Démystifier la distinction : Gestion des processus métier (BPM) vs. Workflow expliqué

Comprendre la distinction entre la gestion des processus métier (BPM) et le workflow est essentiel pour les organisations qui cherchent à étendre des processus répétitifs et volumineux. Bien que les deux concepts soient interconnectés, ils servent des objectifs différents et opèrent à des niveaux différents au sein d'une organisation.

La gestion des processus métier (BPM) est une discipline de gestion globale qui traite les processus métier comme des actifs précieux. Elle implique la définition, l'ingénierie, le contrôle et l'amélioration continue de ces processus pour atteindre les objectifs organisationnels. Le BPM aborde l'orchestration de bout en bout des activités à travers diverses fonctions de l'entreprise, garantissant que le travail est coordonné efficacement pour apporter de la valeur aux clients. Il englobe à la fois la conception logique et physique des processus métier. Les outils de BPM, tels que HEFLO, fournissent un support automatisé pour comprendre, surveiller et améliorer les processus en quasi-temps réel.

D'autre part, le workflow se réfère à la séquence d'activités ou de tâches qui sont effectuées au sein d'une seule unité commerciale. Ces activités sont regroupées par type de travail nécessaire et sont exécutées dans un ordre qui favorise l'efficacité. Les modèles de workflow décrivent généralement ce qui doit être fait pour que les processus soient complétés et sont plus détaillés que les modèles de processus d'entreprise ou de processus métier. Ils incluent les activités réalisées par les postes, les départements et les systèmes, ainsi que leurs relations avec d'autres fonctions et processus.

Alors que le BPM examine la gestion et l'amélioration des processus à l'échelle de l'organisation, le workflow se concentre sur l'exécution détaillée des tâches au sein d'une unité commerciale spécifique. Le BPM intègre les workflows de différentes unités pour créer un processus cohérent qui s'étend à l'ensemble de l'organisation, garantissant que les changements au niveau du workflow sont évalués pour leur impact sur le processus global.

Composants Clés

Gestion des Processus Métier (BPM)

Les composants clés du BPM incluent :

• Conception de Processus : Cela implique d'identifier et d'ordonner les fonctions et activités dans une opération commerciale. Cela inclut à la fois la conception logique (quelles activités sont effectuées) et la conception physique (comment les activités sont effectuées).
• Modélisation de Processus : Le BPM utilise divers outils de modélisation pour représenter graphiquement les processus. Ces modèles aident à comprendre le flux des activités et leurs relations.
• Suivi de Processus : Suivi continu de la performance des processus pour s'assurer qu'ils atteignent les objectifs prédéfinis. Cela implique souvent l'utilisation de techniques de mesure de performance comme Six Sigma et Lean.
• Amélioration de Processus : Efforts continus pour améliorer l'efficacité et l'efficience des processus. Cela inclut l'identification des opportunités d'amélioration et la mise en œuvre des changements.
• Intégration : S'assurer que les processus sont intégrés avec d'autres processus internes et externes, plateformes technologiques et applications commerciales.

Flux de Travail

Le flux de travail, comme mentionné précédemment, se concentre sur la séquence des activités au sein d'une seule unité commerciale et ses composants clés incluent :

• Séquençage des Tâches : Définir l'ordre dans lequel les tâches sont effectuées pour assurer l'efficacité. Cela implique de cartographier les activités et leurs relations au sein de l'unité commerciale.
• Regroupement des Activités : Regrouper les activités par type de travail nécessaire pour les réaliser. Cela aide à organiser les tâches pour une meilleure efficacité.
• Niveau de Détail : Les modèles de flux de travail sont détaillés et incluent des tâches spécifiques, des procédures et les rôles des différentes positions, départements et systèmes.
• Étapes des Tâches : Au niveau le plus bas, le flux de travail implique de définir les tâches individuelles des travailleurs et les exigences en matière de données. Ce niveau de détail est important pour la conception des écrans d'application, des rapports et des processus de prise de décision.
• Focus sur l'Efficacité : Le flux de travail se concentre principalement sur l'optimisation de l'efficacité des activités au sein d'une unité commerciale, plutôt que sur le processus de bout en bout.

Outils et Technologies

Dans la gestion des processus métier (BPM) et la gestion des flux de travail, les outils et technologies jouent un rôle crucial dans la rationalisation des opérations et l'amélioration de l'efficacité. Le BPM est intrinsèquement orienté vers les processus et les flux de travail, conçu pour gérer et améliorer les processus métier à tous les niveaux. Cela est réalisé grâce à l'intégration de divers outils qui soutiennent la gestion des processus et les activités de flux de travail.

L'un des principaux outils du BPM est la suite de gestion des processus métier (BPMS). Les outils BPMS fournissent un support automatisé pour comprendre les processus et surveiller les activités en quasi-temps réel. Ces outils permettent aux gestionnaires de suivre les progrès, d'incorporer des systèmes de surveillance de la qualité comme Six Sigma, et de gérer les coûts de manière efficace. De plus, les outils BPMS facilitent la collaboration entre les gestionnaires de processus et les gestionnaires d'unités commerciales, leur permettant de simuler les changements proposés et d'évaluer leur impact sur d'autres unités commerciales.

La sécurité est une caractéristique essentielle des outils BPMS, garantissant un accès contrôlé à l'information. Cela est particulièrement important dans les scénarios où des parties du travail sont externalisées ou effectuées dans différentes régions géographiques. Les capacités de livraison d'information des outils, telles que les modèles et les règles, aident les gestionnaires à comprendre comment leur travail s'intègre dans le processus global et comment leurs équipes contribuent au produit ou service final.

Les outils BPMS traduisent également les normes et politiques de gestion des processus en règles qui régissent le travail, les décisions, la gouvernance et les rapports. Ces règles sont liées aux activités de processus et de flux de travail, garantissant la cohérence et la conformité à travers l'organisation.

Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez trouver plus de fonctionnalités pour un BPMS utilisé pour automatiser les processus métier.

En résumé, le BPM et les flux de travail sont des concepts distincts mais complémentaires. Le BPM offre une vue d'ensemble de la gestion des processus à travers l'organisation, tandis que les flux de travail se concentrent sur les détails granulaires de l'exécution des tâches au sein des unités commerciales individuelles. Comprendre cette distinction est essentiel pour gérer et améliorer efficacement les processus métier.