os componentes funcionem juntos de forma harmoniosa.

Um dos principais objetivos do design de processo é abordar módulos ou serviços de negócio na ordem de seu maior impacto na realização dos objetivos do projeto. Usando modelos de negócio como contexto, a equipe pode focar nas melhorias mais significativas primeiro. Essa abordagem permite mudanças isoladas em blocos de construção individuais, mantendo a integridade geral do processo. No entanto, é essencial considerar a eliminação completa de módulos quando eles se tornam automatizados ou desnecessários, pois isso exigirá a reconstrução dos links de saída/entrada.

A abordagem técnica para apoiar o design, construção e implementação de melhorias de negócio deve ser compreendida tanto pela equipe de design de negócio quanto pela equipe de tecnologia. As restrições e opções variarão dependendo se o design do processo é suportado pela geração de aplicativos através de uma Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPMS) ou outros sistemas como .NET ou aplicações legadas baseadas em COBOL. Essas opções e restrições devem ser identificadas e definidas no início do processo de design.

Um design de processo eficaz deve ser mensurável, pois essa medição determinará, em última análise, a qualidade e o sucesso do novo processo. Processos definem o fluxo de atividade e o plano de como as atividades se unem para produzir um produto ou serviço. No entanto, poucos processos em operação hoje foram formalmente projetados; a maioria evoluiu ao longo do tempo com base na necessidade de "fazer o trabalho". Essa evolução muitas vezes leva a ineficiências, que têm implicações de custo e qualidade.

Para abordar essas ineficiências, muitas organizações estão se movendo em direção a uma visão de processo da atividade, começando com a criação de modelos "Como Está" ou "Estado Atual". As mudanças são então baseadas nesses modelos, levando a um novo design chamado de modelo "Como Deve Ser" ou "Estado Futuro". Essa abordagem ajuda as organizações a entenderem suas operações de negócio reais e como o trabalho se relaciona com a estratégia, impulsionando mudanças eficazes com base em uma compreensão abrangente dos processos.

Em resumo, o design de processo é um elemento fundamental do BPM que requer uma compreensão detalhada tanto dos aspectos de negócio quanto dos técnicos. Envolve a criação de modelos que ilustram as operações atuais, a identificação de melhorias e o design de fluxos de trabalho futuros que estejam alinhados com os objetivos organizacionais. Essa abordagem iterativa e colaborativa garante que o novo design de processo seja tanto eficiente quanto eficaz, contribuindo, em última análise, para o sucesso da organização.

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Modelagem de Processos

A modelagem de processos exige um conjunto vital de habilidades e técnicas que permitem aos indivíduos entender, comunicar, medir e gerenciar os componentes-chave dos processos de negócio. Para as empresas cientes do alto valor de seus processos de negócio, a modelagem de processos é a atividade fundamental para gerenciar a empresa.

Modelagem de Processos de Negócio

A Modelagem de Processos de Negócio envolve a criação de representações de um processo de negócio existente ou proposto. Pode fornecer uma perspectiva de ponta a ponta ou uma parte dos processos primários, de suporte ou de gestão de uma organização.

Uso de Modelos

Um modelo refere-se a uma representação simplificada de uma coisa, conceito ou atividade. Os modelos de processos são essenciais para:

• Melhorar e inovar processos de negócio de grande escala, de ponta a ponta e multifuncionais
• Gerenciar o desempenho desses processos de negócio

Alguns esforços de transformação de processos começam com o desenvolvimento de um novo modelo de negócio primeiro e depois determinam o que precisa ser feito no negócio para implementar o modelo de negócio. Uma abordagem mais holística de gestão de processos de negócio, usando modelos de processos em toda a empresa (“arquiteturas”) para alinhar os processos de negócio com as estratégias de negócio, também está se tornando mais comum. Esses tipos de esforços de modelagem são melhor desenvolvidos com métodos de cima para baixo.

Tendências na Modelagem de Processos

A modelagem de processos deve apoiar abordagens de design “de fora para dentro” impulsionadas pela tecnologia de consumo emergente e assumir um papel mais forte na comunicação com o negócio de maneiras muito diferentes do que antes. Isso inclui menos ênfase em mapas de processos e mais em serviços e capacidades de negócio. Além disso, os dados do mundo exterior—das mídias sociais, sensores e captura móvel, referidos como big data—estão agora crescendo a um ritmo exponencial em volume e importância. Combinados com análises emergentes, transformarão processos e as ferramentas que os suportam.

A modelagem de processos conectará melhor a estratégia à execução em tempo real para uma melhor capacidade de resposta. Nos próximos anos, a modelagem de processos mudará o foco das suítes de BPM do desenvolvimento e execução para um equilíbrio mais integrado entre monitoramento e execução da estratégia de processos. A próxima geração de suítes de BPM conectará a arquitetura de negócios—modelos de capacidade, fluxos de valor e mapas de estratégia—com a execução de processos em tempo real para destacar e recomendar melhorias para lacunas críticas de desempenho de processos.

O design baseado em modelos deve melhorar a comunicação com as partes interessadas do negócio. Embora a maioria das empresas tenha alguma ferramenta para modelar processos de negócio, as partes interessadas do negócio estão limitadas a usar ferramentas de modelagem simplificadas para definir e documentar processos de negócio. No futuro, os ambientes de modelo para execução melhorarão a usabilidade e permitirão que as partes interessadas do negócio se integrem com aplicativos e serviços internos, com suporte mínimo das equipes tradicionais de desenvolvimento de aplicativos.

A modelagem de processos tratará os dados como um cidadão de primeira classe dos processos de negócio. A explosão de big data e análises criará uma nova forma “mais leve” de modelagem, à medida que as organizações buscam valor de um número crescente de sensores digitais e analógicos, mídias sociais, sistemas financeiros, e-mails, pesquisas e centros de atendimento ao cliente.

Execução do Processo

A fase "Fazer" do Ciclo de Vida PDCA (Plan-Do-Check-Act) é crucial para a execução bem-sucedida dos processos de negócio. Esta fase envolve a implementação do processo conforme as especificações desenvolvidas na fase "Planejar" e a integração do processo nas operações.

A execução do processo começa com o disparo do processo por eventos iniciais. Esses eventos podem ser desde um pedido de cliente até uma solicitação interna de serviço. Uma vez disparado, os insumos do processo chegam, e as atividades delineadas no design do processo são executadas. Cada atividade produz subentregas, que são saídas intermediárias que contribuem para a saída final do processo. Essas saídas são então geradas e entregues aos destinatários pretendidos, completando o ciclo do processo.

A execução eficaz do processo requer uma estrutura bem definida que inclua:

• Papéis e Responsabilidades: Papéis claramente definidos são essenciais para a execução eficiente das atividades. Cada papel deve ter responsabilidades específicas para garantir a responsabilidade e o fluxo de trabalho suave.
• Sequenciamento de Atividades: A sequência em que as atividades são executadas deve ser meticulosamente planejada para evitar gargalos e garantir a conclusão oportuna das tarefas.
• Local de Execução: Identificar onde cada atividade será executada é crucial, especialmente para processos que abrangem múltiplas localizações ou departamentos.
• Sistemas de Informação: Apoiar as atividades com os sistemas de informação adequados é vital para uma execução sem problemas. Esses sistemas podem incluir aplicativos funcionais e ferramentas de automação de processos de negócio.

Além disso, a execução do processo é apoiada por várias ferramentas operacionais, como Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), Auxílios de Trabalho e Guias do Usuário do Sistema. Essas ferramentas fornecem a orientação e o suporte necessários ao pessoal envolvido na execução do processo.

Para empresas que buscam escalar processos de negócio repetitivos e volumosos, utilizar um sistema BPM baseado em nuvem como o HEFLO pode ser altamente benéfico. O HEFLO oferece ferramentas abrangentes para documentar e automatizar processos de negócio, garantindo uma execução eficiente e eficaz do processo.

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Uma vez que o processo é implementado nas operações, o monitoramento contínuo e a avaliação são essenciais para garantir que o processo seja executado conforme planejado e atenda às expectativas de desempenho. Isso envolve a criação e implementação de mecanismos de monitoramento de desempenho do processo, painéis de desempenho e mecanismos de escalonamento para resolver quaisquer problemas prontamente.

Monitoramento de Processos

O monitoramento de processos envolve a avaliação contínua dos processos de negócio para garantir que eles atendam às métricas de desempenho e objetivos da organização. O monitoramento eficaz de processos permite que as organizações identifiquem desvios em tempo real e tomem ações corretivas prontamente.

Como você coleta, gerencia e usa informações determinará se você ganha ou perde. Bill Gates

Uma das principais ferramentas usadas no monitoramento de processos são os sistemas de monitoramento em tempo real. Esses sistemas fornecem feedback imediato sobre o desempenho do processo, permitindo que as organizações tomem decisões baseadas em dados. Por exemplo, se um processo não está atingindo suas metas de desempenho, os dados em tempo real podem ajudar a identificar o estágio exato onde o problema está ocorrendo, permitindo uma intervenção rápida.

A análise desencadeada por eventos é outro aspecto essencial do monitoramento de processos. Vários eventos, como atualizações de planejamento estratégico, problemas de desempenho ou a introdução de novas tecnologias, podem desencadear a necessidade de análise de processos. Por exemplo, quando uma empresa atualiza seu plano estratégico, pode ser necessário revisar seus processos para alinhar com os novos objetivos organizacionais. Da mesma forma, problemas de desempenho como qualidade de produto inaceitável ou desvios regulatórios exigem uma análise minuciosa do processo para identificar e corrigir as causas raiz.

Além disso, o monitoramento de processos apoia iniciativas de melhoria contínua. Ao medir consistentemente o desempenho do processo em relação a métricas predefinidas, as organizações podem identificar áreas para melhoria e implementar mudanças para aumentar a eficiência e a eficácia. Esse ciclo contínuo de monitoramento e melhoria é crucial para manter um alto desempenho dos processos e alcançar o sucesso empresarial a longo prazo.

No contexto do BPM, ferramentas como o HEFLO podem ser instrumentais na documentação e automação de processos de negócio, facilitando assim o monitoramento eficaz de processos e a melhoria contínua. Para mais informações, visite HEFLO.

Otimização de Processos

A otimização de processos busca melhorar a eficiência e a eficácia dos processos de negócio. Esta fase envolve uma série de atividades projetadas para refinar e melhorar os processos para alcançar um desempenho ideal e entregar o máximo valor aos clientes.

Um dos frameworks fundamentais para a otimização de processos é o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA), popularizado pelo Dr. W. Edwards Deming. Este ciclo iterativo garante a melhoria contínua e a adaptação dos processos em resposta a ambientes de negócios em mudança. O ciclo PDCA é aplicado a processos individuais, bem como à gestão agregada de todos os processos primários, de suporte e de gestão dentro de uma empresa.

Fase de Planejamento

Na fase de Planejamento, é realizado o planejamento estratégico para alinhar os objetivos de negócio com as necessidades do mercado. Isso envolve:

• Planejamento Estratégico: Garantir que os objetivos estratégicos estejam alinhados com as necessidades do mercado e que as estratégias resultantes estejam vinculadas às capacidades, processos, funções e tecnologias subjacentes.
• Arquitetura Empresarial: Incorporar disciplinas de Arquitetura de Negócios, Informação, Aplicação e Tecnologia para identificar componentes organizacionais críticos e otimizar suas relações.
• Planejamento de Transformação: Conduzir estratégias organizacionais através da arquitetura para alcançar modelos operacionais futuros otimizados e viáveis e roteiros.

Fase de Execução

Durante a fase de Execução, são realizadas atividades detalhadas de design, construção e implantação de processos. Capacidades-chave incluem:

• Gestão de Portfólio: Sequenciar, iniciar e gerenciar a execução de grandes portfólios de iniciativas centradas em negócios e tecnologia.
• Gestão de Projetos: Gerenciar iniciativas individuais centradas em negócios e tecnologia dentro de portfólios de projetos.
• Gestão de Mudanças Organizacionais: Preparar e apoiar a organização durante a mudança, e monitorar e avaliar continuamente a capacidade da organização para a mudança.

Fase de Verificação

Na fase de Verificação, são desenvolvidas capacidades de monitoramento e relatório de desempenho para avaliar o desempenho dos processos em tempo real e quase em tempo real. Isso inclui:

• Monitoramento de Desempenho: Avaliar o desempenho dos processos e seu impacto na entrega de valor aos clientes, e coletar dados para futuras mudanças de negócio e iniciativas de melhoria contínua.
• Relatório de Desempenho: Garantir que informações apropriadas sobre o desempenho dos processos e suporte à decisão estejam disponíveis no momento certo e no nível de detalhe adequado para funções em todos os níveis da organização.

Fase de Ação

A fase de Ação foca em responder às mudanças e na melhoria contínua. Atividades-chave incluem:

• Análise de Processos de Negócio: Avaliar se o desempenho dos processos atende às expectativas e identificar potenciais problemas ou oportunidades de melhoria.
• Resposta a Mudanças e Melhoria Contínua: Receber, avaliar, priorizar e agir sobre falhas de desempenho de curto e longo prazo e oportunidades de melhoria de processos.

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Em conclusão, ao entender e implementar efetivamente cada fase—design, modelagem, execução, monitoramento e otimização—os negócios podem simplificar seus processos, aumentar a eficiência e se adaptar às demandas de mercado em constante mudança. Abraçar o Ciclo de Vida da Gestão de Processos de Negócio não só impulsiona a melhoria contínua, mas também promove uma cultura de inovação e agilidade, posicionando as empresas para o sucesso a longo prazo em um cenário competitivo.