Pasos de Proceso de Negocio de Adquisiciones: Una Guía Práctica

La adquisición eficiente es esencial para el éxito de cualquier organización. Garantiza que los productos o servicios adecuados se adquieran en el momento, precio y calidad correctos. En esta guía, repasaremos los pasos esenciales de adquisición involucrados en un ciclo de compra típico, desde reconocer una necesidad hasta gestionar el rendimiento del proveedor.

Paso 1 – Identificación de la Necesidad

El primer paso en el proceso de adquisición es la identificación estructurada de la necesidad de compra. Este paso es crítico, ya que define los artículos o servicios a adquirir, los criterios de evaluación y las expectativas de entrega. Una solicitud mal definida puede resultar en retrasos, compras incorrectas o un impacto financiero no deseado.

Para asegurar claridad y precisión, el solicitante debe completar un formulario de requisición con la siguiente información:

• Solicitante: Nombre de la persona o departamento que realiza la solicitud.
• Fecha de solicitud: Fecha en que la solicitud fue registrada en el sistema.
• Descripción detallada del artículo o servicio: Especificaciones técnicas, marca, modelo o cualquier otro atributo relevante.
• Código interno (si aplica): Para una mejor trazabilidad dentro de los sistemas ERP o de adquisición.
• Cantidad y unidad de medida: Cantidad exacta necesaria y unidad estandarizada (por ejemplo, litros, paquetes, horas).
• Propósito o justificación: Explicación de cómo se utilizará el artículo/servicio y en qué proyecto u operación.
• Centro de costo: Código que identifica el departamento o proyecto responsable del costo.
• Ubicación de entrega: Dónde deben entregarse los bienes o servicios.
• Fecha de entrega requerida: Plazo basado en la planificación y el cronograma del proyecto.
• Adjuntos: Documentos de apoyo como imágenes, catálogos, capturas de pantalla o hojas de cálculo técnicas.

🎯 Mejores Prácticas para Este Paso

• Sea específico: Evite descripciones vagas. Cuanto más detallada sea la solicitud, más precisa será la cotización.
• Siga los estándares corporativos: Use categorías predefinidas, unidades de medida y centros de costo para reducir errores y facilitar el análisis de datos.
• Valide antes de enviar: Revise todos los campos y, si aplica, envíe la solicitud para la aprobación preliminar del gerente.
• Evite el retrabajo: Una solicitud bien preparada reduce la posibilidad de correcciones o pasos innecesarios más adelante en el proceso.

Paso 2 – Aprobación del Gerente de la Solicitud

Antes de proceder al departamento de adquisiciones, la solicitud debe ser revisada y aprobada por el gerente del solicitante. Esta validación asegura que:

• La necesidad es legítima y justificada;
• Hay presupuesto disponible para el gasto;
• El artículo o servicio se alinea con los objetivos del departamento;
• No hay alternativas internas (por ejemplo, artículos en stock) que puedan satisfacer la necesidad.

✅ Este paso fortalece el control interno, evita gastos innecesarios y reduce la probabilidad de rechazo más adelante en el proceso.

Paso 3 – Identificación y Evaluación de Proveedores

Con los requisitos en mano, el equipo de adquisiciones busca proveedores potenciales. Esto puede involucrar:

• Consultar una lista de proveedores preaprobados
• Publicar una Solicitud de Propuesta (RFP)
• Comparar ofertas basadas en precio, calidad y desempeño pasado

📋 Los criterios de evaluación típicamente incluyen calidad del producto o servicio, precios competitivos y historial del proveedor.

Para apoyar este paso, es importante seguir las mejores prácticas al construir y mantener una base de proveedores. Vea la sección Mejores Prácticas para Construir un Portafolio de Proveedores.

Paso 4 – Solicitar y Revisar Cotizaciones

Se invita a los proveedores calificados a presentar cotizaciones o propuestas. Este es un paso formal donde se comparan el precio, los términos de entrega, las garantías y las condiciones de pago.

🔍 Un análisis efectivo de cotizaciones conduce a mejores decisiones de costo-beneficio.

🎯 Mejores Prácticas para Este Paso

• Usar plantillas estandarizadas: Proporcione a los proveedores una plantilla clara de solicitud de cotización para asegurar consistencia y facilidad de comparación.
• Definir criterios de evaluación por adelantado: Comunicar de antemano los factores que influirán en la decisión (por ejemplo, precio, tiempo de entrega, garantía).
• Evitar sesgos: Asegúrese de que las cotizaciones se revisen de manera independiente y justa, evitando favoritismos o conflictos de interés.
• Negociar, no solo seleccionar: Incluso la mejor cotización inicial puede mejorarse a menudo mediante una negociación respetuosa y basada en datos.
• Verificar cumplimiento: Confirmar que todas las cotizaciones cumplan con las políticas internas, especificaciones y estándares legales o de la industria aplicables.
• Mantener trazabilidad: Conservar registros de todas las cotizaciones recibidas, así como las justificaciones para la decisión final, para auditoría y responsabilidad.

Paso 5 – Creación de la Orden de Compra (OC)

Después de seleccionar al proveedor, se emite una orden de compra. Esta es una oferta legal que confirma la intención del comprador de adquirir bajo términos específicos.

La OC se registra en el sistema ERP de la organización para seguimiento y control financiero. Si es la primera vez que se compra a un proveedor, también puede ser necesario completar el proceso de incorporación del proveedor para registrarlo en el sistema.

📑 La OC se convierte en la referencia para la facturación y entrega.

Paso 6 – Cumplimiento de Pedido y Entrega

Una vez que se emite la orden de compra, el proveedor procede a cumplir con el pedido entregando los bienes o realizando los servicios acordados. Es responsabilidad del departamento de recepción inspeccionar cuidadosamente los artículos entregados y asegurarse de que coincidan con las especificaciones y cantidades indicadas en la orden de compra.

Esto incluye verificar:

• Calidad del producto o servicio
• Cantidades recibidas
• Embalaje y documentación
• Tiempos de entrega

Las discrepancias deben ser reportadas inmediatamente al equipo de adquisiciones para su resolución con el proveedor.

📦 A menudo se utiliza un informe de recepción para confirmar la precisión de la entrega e iniciar el siguiente paso en el ciclo de adquisiciones.

Paso 7 – Procesamiento de Facturas y Pago

Este paso pertenece a la función de Cuentas por Pagar (AP) y asegura que los pagos solo se realicen después de que los bienes o servicios hayan sido debidamente recibidos y verificados.

Una vez confirmada la entrega, el proveedor emite una factura. El equipo de cuentas por pagar realiza entonces una conciliación de tres vías entre:

• La orden de compra (PO)
• El informe de recepción
• La factura del proveedor

Solo si los tres documentos coinciden, la factura será aprobada para el pago. Este proceso asegura precisión, previene el fraude y mantiene controles internos.

Se siguen los términos de pago (por ejemplo, Neto 30, Neto 60) definidos en la PO, y se pueden aplicar descuentos por pago anticipado cuando estén disponibles.

💰 Los pagos oportunos y precisos no solo apoyan la planificación del flujo de caja, sino que también ayudan a mantener relaciones sólidas y confiables con los proveedores.

Paso 8 – Mantenimiento de Registros y Auditoría

La documentación adecuada es un pilar fundamental de la gobernanza de los procesos de negocio de adquisiciones. Todos los registros relacionados con la transacción —incluyendo la orden de compra, el informe de recepción, la factura, los registros de aprobación y la correspondencia— deben ser archivados para controles internos, cumplimiento normativo y auditorías futuras.

Este paso ayuda a:

• Asegurar la trazabilidad y transparencia de las actividades de adquisiciones
• Apoyar auditorías financieras y revisiones internas
• Facilitar la resolución de disputas y la ejecución de contratos

🗂️ Los sistemas digitales de adquisiciones simplifican la gestión de registros al automatizar el almacenamiento, permitir la búsqueda y apoyar los marcos de cumplimiento.

Paso 9 – Evaluación del Desempeño del Proveedor

Una vez que el ciclo de adquisición está completo, evaluar el desempeño del proveedor es crucial para la mejora continua y la toma de decisiones estratégicas. Esta evaluación debe ir más allá de comentarios anecdóticos y basarse en métricas definidas y observaciones documentadas.

Los criterios comunes de evaluación incluyen:

• Entrega a tiempo
• Calidad del producto o servicio
• Precisión en el cumplimiento de pedidos
• Capacidad de respuesta y comunicación
• Flexibilidad en el manejo de cambios o problemas

Idealmente, el equipo de adquisiciones debería mantener un registro del desempeño del proveedor y programar reuniones de revisión regulares con los proveedores clave. Estos conocimientos apoyan decisiones futuras de abastecimiento, renovaciones de contratos y ayudan a identificar oportunidades de colaboración e innovación.

📊 La evaluación consistente y objetiva mejora la gestión de proveedores y construye una base para asociaciones a largo plazo.

Por qué es importante estandarizar los pasos de adquisición

Estandarizar los pasos de adquisición proporciona estructura y consistencia, lo cual es esencial para la eficiencia operativa y la alineación estratégica entre departamentos. Permite a los profesionales de adquisiciones seguir un proceso de negocio repetible y auditable, minimizando la variabilidad y reduciendo el error humano.

Los beneficios clave incluyen:

Pasos de Proceso de Negocio de Adquisiciones en Diferentes Contextos

Aunque el proceso general de adquisiciones permanece consistente, su aplicación puede variar significativamente dependiendo de la naturaleza de los bienes o servicios que se adquieren. Comprender estas diferencias ayuda a adaptar el proceso para ajustarse a objetivos operativos y estratégicos específicos.

Adaptar los flujos de trabajo de adquisiciones a estos contextos asegura una mejor alineación con las necesidades del negocio y una gestión de recursos más efectiva.

Mejores Prácticas para Construir un Portafolio de Proveedores

Un portafolio de proveedores estratégico y bien gestionado ayuda a los equipos de compras a asegurar la continuidad del negocio, generar valor y reducir riesgos. En lugar de depender únicamente de la adquisición ad hoc, las organizaciones líderes construyen ecosistemas de proveedores a largo plazo que apoyan tanto las necesidades operativas como los objetivos estratégicos. Esto significa ir más allá de las comparaciones de precios y crear una red confiable de proveedores que se alineen con los estándares de calidad de la empresa, los requisitos de cumplimiento y la perspectiva de innovación.

Construir y mantener un portafolio de proveedores sólido es esencial para la eficiencia y resiliencia en las compras. Aquí están las mejores prácticas clave:

1. Realizar Investigación de Mercado Regularmente
   Escanear continuamente el mercado para identificar nuevos proveedores, innovaciones y referencias de precios.
2. Precalificar Proveedores
   Evaluar la situación legal, salud financiera, capacidades y cumplimiento de calidad de los proveedores antes de incorporarlos.
3. Diversificar la Base
   Evitar la dependencia excesiva de un solo proveedor manteniendo múltiples opciones calificadas para categorías clave.
4. Establecer Relaciones a Largo Plazo
   Construir asociaciones estratégicas con proveedores de alto rendimiento a través de objetivos compartidos y revisiones de negocio regulares.
5. Estandarizar Criterios de Evaluación
   Utilizar tarjetas de puntuación para comparar proveedores en dimensiones consistentes como calidad, precio y fiabilidad.
6. Aprovechar la Tecnología
   Utilizar herramientas de gestión de relaciones con proveedores (SRM) para centralizar la información y monitorear el rendimiento.
7. Monitorear el Rendimiento Proactivamente
   Recoger retroalimentación continua y rastrear métricas como tiempos de entrega, problemas de calidad y capacidad de respuesta.
8. Desarrollar Estrategias por Categoría
   Adaptar estrategias de adquisición por categoría de compras, considerando la criticidad, el riesgo de suministro y la dinámica del mercado.

Conclusión y Acceso a la Plantilla de Adquisiciones BPMN

Entender los pasos de adquisición permite a las organizaciones controlar el gasto, reducir el riesgo y obtener valor estratégico de sus relaciones con los proveedores. Ya sea que gestiones una cadena de suministro global o manejes compras de pequeñas empresas, aplicar estos pasos aporta claridad y consistencia a tus operaciones.

📘 ¿Quieres ir más allá? Te invitamos a leer un artículo dedicado que presenta un proceso de adquisición modelado en BPMN. En este artículo, encontrarás:

• Un diagrama visual del ciclo completo de adquisiciones en BPMN
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