5 idées géniales pour la simplification des processus métier

Nous oublions souvent que lorsque nous parlons de simplification, nous parlons de réduire la quantité de quelque chose. Dans le dictionnaire Merriam-Webster, nous avons cette définition :

Simple : facilement compris ou exécuté.

Par conséquent, lorsqu'il s'agit de simplification de processus métier, l'objectif est de minimiser les activités et les tâches, tout en étant efficace, efficient et productif, et en apportant de la valeur au client.

C'est là le dilemme, car il est difficile de décider ce qui peut être supprimé sans affecter le processus. Dans ce contexte, certaines techniques peuvent aider à supprimer certaines tâches et activités, principalement celles qui n'apportent pas de valeur.

En fait, ces techniques de simplification de processus métier indiquent des moyens de réduire les tâches et activités les plus à risque de ne pas être exécutées correctement. Par conséquent, les activités et les tâches ne sont pas nécessairement éliminées, mais sont réalisées d'une manière différente, plus assertive.

Le résultat est une simplification des processus métier non pas nécessairement par la diminution drastique du nombre d'activités, mais par la réduction des activités risquées du processus, en les exécutant d'une autre manière.

Techniques de simplification des processus métier à appliquer dans votre entreprise

Ces cinq idées de simplification des processus métier sont largement utilisées dans la modélisation des processus à l'aide d'outils de modélisation BPMN. Mais fixer une carte de processus sans rien faire ne vous montre pas où il y a des risques ou un contact direct avec le client. Alors, jetez un œil à la façon d'identifier ces opportunités pour améliorer le processus organisationnel.

1- Interaction entre les systèmes

Lorsque deux systèmes ou suites logicielles interagissent entre eux, il doit y avoir un échange de données. La plupart du temps, cela se fait manuellement, sujet aux fautes de frappe et même à la procrastination. Une façon classique de réduire le risque de cet échange de données est de créer une interface d'intégration entre les deux systèmes.

Un exemple de l'utilisation de cette simplification des processus métier se produit très couramment dans les logiciels de conception graphique. Il existe plusieurs programmes différents sur le marché. Et la plupart d'entre eux ont une fonctionnalité appelée 'exportation de fichier'.

Par conséquent, les suites logicielles 'communiquent entre elles'. Si le designer a besoin d'importer un fichier d'une image créée dans un autre logiciel pour l'utiliser dans son système, il lui suffit d'utiliser cette commande, et cela fonctionnera sans aucun problème.

2- Automatisation des processus

L'automatisation est le contrôle des activités 'humaines' et des systèmes. En appliquant l'automatisation à nos processus, nous pouvons réduire les activités manuelles, intégrer des bases de données et des systèmes, créer des normes et des procédures plus efficaces et interconnecter les activités dans un flux adéquat.

Découvrez cette vidéo sur l'automatisation des processus métier :

3- Standardisation des processus

Une des façons les plus objectives de simplifier les processus organisationnels est de standardiser les processus récurrents et identiques. Par exemple : Imaginez un cabinet d'avocats qui a plusieurs processus différents, chacun avec des tâches et des activités distinctes et leurs particularités, selon l'instance, la cause, etc. Mais dans tous, il y aura un moment où vous devrez collecter et authentifier des signatures. Si ce processus est standardisé, vous pourrez grandement simplifier les activités de l'entreprise, en les répliquant simplement chaque fois que nécessaire.

4- Définition des règles métier

Le but principal d'un ensemble de règles métier est de faciliter la prise de décision. Elles doivent être simples, contournant le flux du processus sans retard ni indécision. Un exemple classique est la définition des allocations de prêts bancaires. La règle métier est simple : Jusqu'à un montant de X milliers de dollars, le directeur d'agence peut accorder le prêt de manière autonome. Tout montant supérieur à cela, cependant, et il doit consulter son supérieur.

5- Externalisation

L'externalisation a été répandue dans le passé, et aujourd'hui elle est revenue dans un autre contexte : En raison des facilités de communication et d'intégration entre les professionnels grâce à l'utilisation des technologies de cloud computing. Deux exemples de cette simplification des processus métier sont la diffusion des entreprises SaaS - qui voient un service auparavant effectué dans l'entreprise comme une application à laquelle les utilisateurs peuvent se connecter depuis n'importe quel appareil compatible via Internet ; et le nombre de professionnels externalisés qui travaillent en télétravail, en tant que freelances.

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