Etapas do Processo de Compras: Um Guia Prático

A aquisição eficiente é essencial para o sucesso de qualquer organização. Ela garante que os produtos ou serviços certos sejam adquiridos no momento, preço e qualidade adequados. Neste guia, vamos percorrer as etapas essenciais de aquisição envolvidas em um ciclo típico de compras — desde o reconhecimento de uma necessidade até a gestão do desempenho do fornecedor.

Passo 1 – Identificação da Necessidade

O primeiro passo no processo de aquisição é a identificação estruturada da necessidade de compra. Este passo é crítico, pois define os itens ou serviços a serem adquiridos, os critérios de avaliação e as expectativas de entrega. Um pedido mal definido pode resultar em atrasos, compras incorretas ou impacto financeiro indesejado.

Para garantir clareza e precisão, o solicitante deve preencher um formulário de requisição com as seguintes informações:

• Solicitante: Nome da pessoa ou departamento que faz o pedido.
• Data do pedido: Data em que o pedido foi registrado no sistema.
• Descrição detalhada do item ou serviço: Especificações técnicas, marca, modelo ou quaisquer outros atributos relevantes.
• Código interno (se aplicável): Para melhor rastreabilidade dentro de sistemas ERP ou de aquisição.
• Quantidade e unidade de medida: Quantidade exata necessária e unidade padronizada (por exemplo, litros, pacotes, horas).
• Finalidade ou justificativa: Explicação de como o item/serviço será utilizado e em qual projeto ou operação.
• Centro de custo: Código que identifica o departamento ou projeto responsável pelo custo.
• Local de entrega: Onde os bens ou serviços devem ser entregues.
• Data de entrega requerida: Prazo com base no planejamento e cronograma do projeto.
• Anexos: Documentos de apoio como imagens, catálogos, capturas de tela ou planilhas técnicas.

🎯 Melhores Práticas para Este Passo

• Seja específico: Evite descrições vagas. Quanto mais detalhado o pedido, mais precisa será a cotação.
• Siga os padrões corporativos: Use categorias predefinidas, unidades de medida e centros de custo para reduzir erros e facilitar a análise de dados.
• Valide antes de enviar: Revise todos os campos e, se aplicável, envie o pedido para aprovação preliminar do gerente.
• Evite retrabalho: Um pedido bem preparado reduz a chance de correções ou etapas desnecessárias posteriormente no processo.

Etapa 2 – Aprovação do Pedido pelo Gerente

Antes de prosseguir para o departamento de compras, o pedido deve ser revisado e aprovado pelo gerente do solicitante. Esta validação garante que:

• A necessidade é legítima e justificada;
• Há orçamento disponível para a despesa;
• O item ou serviço está alinhado com os objetivos departamentais;
• Não há alternativas internas (por exemplo, itens em estoque) que possam atender à necessidade.

✅ Esta etapa fortalece o controle interno, evita despesas desnecessárias e reduz a probabilidade de rejeição posteriormente no processo.

Passo 3 – Identificação e Avaliação de Fornecedores

Com os requisitos em mãos, a equipe de compras busca potenciais fornecedores. Isso pode envolver:

• Consultar uma lista de fornecedores pré-aprovados
• Publicar uma Solicitação de Proposta (RFP)
• Comparar ofertas com base em preço, qualidade e desempenho anterior

📋 Os critérios de avaliação geralmente incluem qualidade do produto ou serviço, preços competitivos e histórico do fornecedor.

Para apoiar este passo, é importante seguir as melhores práticas ao construir e manter uma base de fornecedores. Veja a seção Melhores Práticas para Construir um Portfólio de Fornecedores.

Passo 4 – Solicitação e Revisão de Cotações

Fornecedores qualificados são convidados a enviar cotações ou propostas. Este é um passo formal onde preço, termos de entrega, garantias e condições de pagamento são comparados.

🔍 Análise eficaz de cotações leva a melhores decisões de custo-benefício.

🎯 Melhores Práticas para Este Passo

• Use modelos padronizados: Forneça aos fornecedores um modelo claro de solicitação de cotação para garantir consistência e facilidade de comparação.
• Defina critérios de avaliação antecipadamente: Comunique com antecedência os fatores que influenciarão a decisão (por exemplo, preço, tempo de entrega, garantia).
• Evite viés: Garanta que as cotações sejam revisadas de forma independente e justa, evitando favoritismo ou conflito de interesse.
• Negocie, não apenas selecione: Mesmo a melhor cotação inicial pode muitas vezes ser melhorada através de negociação respeitosa e baseada em dados.
• Verifique a conformidade: Confirme que todas as cotações atendem às políticas internas, especificações e normas legais ou industriais aplicáveis.
• Mantenha a rastreabilidade: Mantenha registros de todas as cotações recebidas, bem como justificativas para a decisão final, para auditoria e responsabilidade.

Etapa 5 – Criação do Pedido de Compra (PO)

Após selecionar o fornecedor, um pedido de compra é emitido. Esta é uma oferta legal que confirma a intenção do comprador de adquirir sob termos específicos.

O PO é registrado no sistema ERP da organização para rastreamento e controle financeiro. Se for a primeira vez comprando de um fornecedor, pode ser necessário também completar o processo de integração do fornecedor para registrá-lo no sistema.

📑 O PO se torna a referência para faturamento e entrega.

Passo 6 – Cumprimento do Pedido e Entrega

Uma vez emitido o pedido de compra, o fornecedor procede ao cumprimento do pedido entregando os bens ou realizando os serviços acordados. É responsabilidade do departamento de recebimento inspecionar cuidadosamente os itens entregues e garantir que correspondam às especificações e quantidades descritas no pedido de compra.

Isso inclui verificar:

• Qualidade do produto ou serviço
• Quantidades recebidas
• Embalagem e documentação
• Prazos de entrega

Discrepâncias devem ser relatadas imediatamente à equipe de compras para resolução com o fornecedor.

📦 Um relatório de recebimento é frequentemente usado para confirmar a precisão da entrega e iniciar o próximo passo no ciclo de processo de negócio.

Passo 7 – Processamento e Pagamento de Faturas

Este passo faz parte da função de Contas a Pagar (AP) e garante que os pagamentos sejam feitos apenas após os bens ou serviços terem sido devidamente recebidos e verificados.

Uma vez confirmada a entrega, o fornecedor emite uma fatura. A equipe de contas a pagar então realiza uma conferência tripla entre:

• O pedido de compra (PO)
• O relatório de recebimento
• A fatura do fornecedor

Somente se os três documentos estiverem alinhados, a fatura será aprovada para pagamento. Este processo garante precisão, previne fraudes e mantém controles internos.

Os termos de pagamento (por exemplo, Net 30, Net 60) definidos no PO são seguidos, e descontos por pagamento antecipado podem ser aplicados quando disponíveis.

💰 Pagamentos pontuais e precisos não apenas apoiam o planejamento do fluxo de caixa, mas também ajudam a manter relações fortes e confiáveis com os fornecedores.

Passo 8 – Manutenção de Registros e Auditoria

A documentação adequada é um alicerce da governança de compras. Todos os registros relacionados à transação — incluindo a ordem de compra, relatório de recebimento, fatura, registros de aprovação e correspondência — devem ser arquivados para controles internos, conformidade regulatória e auditorias futuras.

Este passo ajuda a:

• Garantir a rastreabilidade e transparência das atividades de compras
• Apoiar auditorias financeiras e revisões internas
• Facilitar a resolução de disputas e a execução de contratos

🗂️ Os sistemas digitais de compras simplificam a gestão de registros ao automatizar o armazenamento, permitir a busca e apoiar estruturas de conformidade.

Passo 9 – Avaliação de Desempenho do Fornecedor

Uma vez que o ciclo de compras esteja completo, avaliar o desempenho do fornecedor é crucial para a melhoria contínua e a tomada de decisões estratégicas. Esta avaliação deve ir além de feedbacks anedóticos e ser baseada em métricas definidas e observações documentadas.

Critérios comuns de avaliação incluem:

• Entrega no prazo
• Qualidade do produto ou serviço
• Precisão no cumprimento dos pedidos
• Capacidade de resposta e comunicação
• Flexibilidade no manejo de mudanças ou problemas

Idealmente, a equipe de compras deve manter um registro de desempenho dos fornecedores e agendar reuniões de revisão regulares com os principais fornecedores. Esses insights apoiam decisões futuras de sourcing, renovações de contratos e ajudam a identificar oportunidades de colaboração e inovação.

📊 Avaliações consistentes e objetivas melhoram a gestão de fornecedores e constroem uma base para parcerias de longo prazo.

Por que a Padronização das Etapas de Aquisição é Importante

A padronização das etapas de aquisição proporciona estrutura e consistência, que são essenciais para a eficiência operacional e o alinhamento estratégico entre os departamentos. Permite que os profissionais de aquisição sigam um processo repetível e auditável, minimizando a variabilidade e reduzindo o erro humano.

Os principais benefícios incluem:

Etapas de Aquisição em Diferentes Contextos

Embora o processo geral de aquisição permaneça consistente, sua aplicação pode variar significativamente dependendo da natureza dos bens ou serviços a serem adquiridos. Compreender essas diferenças ajuda a adaptar o processo para atender a objetivos operacionais e estratégicos específicos.

Adaptar os fluxos de trabalho de aquisição a esses contextos garante melhor alinhamento com as necessidades do processo de negócio e uma gestão de recursos mais eficaz.

Melhores Práticas para Construir um Portfólio de Fornecedores

Um portfólio de fornecedores estratégico e bem gerido ajuda as equipes de compras a garantir a continuidade dos negócios, gerar valor e reduzir riscos. Em vez de depender apenas de aquisições ad hoc, as organizações líderes constroem ecossistemas de fornecedores de longo prazo que apoiam tanto as necessidades operacionais quanto os objetivos estratégicos. Isso significa ir além das comparações de preços e criar uma rede confiável de fornecedores que estejam alinhados com os padrões de qualidade da empresa, requisitos de conformidade e perspectiva de inovação.

Construir e manter um portfólio de fornecedores forte é essencial para a eficiência e resiliência das compras. Aqui estão as principais melhores práticas:

1. Realizar Pesquisa de Mercado Regularmente
   Monitorar continuamente o mercado para identificar novos fornecedores, inovações e referências de preços.
2. Pré-qualificar Fornecedores
   Avaliar a situação legal, saúde financeira, capacidades e conformidade de qualidade dos fornecedores antes da integração.
3. Diversificar a Base
   Evitar a dependência excessiva de um único fornecedor mantendo múltiplas opções qualificadas para categorias-chave.
4. Estabelecer Relacionamentos de Longo Prazo
   Construir parcerias estratégicas com fornecedores de alto desempenho através de objetivos compartilhados e revisões de negócios regulares.
5. Padronizar Critérios de Avaliação
   Usar scorecards para comparar fornecedores em dimensões consistentes como qualidade, preço e confiabilidade.
6. Aproveitar a Tecnologia
   Utilizar ferramentas de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM) para centralizar informações e monitorar o desempenho.
7. Monitorar o Desempenho Proativamente
   Coletar feedback contínuo e acompanhar métricas como tempos de entrega, problemas de qualidade e capacidade de resposta.
8. Desenvolver Estratégias por Categoria
   Adaptar estratégias de aquisição por categoria de compras, considerando criticidade, risco de fornecimento e dinâmicas de mercado.

Conclusão e Acesso ao Modelo de Processo de Negócio de Aquisição em BPMN

Compreender os passos de aquisição permite que as organizações controlem os gastos, reduzam riscos e obtenham valor estratégico de seus relacionamentos com fornecedores. Seja gerenciando uma cadeia de suprimentos global ou lidando com compras de pequenas empresas, aplicar esses passos traz clareza e consistência às suas operações.

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• Um diagrama visual de todo o ciclo de aquisição em BPMN
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