Comprendre ce qu'est la matrice RACI et comment vous pouvez la mettre en place.

Qui fera quoi dans un procès ? Il n'est pas toujours facile de déterminer les rôles des personnes impliquées dans les activités de processus. Souvent, lors de la conception d'un processus, nous nous perdons dans certains détails et finissons par ne pas définir clairement les responsabilités. Pour faciliter ce processus de définition des rôles et des responsabilités dans une organisation ou dans des processus, nous avons le modèle RACI. C'est une matrice de responsabilité, appelée matrice RACI, qui crée une carte des responsabilités pour les activités de processus. Dans cet article, vous allez découvrir ce qu'est une matrice RACI, sa signification, comment créer une matrice de responsabilité, ainsi que quelques exemples de matrice de responsabilité, pour vous inspirer.

Qu'est-ce que la matrice RACI, au fait ?

Il est facile de comprendre ce qu'est RACI, voyez :

La matrice RACI ou le tableau RACI est un outil visuel facile à utiliser qui définit clairement les attributs, rôles et responsabilités de chaque employé dans les activités d'un processus ou d'un projet.

Est-ce clair pour vous ce qu'est la matrice des responsabilités ? Super ! Alors, découvrez maintenant la signification de RACI.

RACI : Signification

Pour comprendre ce qu'est la matrice RACI, vous devez voir la signification de l'acronyme.

RACI signifie Responsable, Autorité, Consulté et Informé.

Voyez la traduction de chacun de ces termes :

• Responsable
• Autorité
• Consulté
• Informé

La signification de RACI est-elle maintenant plus claire pour vous ? Très bien, expliquons-le plus en détail !

Chacun de ces mots se réfère aux devoirs et responsabilités qu'un employé a dans les tâches d'un processus.

Voici plus de détails :

• Responsable : est la personne chargée d'exécuter cette tâche dans le processus. Ce collaborateur est celui qui effectue le travail, donc c'est cette personne qui livre à l'étape suivante.
• Autorité : La tâche du processus peut-elle être commencée ? A-t-elle été bien faite ? Est-elle conforme aux normes souhaitées par l'entreprise ? La personne qui est l'autorité surveille l'achèvement du processus, donne la permission pour qu'il soit initié (dans certains cas) ou approuve le résultat et la livraison. Habituellement, le propriétaire du processus, un superviseur ou un gestionnaire remplit ce rôle.
• Consulté : C'est une personne qui peut contribuer au processus. Cet individu peut être à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation et est consulté pour que le processus soit réalisé de la meilleure façon. Ils soutiennent le processus avec expérience et connaissances.
• Informé : Comme le processus est en cours, certaines personnes doivent être informées des performances et des livraisons. Chaque fois qu'une activité a des conséquences importantes pour l'une des personnes impliquées, elle doit être incluse dans la liste des informés.

Découvrez cette illustration qui résume la signification de RACI :

Source : Comment démarrer vos projets avec un logiciel de gestion de projet

Pour n'avoir absolument aucun doute sur les termes du tableau RACI, regardez cette vidéo :

Comment créer une matrice de responsabilité RACI

Maintenant que vous connaissez la signification des lettres de la matrice RACI, il est temps d'apprendre à assembler une matrice de responsabilités.

Pour ce faire, il suffit de suivre quelques étapes, découvrez-les !

Comment configurer une matrice de responsabilité étape par étape

La méthode traditionnelle pour assembler la matrice RACI est la suivante :

1. Faites une liste de toutes les activités d'un processus
2. Faites une autre liste, cette fois de toutes les personnes impliquées dans le processus
3. Assemblez un tableau avec une ligne réservée à chaque activité du processus
4. Dans le même tableau, créez des colonnes correspondant à chaque personne impliquée dans le processus
5. Analysez chaque activité et marquez soigneusement l'une des lettres qui révèlent la signification au point précédent

Cependant, dans HEFLO, il est possible de faire une configuration RACI directement à l'intérieur de l'élément de tâche d'un processus. Découvrez-le :

Mais il y a quelques conseils importants de la méthodologie RACI que vous devez respecter lors de la construction de votre tableau, voir ci-dessous :

Les 6 règles fondamentales pour créer une matrice de responsabilité RACI

1. Il doit toujours y avoir au moins une personne responsable de chaque activité d'un processus
2. De même, il doit toujours y avoir au moins une personne redevable pour chaque tâche.
3. En revanche, il ne peut y avoir plus d'une personne redevable pour la même activité de processus.
4. La personne responsable d'une activité peut également être redevable.
5. Dans la même activité, il peut y avoir plusieurs personnes consultées et informées
6. Idéalement, vous devriez avoir une seule personne responsable de chaque activité. Cela évite les processus parallèles ou la duplicité. Mais s'il est vraiment nécessaire de définir plus d'une personne responsable, la division des tâches pour chacune doit être claire et très bien définie.

La manière dont la matrice de responsabilité RACI est configurée est-elle maintenant plus claire pour vous ? Pensez-vous pouvoir en créer une pour votre processus métier ?

Que diriez-vous de consulter un exemple de matrice de responsabilité pour vous assurer que vous avez vraiment maîtrisé ce processus ? Ou mieux encore, que diriez-vous de voir 4 exemples ?

Modèle de matrice de responsabilité, voir 4 exemples

Nous avons sélectionné 4 exemples de matrice de responsabilité RACI pour que vous puissiez voir, en pratique, comment elles fonctionnent.

Modèle de matrice de responsabilité #1 :

Ceci est un exemple très simple de matrice de responsabilité RACI.

Notez qu'elle liste uniquement les noms des responsables dans la première ligne, sans indiquer les postes ou fonctions. En un sens, la manière idéale est d'indiquer les postes et fonctions, car les processus sont réalisés par des personnes capables d'exécuter chaque tâche.

Ainsi, si l'un de ces employés est indisponible, ou même quitte l'entreprise, le tableau RACI devrait être refait. Ce qui n'est pas idéal.

Il est donc recommandé de ne pas utiliser les noms des personnes, mais les rôles ou postes qu'elles occupent dans l'entreprise. Dans le cas de quelqu'un impliqué en dehors de l'entreprise, il faut agir de la même manière.

Modèle de matrice de responsabilité #2 :

Ce deuxième modèle de matrice de responsabilité adopte les postes des responsables dans la première ligne.

C'est une matrice RACI pour un processus de développement de système.

Notez que la personne responsable d'une tâche (marquée par R), peut être celle consultée (C) ou informée par l'autre (I). Elle peut même être la personne responsable (A) d'une autre tâche ou activité.

Cela se produit dans la colonne Analyste, par exemple.

De plus, notez dans la colonne du manager que cet employé de l'entreprise est à la fois responsable (R) et responsable (A) de l'activité "Surveiller le développement". Cela est indiqué comme suit, dans la cellule correspondante : R / A.

Enfin, il convient de mentionner que l'un des membres du tableau RACI peut ne pas être responsable (R) d'aucune activité, responsable (A) ni consulté (C). C'est le cas de l'assistant (dernière colonne) qui est seulement informé (I) de toutes les activités qui se déroulent pendant le processus.

Modèle de matrice de responsabilité #3 :

Dans cet exemple de matrice RACI, en plus des personnes impliquées étant indiquées par des postes bien définis, il y a une particularité spéciale. Un nouveau type de responsabilité a été créé, le testeur, indiqué par la lettre (T).

C'est parce qu'il s'agit d'un processus de développement de logiciel. Dans des processus comme celui-ci, où une certaine responsabilité vitale est assez spécifique et différenciée, cela peut être nécessaire.

Dans ce cas, tester le logiciel est une étape importante qui ne pourrait pas être représentée par les lettres conventionnelles de la matrice RACI, ni par les lettres supplémentaires.

Par conséquent, lorsqu'il s'agit d'un processus avec ces caractéristiques, on peut créer une nouvelle catégorie de responsabilité, définir une lettre pour celle-ci et l'indiquer dans le tableau. Notez que c'est ce qui se passe dans toutes les colonnes de la dernière ligne de l'exemple de matrice RACI.

Modèle de matrice de responsabilité #4 :

Sur HEFLO BPM les responsabilités sont présentées sur le portail et permettent à l'utilisateur d'identifier rapidement ses responsabilités.

Avantages de l'utilisation de la matrice RACI

Après tout ce que nous avons vu jusqu'à présent, vous vous demandez peut-être : pourquoi utiliser la méthodologie RACI ? Quels en sont les avantages ?

Voici une courte liste que nous avons préparée :

• Facilité de suivi des responsabilités.
• Aider les autres membres du processus à savoir à qui rendre compte, demander de l'aide ou réclamer une livraison.
• Empêche un processus de s'arrêter parce que quelqu'un n'a pas rempli une responsabilité qui lui a été assignée.
• Contrôle formel et documenté de "qui doit faire quoi".
• Outil facile à utiliser et à créer, visuel et intuitif. Une pratique qui permet d'être consultée rapidement.
• Stimule la communication entre les membres de l'équipe, la collaboration et le travail d'équipe.
• Division claire et objective des tâches entre les membres du groupe de travail.
• Plus grand sens des responsabilités. Le travail et les résultats des autres dépendent de la performance du travail de chacun.
• Allouer les ressources à la juste mesure pour chaque employé.
• Empêche la duplication des tâches.
• Si un membre de l'équipe part, le remplaçant sait exactement quoi faire.

La matrice RACI est un outil inestimable qui simplifie la gestion de projet en délimitant clairement les rôles et responsabilités parmi les membres de l'équipe. En catégorisant les tâches en Responsable, Autorité, Consulté et Informé, elle favorise une communication améliorée, réduit l'ambiguïté et assure la responsabilité à toutes les phases d'un projet. Cette clarté stratégique minimise non seulement le risque de chevauchement ou de négligence, mais elle permet également aux membres de l'équipe de comprendre leurs contributions spécifiques et comment elles s'alignent avec les objectifs plus larges. En fin de compte, l'utilisation d'une matrice RACI peut conduire à un flux de travail plus efficace, une livraison de projet en temps voulu et une dynamique d'équipe cohésive, favorisant le succès global du projet.