O Método 5W2H: aprenda a criar um plano de ação simples

Você precisa iniciar um projeto e não sabe como organizá-lo?

Está tendo dificuldade em criar um plano de ação eficiente, integrar a equipe, estabelecer as tarefas necessárias e alcançar excelentes resultados?

Você já ouviu falar do método 5W2H? Sabe o que é?

O método 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais eficientes que existem e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de usar.

Você sabe o que é 5W2H? Esta combinação de letras e números nada mais é do que um plano de ação qualificado estruturado em etapas práticas e bem definidas.

Em um universo dinâmico e extremamente competitivo como o dos negócios, tanto as atividades quanto as comunicações internas precisam ser rápidas e ágeis. E erros na transmissão de certas informações podem gerar inúmeras perdas.

É justamente por isso que o método 5W2H foi criado, pois ele esclarece completamente quaisquer dúvidas que possam surgir sobre qualquer processo de negócio implementado em uma empresa.

Neste post, você descobrirá exatamente como fazer o 5W2H, e terá acesso a alguns modelos de 5W2H e até alguns exemplos de 5W2H para inspirá-lo.

Está pronto?

Então, vamos lá!

Por que é chamado de método 5W2H?

À primeira vista, pode parecer complicado, mas é exatamente o oposto.

O método 5W2H é assim chamado para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase do plano de ação ao qual se propõe.

Você sabe o que é 5W2H?

É fácil! Estas são as sete perguntas que ele representa. Cinco começam com W e 2 com H.

Confira essas perguntas:

• O quê?
• Por quê?
• Onde?
• Quando?
• Quem?
• Como?
• Quanto?

Confira uma tabela simplificada de 5W2H abaixo. Esta é uma breve explicação de cada uma das perguntas, na ordem em que devem ser analisadas:

Como você deve ter notado, cada etapa da matriz 5W2H refere-se a uma pergunta diferente, e a resposta a cada pergunta é o gatilho para a próxima pergunta.

Ótimo, não é? Uma maneira prática e eficiente de organizar seus planos de ação.

Em resumo, é uma ferramenta administrativa eficaz. E por causa de sua simplicidade, pode ser usada por pequenas, médias e grandes empresas que desejam registrar de maneira ordenada e sistemática suas ações e fluxos de trabalho, desde o simples agendamento de reuniões até as execuções de projetos mais complexos.

E você sabe quem criou a ferramenta 5W2H? Foi japonês! Sempre buscando maneiras práticas e intuitivas de organizar as coisas...

O 5W2H é uma ferramenta bem utilizada para a criação de planos de ação, embora não seja a única maneira de fazê-lo. Confira este vídeo que dá outras dicas sobre como criar um plano de ação para um projeto de empresa:

Veja como usar o método 5W2H corretamente

Para a aplicação correta do método 5W2H, antes de iniciar a planilha, os gestores devem indicar, por meio de planejamento estratégico, respostas previamente preparadas para os problemas que desejam resolver.

Se necessário, eles podem perguntar diretamente aos funcionários envolvidos direta ou indiretamente na equipe de trabalho, por meio de atividades como brainstorming, por exemplo. Mas é preciso ter em mente três tópicos essenciais:

• Sempre mantenha o foco na causa dos problemas, não nos efeitos eventuais que eles causaram. Ou seja, tente criar soluções definitivas em vez de paliativas.
• As soluções implementadas através do método 5W2H devem ser o mais objetivas possível, evitando efeitos colaterais que possam exigir ações adicionais para suprimi-los.
• Nunca se contente com a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim suas opções e alcance.

Confira como responder a cada pergunta em um formulário 5W2H

Responder às perguntas em um plano de ação 5W2H pode ser simples, mas requer alguns cuidados.

Se as respostas forem muito vagas, será difícil para a equipe entender o que realmente se espera de cada um deles.

Então, aqui estão algumas dicas sobre como preencher as perguntas em um diagrama 5W2H.

Vamos ver:

O quê? 

A resposta a esta pergunta corresponde ao escopo do projeto e à tarefa específica de cada membro da equipe.

Isso porque você pode criar seu formulário 5W2H reservando uma linha para o projeto como um todo, ajudando os membros a entender seu contexto.

Em seguida, crie uma linha para cada funcionário e complete-a com o que eles devem fazer.

Então, se o escopo do projeto é desenvolver um novo layout para a sala de reuniões, as obrigações dos membros - o que eles devem fazer - podem ser:

• Medir e desenhar a planta baixa.
• Cotar os novos móveis.
• Projetar a rede elétrica, com os locais para lâmpadas, luzes, tomadas, etc.

Por quê?

Esta é uma das respostas mais importantes.

Em relação ao projeto, dá sentido a ele. Então, no exemplo acima, o motivo para refazer o layout da sala de reuniões pode ser acomodar mais pessoas e ter instalações adequadas para novos equipamentos multimídia.

Da mesma forma, para cada colaborador do projeto, define o motivo para executar suas tarefas.

Por exemplo:  Por que desenhar o layout da sala de reuniões? Para que possamos dimensionar melhor a seleção de móveis.

Onde?

O local onde as coisas acontecerão e também onde o projeto "terá efeito".

Assim, um ambiente virtual pode ser indicado como o local onde ocorrerão as discussões e debates sobre o projeto, como em um canal do software de comunicação corporativa Slack, por exemplo.

No caso de um projeto envolvendo vários departamentos ou até mesmo empresas, definir onde as reuniões de trabalho ocorrerão é fundamental.

Finalmente, o local onde as ações terão efeito também ajuda os funcionários a entender as consequências de suas atividades.

Então, em nosso exemplo, a planta da sala de reuniões será compartilhada no drive corporativo do Google, mas será implementada na própria sala que representa.

Quando?

Simplesmente definir uma data de início e término para o projeto pode não ser suficiente.

Idealmente, um cronograma deve ser criado, que pode ser anexado à tabela 5W2H.

Assim, para cada funcionário, indique quando eles devem começar e entregar sua tarefa, ou mais de uma tarefa, de fato.

Se necessário, defina marcos com entregas intermediárias para evitar acumular atividades no final do período de entrega.

Quem?

Obviamente, refere-se àqueles que são responsáveis por realizar cada tarefa. Em alguns casos, pode ser que alguns dos funcionários trabalhem juntos em alguma atividade. Isso deve ser claramente sinalizado para evitar que duas pessoas façam a mesma coisa, em vez de ajudar uma a realizar a tarefa de forma colaborativa. 

Como?

Explicar o "como" envolve várias possibilidades.

Pode ser uma descrição detalhada de como você deseja que as tarefas sejam feitas, por exemplo: Meça a sala usando uma fita métrica.

Mas, na maioria das vezes, trata-se de definir quais softwares, metodologias e até mesmo notações serão usados.

Veja mais exemplos:

• Faça o diagrama usando software "gráfico". Sugiro BPMN como uma boa notação, e você pode ver uma ferramenta de modelagem gratuita aqui.
• Desenvolva o plano do projeto usando a metodologia 5W2H.
• Desenhe os diagramas de processo usando a notação BPMN.

Dessa forma, todos "falarão a mesma língua" e evitarão confusões quando se trata de integrar tarefas, resultando em algo sem sentido ou inútil.

Imagine, em nosso exemplo de layout da sala de reuniões, que a pessoa encarregada de decidir onde os móveis serão colocados receba a planta em um programa que não consegue abrir em seu computador.

Se as coisas forem esclarecidas, esse tipo de problema não acontecerá.

Quanto?

Finalmente chegamos ao orçamento do projeto.

Assim, além de uma estimativa de quanto custará, é importante definir o valor a que cada participante terá direito individualmente.

Idealmente, datas de prestação de contas devem ser definidas para verificar se o orçamento está sendo seguido.

Este post também pode interessar a você: 10 dicas de produtividade de gerentes de sucesso.

Você quer usar o método 5W2H em um projeto de mapeamento de processo de negócio? Use este modelo que preparamos para você:

• Baixar versão para Numbers.
• Baixar versão para MS Excel.

Exemplos do método 5W2H

Para tornar as coisas ainda mais fáceis de entender, dê uma olhada neste modelo 5W2H. Este é um relatório 5W2H já completo:

Fonte: Aplicando o ciclo PDCA para melhoria contínua em um sistema de confinamento bovino: um estudo de caso

Vamos fazer nosso próprio exemplo de plano de ação 5W2H?

Imagine que você quer comprar novos computadores para a equipe de vendas. Vamos fazer um plano de ação para que a pessoa responsável saiba exatamente o que fazer:

• O quê?:  Obter cotações para 10 novos computadores de pelo menos 5 vendedores diferentes.
• Por quê?:  Os computadores atuais estão no fim de sua vida útil, lentos e obsoletos.
• Onde?:  Departamento de vendas.
• Quando?:  Até o final do mês.
• Quem?:  Peter Smith.
• Como?:  Pesquisar na internet e depois ligar para negociar pessoalmente.
• Quanto?:  No máximo 5% do orçamento anual de TI.

Você consegue ver como deve estar claro para Peter Smith o que ele precisa fazer? Prazos, escopo, razões e tudo mais?

Portanto, ao fazer seu plano de ação, idealmente você deve usar uma tabela, um formulário 5W2H onde as responsabilidades e as respostas às perguntas para cada membro da equipe sejam muito claras para todos.

Nesse caso, se um funcionário depende de outro para completar uma tarefa para que possa começar a sua, isso pode drenar a eficiência desse funcionário.

Da mesma forma, se alguém perceber que pode ajudar os outros a realizarem suas tarefas, pode surgir uma certa sinergia no grupo.

Ainda não está muito claro para você como fazer uma análise 5W2H ou como usar o método 5W2H ao criar seu plano de ação? Se sim, confira este vídeo: