Entenda o que é a matriz RACI e como você pode configurá-la.

Quem fará o quê em um processo judicial?

Nem sempre é fácil determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades do processo.

Muitas vezes, ao desenhar um processo, nos perdemos em algum detalhe e acabamos não definindo claramente as responsabilidades.

Para facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades em uma organização ou em processos, temos o modelo RACI.

É uma matriz de responsabilidades, chamada de matriz RACI, que cria um mapa de responsabilidades para as atividades do processo.

Neste post, você vai descobrir o que é uma matriz RACI, seu significado, como fazer uma matriz de responsabilidades, além de alguns exemplos de matriz de responsabilidades, para inspirá-lo.

O que é a matriz RACI, afinal?

É fácil entender o que é RACI, veja:

A matriz RACI ou a tabela RACI é uma ferramenta visual fácil de usar que define claramente os atributos, papéis e responsabilidades de cada funcionário nas atividades de um processo ou projeto.

Está claro para você o que é a matriz de responsabilidades? Ótimo! Então, agora confira o significado de RACI.

RACI: Significado

Para entender o que é a matriz RACI, você precisa ver o significado do acrônimo.

RACI significa Responsável, Aprovador, Consultado e Informado.

Veja a tradução de cada um desses termos:

• Responsável
• Aprovador
• Consultado
• Informado

O significado de RACI agora está mais claro para você? Tudo bem, vamos explicar com mais detalhes!

Cada uma dessas palavras refere-se aos deveres e responsabilidades que um funcionário tem nas tarefas de um processo.

Aqui está mais detalhe:

• Responsável: é a pessoa encarregada de executar esta tarefa no processo. Este colaborador é quem está fazendo o trabalho, então é essa pessoa que está entregando para a próxima etapa.
• Aprovador: A tarefa do processo pode ser iniciada? Foi feita corretamente? Está dentro dos padrões desejados pela empresa? A pessoa que é aprovada monitora a conclusão do processo, dá permissão para que ele seja iniciado (em alguns casos) ou aprova o resultado e a entrega. Normalmente, o dono do processo, um supervisor ou gerente cumpre esse papel.
• Consultado: Esta é uma pessoa que pode contribuir para o processo. Este indivíduo pode estar dentro ou fora da organização e ser consultado para que o processo seja realizado da melhor forma. Eles apoiam o processo com experiência e conhecimento.
• Informado: À medida que o processo está em andamento, algumas pessoas precisam ser informadas sobre o desempenho e as entregas. Sempre que qualquer atividade tiver consequências importantes para qualquer uma das pessoas envolvidas, ela deve ser incluída na lista dos informados.

Confira esta ilustração que resume o significado de RACI:

Fonte: Como Iniciar seus Projetos com Software de Gerenciamento de Projetos

Para não ter absolutamente nenhuma dúvida sobre os termos na tabela RACI, confira este vídeo:

Como fazer uma matriz de responsabilidades RACI

Agora que você conhece o significado das letras da matriz RACI, é hora de aprender como montar uma matriz de responsabilidades.

Para fazer isso, basta seguir alguns passos, confira!

Como montar uma matriz de responsabilidades passo a passo

A maneira tradicional de montar a matriz RACI é a seguinte:

1. Faça uma lista de todas as atividades em um processo
2. Faça outra lista, desta vez de todos os que estão envolvidos no processo
3. Monte uma tabela com uma linha reservada para cada atividade do processo
4. Na mesma tabela, crie colunas correspondentes a cada um envolvido no processo
5. Analise cada atividade e marque cuidadosamente uma das letras que revelam o significado no ponto anterior

No entanto, no HEFLO é possível fazer uma configuração RACI diretamente dentro do elemento de tarefa de um processo. Confira:

Mas há algumas dicas importantes da metodologia RACI que você precisa respeitar ao construir sua tabela, veja abaixo:

As 6 regras fundamentais para criar uma matriz de responsabilidades RACI

1. Sempre deve haver pelo menos uma pessoa responsável por cada atividade em um processo
2. Da mesma forma, deve sempre haver pelo menos uma pessoa responsável por cada tarefa.
3. Por outro lado, não pode haver mais de uma pessoa responsável pela mesma atividade do processo.
4. A pessoa responsável por uma atividade também pode ser responsável.
5. Na mesma atividade pode haver várias pessoas consultadas e informadas
6. Idealmente, você deve ter apenas uma pessoa responsável por cada atividade. Isso evita processos paralelos ou duplicidade. Mas se for realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas para cada um deve ser clara e muito bem definida.

A forma como a matriz de responsabilidades RACI é configurada agora está mais clara para você? Você acha que poderia criar uma para o seu negócio?

Que tal conferir um exemplo de matriz de responsabilidades para ter certeza de que você realmente dominou este processo? Ou melhor ainda, que tal ver 4 exemplos?

Modelo de matriz de responsabilidade, veja 4 exemplos

Selecionamos 4 exemplos de matriz de responsabilidade RACI para você ver, na prática, como elas funcionam.

Modelo de matriz de responsabilidade #1:

Este é um exemplo muito simples de uma matriz de responsabilidade RACI.

Note que ela lista apenas os nomes dos responsáveis na primeira linha, sem indicar cargos ou funções. De certo modo, o ideal é indicar cargos e funções, pois os processos são realizados por pessoas que são capazes de executar cada tarefa.

Assim, se um desses funcionários estiver indisponível, ou até mesmo deixar a empresa, a tabela RACI teria que ser refeita. O que não é ideal.

Portanto, é recomendado não usar os nomes das pessoas, mas sim os papéis ou cargos que ocupam na empresa. No caso de alguém envolvido fora da empresa, deve-se agir da mesma forma.

Modelo de matriz de responsabilidade #2:

Este segundo modelo de matriz de responsabilidade adota os cargos dos responsáveis na primeira linha.

É uma matriz RACI para um processo de desenvolvimento de sistema.

Note que a pessoa responsável por uma tarefa (marcada com R), pode ser a consultada (C) ou informada por outra (I). Ela pode até ser a responsável (A) por outra tarefa ou atividade.

Isso acontece na coluna do Analista, por exemplo.

Além disso, note na coluna do gerente que este funcionário da empresa é tanto responsável (R) quanto responsável (A) pela atividade "Monitorar desenvolvimento". Isso é indicado da seguinte forma, na célula correspondente: R / A.

Por fim, vale mencionar que um dos membros na tabela RACI pode não ser responsável (R) por nenhuma atividade, responsável (A) nem consultado (C). Este é o caso do assistente (última coluna) que é apenas informado (I) de todas as atividades que ocorrem durante o processo.

Modelo de matriz de responsabilidade #3:

Neste exemplo de matriz RACI, além dos envolvidos serem indicados por cargos bem definidos, há uma particularidade especial. Um novo tipo de responsabilidade foi criado, o testador, indicado pela letra (T).

Isso ocorre porque é um processo de desenvolvimento de software. Em processos como este, onde certa responsabilidade vital é bastante específica e diferenciada, isso pode ser necessário.

Neste caso, testar o software é uma etapa importante que não poderia ser representada pelas letras convencionais da matriz RACI, nem pelas adicionais.

Portanto, quando se trata de um processo com essas características, pode-se criar uma nova categoria de responsabilidade, definir uma letra para ela e indicá-la na tabela. Note que é isso que acontece em todas as colunas na última linha do exemplo de matriz RACI.

Modelo de matriz de responsabilidade #4:

No HEFLO BPM as responsabilidades são apresentadas no portal e permitem ao usuário identificar rapidamente suas responsabilidades.

Vantagens de usar a matriz RACI

Depois de tudo o que vimos até agora, você pode estar se perguntando: por que usar a metodologia RACI? Quais são os benefícios disso?

Aqui está uma lista curta que preparamos:

• Facilidade de rastreamento de responsabilidades.
• Ajuda outros membros do processo a saber a quem reportar, pedir ajuda ou cobrar uma entrega.
• Evita que um processo pare porque alguém não cumpriu uma responsabilidade atribuída a ele.
• Controle formal e documentado de "quem deve fazer o quê".
• Fácil de usar e criar, ferramenta visual e intuitiva. Uma prática que permite ser consultada rapidamente.
• Estimula a comunicação entre os membros da equipe, colaboração e trabalho em equipe.
• Divisão clara e objetiva de tarefas entre os membros do grupo de trabalho.
• Maior senso de responsabilidade. Os trabalhos e resultados dos outros dependem do desempenho do trabalho de cada um.
• Alocar recursos na medida certa para cada funcionário.
• Evita a duplicidade de tarefas.
• Se um membro da equipe sair, o backup sabe exatamente o que fazer.

A matriz RACI é uma ferramenta inestimável que simplifica o gerenciamento de projetos ao delinear claramente papéis e responsabilidades entre os membros da equipe. Ao categorizar tarefas em Responsável, Aprovador, Consultado e Informado, ela promove uma comunicação aprimorada, reduz a ambiguidade e garante a responsabilidade em todas as fases de um projeto. Essa clareza estratégica não apenas minimiza o risco de sobreposição ou negligência, mas também capacita os membros da equipe a entender suas contribuições específicas e como elas se alinham com os objetivos mais amplos. Em última análise, o uso de uma matriz RACI pode levar a um fluxo de trabalho mais eficiente, entrega pontual de projetos e uma dinâmica de equipe coesa, impulsionando o sucesso geral do projeto.