Solicitação de material: confira todas as etapas deste fluxo
Com a facilidade que se consegue hoje, com a ajuda da internet, pesquisar, cotar, pedir orçamentos, fazer a solicitação de materiais, pagar e receber pedidos, as empresas precisam ter muito cuidado para se evitar erros, desperdícios e até mesmo fraudes.
Se por um lado a tecnologia da informação e o cloud computing trouxeram muita agilidade ao processo de solicitação de material, por outro, é necessário tomar os devidos cuidados para que ele ocorra de forma transparente e, principalmente, que permita rastrear os responsáveis por todas as ações executadas.
Nesse contexto, a modelagem de um processo de solicitação de material deve seguir um fluxo determinado e padronizado, que obedece uma série de etapas e inclui diversos agentes.
Nesta postagem, além de conhecer em detalhes este processo de solicitação de materiais, você terá acesso a um diagrama de fluxo de processos de solicitação de material pronto para usar e totalmente editável para suas necessidades.
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As 5 Etapas do processo de solicitação de compras
Este processo inclui 2 atores, solicitante e almoxarifado, que atuam em 2 raias de uma piscina. Além disso, pode haver necessidade de se acionar outro processo, o de compras, em outra piscina.
1- Solicitação do material
Nesta etapa, o solicitante preenche um formulário de solicitação e envia para o almoxarifado.
Ele deve relacionar todos os itens da demanda, informando quantidades, o descritivo e a data de entrega.
2- Verificação do estoque
Quando recebe a solicitação, o almoxarifado deve verificar a disponibilidade dos itens solicitados.
Caso não seja possível fornecer ao solicitante, ou se o nível do estoque tenha atingido o limite mínimo, um aviso de falta de material deve ser enviado ao solicitante.
3- Subprocesso de entrega do material ou aviso de falta de material
Como dissemos acima, na fase anterior do processo surge um Gateway.
Os procedimentos a tomar são dois: avisar o solicitante que não há o item disponível, ou iniciar o subprocesso de entrega do item ao solicitante, descrito na figura abaixo.
O subprocesso conta com as seguintes tarefas: verificação do pedido, separação dos itens e da nota de entrega, encaminhamento do material e comunicação do envio do material.
4- Solicitação de compra
Caso receba a notificação de que o item que pediu está em falta, o solicitante deve fazer um pedido de compra, a outro departamento (em outra piscina), o de compras.
É importante ficar claro que esta responsabilidade é do solicitante, e não do almoxarifado. Dessa forma, fica documentado quem pediu o material e terá que responder por sua aquisição.
5- Confirmação do recebimento
Ao final do processo de solicitação de materiais, independentemente dele ter sido entregue diretamente pelo almoxarifado, ou adquirido pelo departamento de compras para que o almoxarifado o entregasse ao solicitante, é importante que duas tarefas sejam executadas:
A comunicação de envio do material, por parte do almoxarifado, e a confirmação do recebimento, por parte do solicitante, para que os eventos finais ocorram de forma documentada.
Solicitação de materiais especiais
Este processo de solicitação de materiais que apresentamos é genérico e deve ser adaptado para se adequar à realidade de sua empresa.
No caso de medicamentos, por exemplo, assim como materiais explosivos, inflamáveis, tóxicos, raros, muito valiosos, munições e outros, mais etapas, tarefas e até mesmo agentes devem ser incluídos neste processo.
O mesmo ocorre com a solicitação de materiais em organizações governamentais, onde a privacidade, o sigilo e, principalmente, a rastreabilidade são pontos importantíssimos.
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