Desmitificando la Distinción: Gestión de Procesos de Negocio vs. Flujo de Trabajo Explicado

Entender la distinción entre la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y el flujo de trabajo es clave para las organizaciones que buscan escalar procesos repetitivos y voluminosos. Aunque ambos conceptos están interrelacionados, sirven para diferentes propósitos y operan en diferentes niveles dentro de una organización.

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una disciplina de gestión integral que trata los procesos de negocio como activos valiosos. Involucra la definición, ingeniería, control y mejora continua de estos procesos para lograr los objetivos organizacionales. BPM aborda la orquestación de extremo a extremo de actividades a través de varias funciones de negocio, asegurando que el trabajo se coordine efectivamente para entregar valor a los clientes. Abarca tanto el diseño lógico como el físico de los procesos de negocio. Las herramientas de BPM, como HEFLO, proporcionan soporte automatizado para entender, monitorear y mejorar los procesos en tiempo casi real.

Por otro lado, el flujo de trabajo se refiere a la secuencia de actividades o tareas que se realizan dentro de una sola unidad de negocio. Estas actividades se agrupan por el tipo de trabajo necesario y se ejecutan en un orden que promueve la eficiencia. Los modelos de flujo de trabajo típicamente describen lo que debe hacerse para que los procesos se completen y son más detallados que los modelos de procesos empresariales o de negocio. Incluyen las actividades realizadas por posiciones, departamentos y sistemas, y sus relaciones con otras funciones y procesos.

Mientras que BPM mira el panorama general de la gestión y mejora de procesos en toda la organización, el flujo de trabajo se enfoca en la ejecución detallada de tareas dentro de una unidad de negocio específica. BPM integra flujos de trabajo de diferentes unidades para crear un proceso cohesivo que abarca la organización, asegurando que los cambios a nivel de flujo de trabajo se evalúen por su impacto en el proceso general.

Componentes Clave

Gestión de Procesos de Negocio (BPM)

Los componentes clave de BPM incluyen:

• Diseño de Procesos: Esto implica identificar y ordenar las funciones y actividades en una operación de negocio. Incluye tanto el diseño lógico (qué actividades se realizan) como el diseño físico (cómo se realizan las actividades).
• Modelado de Procesos: BPM utiliza varias herramientas de modelado para representar los procesos gráficamente. Estos modelos ayudan a entender el flujo de actividades y sus relaciones.
• Monitoreo de Procesos: Seguimiento continuo del rendimiento de los procesos para asegurar que cumplan con los objetivos predefinidos. Esto a menudo implica el uso de técnicas de medición de rendimiento como Six Sigma y Lean.
• Mejora de Procesos: Esfuerzos continuos para mejorar la eficiencia y efectividad del proceso. Esto incluye identificar oportunidades de mejora e implementar cambios.
• Integración: Asegurar que los procesos estén integrados con otros procesos internos y externos, plataformas tecnológicas y aplicaciones de negocio.

Flujo de Trabajo

El flujo de trabajo, como se mencionó antes, se enfoca en la secuencia de actividades dentro de una sola unidad de negocio y sus componentes clave incluyen:

• Secuenciación de Tareas: Definir el orden en que se realizan las tareas para asegurar la eficiencia. Esto implica mapear las actividades y sus relaciones dentro de la unidad de negocio.
• Agrupación de Actividades: Agrupar actividades por el tipo de trabajo necesario para realizarlas. Esto ayuda a organizar las tareas para una mejor eficiencia.
• Nivel de Detalle: Los modelos de flujo de trabajo son detallados e incluyen tareas específicas, procedimientos y los roles de diferentes posiciones, departamentos y sistemas.
• Pasos de Tareas: En el nivel más bajo, el flujo de trabajo implica definir las tareas individuales de los trabajadores y los requisitos de datos. Este nivel de detalle es importante para diseñar pantallas de aplicaciones, informes y procesos de toma de decisiones.
• Enfoque en la Eficiencia: El flujo de trabajo se preocupa principalmente por optimizar la eficiencia de las actividades dentro de una unidad de negocio, en lugar del proceso de extremo a extremo.

Herramientas y Tecnologías

En la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y la Gestión de Flujos de Trabajo, las herramientas y tecnologías juegan un papel fundamental en la optimización de operaciones y la mejora de la eficiencia. BPM es inherentemente orientado a procesos y flujos de trabajo, diseñado para gestionar y mejorar los procesos de negocio en todos los niveles. Esto se logra a través de la integración de diversas herramientas que apoyan la gestión de procesos y actividades de flujo de trabajo.

Una de las principales herramientas en BPM es la Suite de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS). Las herramientas BPMS proporcionan soporte automatizado para entender los procesos y monitorear actividades en tiempo casi real. Estas herramientas permiten a los gerentes rastrear el progreso, incorporar sistemas de monitoreo de calidad como Six Sigma y gestionar costos de manera efectiva. Además, las herramientas BPMS facilitan la colaboración entre los Gerentes de Procesos y los Gerentes de Unidades de Negocio, permitiéndoles simular cambios propuestos y evaluar su impacto en otras unidades de negocio.

La seguridad es una característica crítica de las herramientas BPMS, asegurando el acceso controlado a la información. Esto es particularmente importante en escenarios donde partes del trabajo son subcontratadas o realizadas en diferentes ubicaciones geográficas. Las capacidades de entrega de información de las herramientas, como modelos y reglas, ayudan a los gerentes a entender cómo su trabajo encaja en el proceso general y cómo sus equipos contribuyen al producto o servicio final.

Las herramientas BPMS también traducen los estándares y políticas de Gestión de Procesos en reglas que gobiernan el trabajo, las decisiones, la gobernanza y los informes. Estas reglas están vinculadas a actividades de proceso y flujo de trabajo, asegurando consistencia y cumplimiento en toda la organización.

En el video a continuación puedes encontrar más características de un BPMS utilizado para automatizar procesos de negocio.

En resumen, BPM y flujo de trabajo son conceptos distintos pero complementarios. BPM proporciona una vista de alto nivel de la gestión de procesos en toda la organización, mientras que el flujo de trabajo se adentra en los detalles granulares de la ejecución de tareas dentro de unidades de negocio individuales. Entender esta distinción es esencial para gestionar y mejorar efectivamente los procesos de negocio.