Entender qué es la matriz RACI y cómo puedes configurarla.

¿Quién hará qué en una demanda?

No siempre es fácil determinar los roles de las personas involucradas en actividades de proceso.

A menudo, cuando diseñamos un proceso, nos perdemos en algún detalle y terminamos sin definir claramente las responsabilidades.

Para facilitar este proceso de definir roles y responsabilidades en una organización o en procesos, tenemos el modelo RACI.

Es una matriz de responsabilidades, llamada matriz RACI, que crea un mapa de responsabilidades para las actividades de proceso.

En este post vas a descubrir qué es una matriz RACI, su significado, cómo hacer una matriz de responsabilidades, además de algunos ejemplos de matriz de responsabilidades, para inspirarte.

¿Qué es la matriz RACI, de todos modos?

Es fácil entender qué es RACI, mira:

La matriz RACI o la tabla RACI es una herramienta visual fácil de usar que define claramente los atributos, roles y responsabilidades de cada empleado en las actividades de un proceso o un proyecto.

¿Te queda claro qué es la matriz de responsabilidades? ¡Genial! Entonces, ahora revisa el significado de RACI.

RACI: Significado

Para entender qué es la matriz RACI necesitas ver el significado del acrónimo.

RACI significa Responsable, Aprobador, Consultado e Informado.

Ve la traducción de cada uno de estos términos:

• Responsable
• Aprobador
• Consultado
• Informado

¿Ahora el significado de RACI es más claro para ti? ¡Muy bien, vamos a explicarlo con más detalle!

Cada una de estas palabras se refiere a los deberes y responsabilidades que un empleado tiene en las tareas de un proceso.

Aquí hay más detalle:

• Responsable: es la persona encargada de realizar esta tarea en el proceso. Este colaborador es quien hace el trabajo, por lo que es esta persona quien entrega a la siguiente etapa.
• Aprobador: ¿Se puede iniciar la tarea del proceso? ¿Se hizo correctamente? ¿Está dentro de los estándares deseados por la empresa? La persona que es aprobador monitorea la finalización del proceso, da permiso para que se inicie (en algunos casos) o aprueba el resultado y la entrega. Generalmente, el dueño del proceso, un supervisor o gerente cumple este rol.
• Consultado: Esta es una persona que puede contribuir al proceso. Este individuo puede estar dentro o fuera de la organización y ser consultado para que el proceso se lleve a cabo de la mejor manera. Apoyan el proceso con experiencia y conocimiento.
• Informado: A medida que el proceso está en progreso, algunas personas necesitan ser informadas del desempeño y las entregas. Siempre que alguna actividad tenga consecuencias importantes para cualquiera de las personas involucradas, debe incluirse en la lista de los informados.

Revisa esta ilustración que resume el significado de RACI:

Fuente: Cómo iniciar tus proyectos con software de gestión de proyectos

Para no tener absolutamente ninguna duda sobre los términos en la tabla RACI, revisa este video:

Cómo hacer una matriz de responsabilidades RACI

Ahora que conoces el significado de las letras de la matriz RACI, es momento de aprender cómo armar una matriz de responsabilidades.

Para hacerlo, solo sigue unos pocos pasos, ¡échales un vistazo!

Cómo configurar una matriz de responsabilidades paso a paso

La forma tradicional de armar la matriz RACI es la siguiente:

1. Haz una lista de todas las actividades en un proceso
2. Haz otra lista, esta vez de todos los que están involucrados en el proceso
3. Arma una tabla con una fila reservada para cada actividad del proceso
4. En la misma tabla, crea columnas correspondientes a cada uno involucrado en el proceso
5. Analiza cada actividad y marca cuidadosamente una de las letras que revelan el significado en el punto anterior

Sin embargo, en HEFLO es posible hacer una configuración RACI directamente dentro del elemento de tarea de un proceso. Échale un vistazo:

Pero hay algunos consejos importantes de la metodología RACI que necesitas respetar al construir tu tabla, mira abajo:

Las 6 reglas fundamentales para crear una matriz de responsabilidades RACI

1. Siempre debe haber al menos una persona responsable de cada actividad en un proceso
2. De manera similar, siempre debe haber al menos una persona encargada de cada tarea.
3. Por otro lado, no puede haber más de una persona encargada de la misma actividad del proceso.
4. La persona responsable de una actividad también puede ser la encargada.
5. En la misma actividad puede haber varias personas consultadas e informadas
6. Idealmente, deberías tener solo una persona responsable de cada actividad. Esto evita procesos paralelos o duplicidad. Pero si realmente es necesario definir a más de una persona responsable, la división de tareas para cada una debe ser clara y muy bien definida.

¿Está ahora más claro para ti cómo se configura la matriz de responsabilidades RACI? ¿Crees que podrías crear una para tu negocio?

¿Qué tal si revisas un ejemplo de una matriz de responsabilidades para asegurarte de que realmente has dominado este proceso? ¿O mejor aún, qué tal si ves 4 ejemplos?

Modelo de matriz de responsabilidad, vea 4 ejemplos

Hemos seleccionado 4 ejemplos de matriz de responsabilidad RACI para que vea, en la práctica, cómo funcionan.

Modelo de matriz de responsabilidad #1:

Este es un ejemplo muy simple de una matriz de responsabilidad RACI.

Note que solo se enumeran los nombres de los responsables en la primera línea, sin indicar posiciones o funciones. En cierto sentido, la forma ideal es indicar posiciones y funciones, porque los procesos son realizados por personas que son capaces de realizar cada tarea.

Así, si uno de estos empleados está incapacitado, o incluso deja la empresa, la tabla RACI tendría que rehacerse. Lo cual no es ideal.

Por lo tanto, se recomienda no usar los nombres de las personas, sino los roles o posiciones que ocupan en la empresa. En el caso de alguien involucrado fuera de la empresa, se debe actuar de la misma manera.

Modelo de matriz de responsabilidad #2:

Este segundo modelo de matriz de responsabilidad adopta las posiciones de los responsables en la primera línea.

Es una matriz RACI para un proceso de desarrollo de sistemas.

Note que la persona responsable de una tarea (marcada con R), puede ser la consultada (C) o informada por otra (I). Incluso pueden ser la persona responsable (A) de otra tarea o actividad.

Esto sucede en la columna del Analista, por ejemplo.

Además, note en la columna del gerente que este empleado de la empresa es tanto responsable (R) como responsable (A) de la actividad "Monitorear desarrollo". Esto se indica de la siguiente manera, en la celda correspondiente: R / A.

Finalmente, vale la pena mencionar que uno de los miembros en la tabla RACI puede no ser responsable (R) de ninguna actividad, responsable (A) ni consultado (C). Este es el caso del asistente (última columna) que solo es informado (I) de todas las actividades que ocurren durante el proceso.

Modelo de matriz de responsabilidad #3:

En este ejemplo de matriz RACI, además de que los involucrados están indicados por posiciones bien definidas, hay una particularidad especial. Se creó un nuevo tipo de responsabilidad, el tester, indicado por la letra (T).

Esto se debe a que es un proceso de desarrollo de software. En procesos como este, donde cierta responsabilidad vital es bastante específica y diferenciada, esto puede ser necesario.

En este caso, probar el software es un paso importante que no podría ser representado por las letras convencionales de la matriz RACI, ni por las adicionales.

Por lo tanto, cuando se trata de un proceso con estas características, se puede crear una nueva categoría de responsabilidad, definir una letra para ella e indicarla en la tabla. Note que esto es lo que sucede en todas las columnas en la última fila del ejemplo de matriz RACI.

Modelo de matriz de responsabilidad #4:

En HEFLO BPM las responsabilidades se presentan en el portal y permiten al usuario identificar rápidamente sus responsabilidades.

Ventajas de usar la matriz RACI

Después de todo lo que hemos visto hasta ahora, te estarás preguntando: ¿por qué usar la metodología RACI? ¿Cuáles son los beneficios de esto?

Aquí tienes una lista corta que hemos preparado:

• Facilidad para rastrear responsabilidades.
• Ayuda a otros miembros del proceso a saber a quién reportar, pedir ayuda o solicitar una entrega.
• Evita que un proceso se detenga porque alguien no ha cumplido con una responsabilidad asignada.
• Control formal y documentado de "quién debe hacer qué".
• Herramienta fácil de usar y crear, visual e intuitiva. Una práctica que permite ser consultada rápidamente.
• Estimula la comunicación entre los miembros del equipo, la colaboración y el trabajo en equipo.
• División clara y objetiva de tareas entre los miembros del grupo de trabajo.
• Mayor sentido de responsabilidad. Los trabajos y resultados de otros dependen del desempeño del trabajo de cada uno.
• Asignar recursos en la medida adecuada para cada empleado.
• Previene la duplicidad de tareas.
• Si un miembro del equipo se va, el respaldo sabe exactamente qué hacer.

La matriz RACI es una herramienta invaluable que agiliza la gestión de proyectos al delinear claramente los roles y responsabilidades entre los miembros del equipo. Al categorizar las tareas en Responsable, Aprobador, Consultado e Informado, fomenta una mejor comunicación, reduce la ambigüedad y asegura la responsabilidad en todas las fases de un proyecto. Esta claridad estratégica no solo minimiza el riesgo de superposición o negligencia, sino que también empodera a los miembros del equipo para entender sus contribuciones específicas y cómo se alinean con los objetivos más amplios. En última instancia, el uso de una matriz RACI puede llevar a un flujo de trabajo más eficiente, una entrega oportuna de proyectos y una dinámica de equipo cohesiva, impulsando el éxito general del proyecto.