5 ideias incríveis para simplificação de processo de negócio

Muitas vezes esquecemos que, quando falamos sobre simplificação, estamos falando sobre reduzir a quantidade de algo. No dicionário Merriam-Webster, temos esta definição:

Simples: prontamente compreendido ou executado.

Portanto, quando se trata de simplificação de processo de negócio, o objetivo é minimizar atividades e tarefas, sendo eficiente, eficaz e produtivo, e também entregando valor ao cliente. Esse é o dilema, porque é difícil decidir o que pode ser suprimido sem afetar o processo. Nesse contexto, algumas técnicas podem ajudar a suprimir algumas tarefas e atividades, principalmente aquelas que não agregam valor.

Na verdade, essas técnicas de simplificação de processo de negócio apontam maneiras de reduzir as tarefas e atividades que estão mais em risco de não serem executadas corretamente. Portanto, atividades e tarefas não são necessariamente eliminadas, mas são realizadas de uma maneira diferente, mais assertiva.

O resultado é a simplificação de processo de negócio não necessariamente pela drástica diminuição do número de atividades, mas pela redução de atividades arriscadas do processo, executando-as de outra maneira.

Técnicas de Simplificação de Processo de Negócio para Aplicar na Sua Empresa

Essas cinco ideias para simplificação de processo de negócio são amplamente utilizadas na modelagem de processos com a ajuda de ferramentas de modelagem BPMN. Mas olhar fixamente para um mapa de processo não mostra onde há risco ou contato direto com o cliente. Então, veja como identificar essas oportunidades para melhorar o processo organizacional.

1- Interação entre sistemas

Quando dois sistemas ou suítes de software interagem entre si, deve haver uma troca de dados. Na maioria das vezes, isso é feito manualmente, sujeito a erros de digitação e até mesmo procrastinação. Uma maneira clássica de reduzir o risco dessa troca de dados é criar uma interface de integração entre os dois sistemas.

Um exemplo do uso dessa simplificação de processo de negócio ocorre muito comumente em softwares de design gráfico. Existem vários programas diferentes no mercado. E a maioria deles tem um recurso chamado 'exportação de arquivo'.

Portanto, as suítes de software 'conversam entre si'. Se o designer precisa importar um arquivo de uma imagem criada em outro software para usar em seu sistema, ele só precisa usar esse comando, e funcionará sem problemas.

2- Automação de processos

A automação é o controle das atividades 'humanas' e do sistema. Ao aplicar a automação aos nossos processos, podemos reduzir atividades manuais, integrar bancos de dados e sistemas, criar padrões e procedimentos mais eficientes e interligar atividades em um fluxo adequado.

Confira este vídeo sobre automação de processo de negócio:

3- Padronização de processos

Uma das maneiras mais objetivas de simplificar processos organizacionais é padronizar processos recorrentes e idênticos. Por exemplo: Imagine um escritório de advocacia que tem vários processos diferentes, cada um com tarefas e atividades distintas e suas peculiaridades, dependendo da instância, causa, etc. Mas em todos eles, haverá um momento em que será necessário coletar e autenticar assinaturas. Se esse processo for padronizado, você poderá simplificar muito as atividades da empresa, apenas replicando-as sempre que necessário.

4- Definição de regras de negócio

O principal objetivo de um conjunto de regras de negócio é facilitar a tomada de decisões. Elas devem ser simples, contornando o fluxo do processo sem atrasos ou indecisões. Um exemplo clássico é a definição de alocações de empréstimos bancários. A regra de negócio é simples: Até o valor de X mil dólares, o gerente da agência pode conceder o empréstimo autonomamente. Qualquer valor acima disso, ele precisa consultar seu gerente.

5- Terceirização

A terceirização foi amplamente difundida no passado, e hoje ela retornou em outro contexto: Devido às facilidades de comunicação e integração entre profissionais com o uso de tecnologias de computação em nuvem. Dois exemplos dessa simplificação de processo de negócio são a disseminação de empresas SaaS - que veem um serviço que antes era feito na empresa como um aplicativo que os usuários podem acessar de qualquer dispositivo compatível pela Internet; e o número de profissionais terceirizados que trabalham em home office, como freelancers.

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