Desmistificando a Distinção: Gestão de Processos de Negócio vs. Workflow Explicado

Compreender a distinção entre Business Process Management (BPM) e workflow é fundamental para organizações que buscam escalar processos repetitivos e volumosos. Embora ambos os conceitos estejam inter-relacionados, eles servem a propósitos diferentes e operam em níveis distintos dentro de uma organização.

Business Process Management (BPM) é uma disciplina de gestão abrangente que trata os processos de negócio como ativos valiosos. Envolve a definição, engenharia, controle e melhoria contínua desses processos para alcançar os objetivos organizacionais. O BPM aborda a orquestração de ponta a ponta das atividades em várias funções de negócio, garantindo que o trabalho seja coordenado de forma eficaz para entregar valor aos clientes. Abrange tanto o design lógico quanto o físico dos processos de negócio. Ferramentas de BPM, como o HEFLO, fornecem suporte automatizado para entender, monitorar e melhorar processos em tempo quase real.

Por outro lado, workflow refere-se à sequência de atividades ou tarefas que são realizadas dentro de uma única unidade de negócio. Essas atividades são agrupadas pelo tipo de trabalho necessário e são executadas em uma ordem que promove a eficiência. Modelos de workflow normalmente descrevem o que deve ser feito para que os processos sejam concluídos e são mais detalhados do que modelos de processos empresariais ou de negócio. Eles incluem as atividades realizadas por posições, departamentos e sistemas, e suas relações com outras funções e processos.

Enquanto o BPM olha para o quadro mais amplo da gestão e melhoria de processos em toda a organização, o workflow foca na execução detalhada de tarefas dentro de uma unidade de negócio específica. O BPM integra workflows de diferentes unidades para criar um processo coeso que abrange a organização, garantindo que as mudanças no nível de workflow sejam avaliadas quanto ao seu impacto no processo geral.

Componentes Principais

Gestão de Processos de Negócio (BPM)

Os componentes principais do BPM incluem:

• Desenho de Processo: Isso envolve identificar e ordenar as funções e atividades em uma operação de negócio. Inclui tanto o design lógico (quais atividades são realizadas) quanto o design físico (como as atividades são realizadas).
• Modelagem de Processo: O BPM utiliza várias ferramentas de modelagem para representar processos graficamente. Esses modelos ajudam a entender o fluxo de atividades e suas relações.
• Monitoramento de Processo: Rastreamento contínuo do desempenho do processo para garantir que eles atendam aos objetivos predefinidos. Isso frequentemente envolve o uso de técnicas de medição de desempenho como Six Sigma e Lean.
• Melhoria de Processo: Esforços contínuos para aumentar a eficiência e a eficácia do processo. Isso inclui identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças.
• Integração: Garantir que os processos sejam integrados com outros processos internos e externos, plataformas tecnológicas e aplicações de negócio.

Fluxo de Trabalho

O fluxo de trabalho, como mencionado anteriormente, foca na sequência de atividades dentro de uma única unidade de negócio e seus componentes principais incluem:

• Sequenciamento de Tarefas: Definir a ordem em que as tarefas são realizadas para garantir eficiência. Isso envolve mapear atividades e suas relações dentro da unidade de negócio.
• Agrupamento de Atividades: Agrupar atividades pelo tipo de trabalho necessário para realizá-las. Isso ajuda a organizar tarefas para melhor eficiência.
• Nível de Detalhe: Os modelos de fluxo de trabalho são detalhados e incluem tarefas específicas, procedimentos e os papéis de diferentes posições, departamentos e sistemas.
• Etapas de Tarefas: No nível mais baixo, o fluxo de trabalho envolve definir tarefas individuais dos trabalhadores e requisitos de dados. Esse nível de detalhe é importante para projetar telas de aplicativos, relatórios e processos de tomada de decisão.
• Foco na Eficiência: O fluxo de trabalho está principalmente preocupado em otimizar a eficiência das atividades dentro de uma unidade de negócio, em vez do processo de ponta a ponta.

Ferramentas e Tecnologias

No Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) e no Gerenciamento de Fluxo de Trabalho, ferramentas e tecnologias desempenham um papel fundamental na otimização das operações e no aumento da eficiência. O BPM é inerentemente orientado a processos e fluxos de trabalho, projetado para gerenciar e melhorar processos de negócio em todos os níveis. Isso é alcançado através da integração de várias ferramentas que apoiam atividades de gerenciamento de processos e fluxos de trabalho.

Uma das principais ferramentas no BPM é a Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPMS). As ferramentas BPMS fornecem suporte automatizado para entender processos e monitorar atividades em tempo quase real. Essas ferramentas permitem que os gerentes acompanhem o progresso, incorporem sistemas de monitoramento de qualidade como o Six Sigma e gerenciem custos de forma eficaz. Além disso, as ferramentas BPMS facilitam a colaboração entre Gerentes de Processos e Gerentes de Unidades de Negócio, permitindo que simulem mudanças propostas e avaliem seu impacto em outras unidades de negócio.

A segurança é uma característica crítica das ferramentas BPMS, garantindo acesso controlado à informação. Isso é particularmente importante em cenários onde partes do trabalho são terceirizadas ou realizadas em diferentes localizações geográficas. As capacidades de entrega de informação das ferramentas, como modelos e regras, ajudam os gerentes a entender como seu trabalho se encaixa no processo geral e como suas equipes contribuem para o produto ou serviço final.

As ferramentas BPMS também traduzem padrões e políticas de Gerenciamento de Processos em regras que governam o trabalho, decisões, governança e relatórios. Essas regras estão vinculadas a atividades de processo e fluxo de trabalho, garantindo consistência e conformidade em toda a organização.

No vídeo abaixo você pode encontrar mais recursos para um BPMS usado para automatizar processos de negócio.

Em resumo, BPM e fluxo de trabalho são conceitos distintos, mas complementares. O BPM fornece uma visão de alto nível do gerenciamento de processos em toda a organização, enquanto o fluxo de trabalho se aprofunda nos detalhes granulares da execução de tarefas dentro de unidades de negócio individuais. Entender essa distinção é essencial para gerenciar e melhorar efetivamente os processos de negócio.