5 ideas geniales para la simplificación de procesos de negocio
A menudo olvidamos que cuando hablamos de simplificación, estamos hablando de reducir la cantidad de algo. En el diccionario Merriam-Webster, tenemos esta definición:
Simple: fácilmente entendido o realizado.
Por lo tanto, cuando se trata de la simplificación de procesos de negocio, el objetivo es minimizar actividades y tareas, siendo eficientes, efectivos y productivos, y también entregando valor al cliente.
Ese es el dilema, porque es difícil decidir qué se puede suprimir sin afectar el proceso. En este contexto, algunas técnicas pueden ayudar a suprimir algunas tareas y actividades, principalmente aquellas que no agregan valor.
De hecho, estas técnicas de simplificación de procesos de negocio apuntan a formas de reducir las tareas y actividades que tienen mayor riesgo de no ser ejecutadas correctamente. Por lo tanto, las actividades y tareas no necesariamente se eliminan, sino que se realizan de una manera diferente, más asertiva.
El resultado es la simplificación de procesos de negocio no necesariamente por la drástica disminución en el número de actividades, sino por la reducción de actividades riesgosas del proceso, realizándolas de otra manera.
Técnicas de Simplificación de Procesos de Negocio para Aplicar en tu Empresa
Estas cinco ideas para la simplificación de procesos de negocio son ampliamente utilizadas en el modelado de procesos con la ayuda de herramientas de modelado BPMN. Pero mirar fijamente un mapa de procesos no te muestra dónde hay riesgo o contacto directo con el cliente. Así que echa un vistazo a cómo identificar estas oportunidades para mejorar el proceso organizacional.
1- Interacción entre sistemas
Cuando dos sistemas o suites de software interactúan entre sí, debe haber un intercambio de datos. La mayoría de las veces esto se hace manualmente, sujeto a errores tipográficos e incluso a la procrastinación. Una forma clásica de reducir el riesgo de este intercambio de datos es crear una interfaz de integración entre los dos sistemas.
Un ejemplo del uso de esta simplificación de procesos de negocio ocurre muy comúnmente en el software de diseño gráfico. Hay varios programas diferentes en el mercado. Y la mayoría de ellos tienen una función llamada 'exportación de archivos'.
Por lo tanto, las suites de software 'se comunican entre sí'. Si el diseñador necesita importar un archivo de una imagen creada en otro software para usar en su sistema, solo necesita usar ese comando, y funcionará sin problemas.
2- Automatización de procesos
La automatización es el control de actividades 'humanas' y del sistema. Al aplicar la automatización a nuestros procesos, podemos reducir actividades manuales, integrar bases de datos y sistemas, crear estándares y procedimientos más eficientes e interconectar actividades en un flujo adecuado.
Mira este video sobre la automatización de procesos de negocio:
3- Estandarización de procesos
Una de las formas más objetivas de simplificar los procesos organizacionales es estandarizar procesos recurrentes e idénticos. Por ejemplo: Imagina un bufete de abogados que tiene varios procesos diferentes, cada uno con tareas y actividades distintas y sus peculiaridades, dependiendo de la instancia, causa, etc. Pero en todos ellos, habrá un momento en que necesitarás recolectar y autenticar firmas. Si este proceso se estandariza, podrás simplificar enormemente las actividades de la empresa, simplemente replicándolas cuando sea necesario.
4- Definición de reglas de negocio
El propósito principal de una colección de reglas de negocio es facilitar la toma de decisiones. Deben ser simples, evitando el flujo del proceso sin retrasos o indecisiones. Un ejemplo clásico es la definición de asignaciones de préstamos bancarios. La regla de negocio es simple: Hasta la cantidad de X mil dólares, el gerente de la agencia puede otorgar el préstamo de manera autónoma. Cualquier cantidad superior a eso, sin embargo, necesita consultar a su gerente.
5- Subcontratación
La subcontratación ha sido muy extendida en el pasado, y hoy ha regresado en otro contexto: Debido a las facilidades de comunicación e integración entre profesionales con el uso de tecnologías de computación en la nube. Dos ejemplos de esta simplificación de procesos de negocio son la difusión de empresas SaaS - que ven un servicio que anteriormente se hacía en la empresa como una aplicación a la que los usuarios pueden acceder desde cualquier dispositivo compatible a través de Internet; y el número de profesionales subcontratados que trabajan en una oficina en casa, como freelancers.
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